文书、文件和公文
在机关日常活动中，常常出现“文书”、“文件”、和“公文”这三个概念同时使用的情况。三者有时没有很大的区别，如：文书处理有人就说成是文件处理、公文处理;文件往来有人说是公文往来。这就可以说明：在机关的日常工作活动中，出现文书、文件和公文这三个概念，它们的基本含义是一致的，都是指国家机关和其他的社会组织在工作活动当中，形成和处理的外来文件、发出文件和机关内部所使用的文件材料，即公务文书。也就是说在机关日常的工作当中，我们所说的文书、文件和公文都是公务文书，它们的内涵是一样的，所以它们在不同的场合可以通用。
但是在实际工作中，由于历史的习惯称呼、用法和其他方面的原因，这三个概念在不同的场合往往强调不同的侧面，有不同的称呼和用法。
比如：“文书”一词用的非常普遍，它既可以指所有文件资料的总称，又可以指公务文书，既可以指私人文书，也可以指公务文书，它是一个整体概念，同时，“文书”还可以作为一种职业，是专管收发文件的。另外，像一些政府部门，比如说市政府中有一个文书科，有文书科长、文书处长，这是一种职务。
文件这一词，可以从两个意义上来理解，从广义上来说，它和文书是一样的，既可以指公务文件，也可以指私人文件，同时，它也可以是有关文件资料的总称，如：我们在开会的时候，有会议文件，会议文件包括的就非常多，有会议纪要、会议决议，这些都是会议的正式的文件，另外还有领导的讲话、领导的发言、会议的记录、会议的简报，包括一些录音、录像的片段，这些材料也可以称为文件。即从广义来说文件是指一切的文件材料的总称，包括公务文书和私人文件。狭义上的文件是指机关和组织制成和发布的，有文件版头(红头)等固定格式的正式行文，如：中共中央文件、国务院文件它们都是由红字印出来，都有固定的格式，这就是文件。对于这一类正式的行文，人们往往郑重的称之为文件，而不称为文书或公文。另外文件可以用数量来修饰，如单份文件、一份文件，通常人们不说是一份公文或是一份文书。
关于公文的概念：公文就是公务文书，就是各个机关单位在公务活动中所形成的文件材料，所以公文就不可能是私人文件。