自考00341《公文写作和处理》串讲笔记（江苏自考）
一、考试内容及重点
本课程的考试内容与考核目标以课程考试大纲为标准，教材共分12章，第1至第4章为总论部分，第5至第9章为公文写作部分，第10到第12章为公文处理部分。总论部分对公文、公文写作、公文体式与行文规范作了系统阐述，是全书的总纲；公文写作部分对机关法定公文和机关其他常用公文文种的写作特点、要求并结合相关例文进行了详细讲解；公文处理部分则对机关的公文处理的原则、方法、办理程序以及整理（立卷）归档等作了深入阐述，理论性、操作性强。各章节之间既有联系又有区别，考生应在全面系统学习各章的基础上注意掌握重点章节。次重点章节和一般章节的内容，注意各章节之间的逻辑关系，循序渐进地学习。
课程的重点章节为：
第一章，第一节"公文概述"，第二节"公文的特点与作用"，第三节"公文的分类与文种"
第二章，第二节"公文写作的特点与要求"
第三章，第一节"公文的体式"，第二节"公文的构成要素与文面格式"
第四章，第二节"公文的行文方向与方式"，第三节"公文的行文规则"
第五章，第四节"指示、意见"
第六章，第五节"公告、通告、公报"，第六节"通知"，第七节"通报"
第七章，第八节"报告"，第九节"请示"，第十节"批复"，第十一节"函"，第十二节"会议纪要"
第八章，第四节"调查报告"
第九章，第七节"简报类文书"
第十章，第三节"公文处理工作的原则与要求"
第十一章，第二节"收文办理程序"，第三节"发文办理程序"
第十二章，第一节"归档文件整理工作概述"，第三节"归档文件整理的原则与要求"，第四节"归档文件整理方法与归档"
课程的次重点章节为：
第二章，第一节"公文写作概述"，第三节"公文写作的步骤与方法"
第三章，第三节"公文的排版形式与装订要求"
第四章，第一节"公文的行文关系"
第五章，第一节"命令（令）"，第二节"议案"，第三节"决定、决议"
第七章，第十三节"条例、规定"
第八章，第一节"规章类文书"，第二节"计划类文书"，第三节"总结
第九章，第五节"讲话类文书"，第六节"记录类文书"，第八节"建议类文书"
第十章，第一节"公文处理工作概述"
第十二章，第二节"归档文件整理（立卷）工作的组织"
课程的一般章节为：
第二章，第四节"公文写作人员的修养"
第三章"公文的体式与稿本"的第四节"公文的稿本"
第十章，第二节"公文处理工作的任务与组织"
第十一章"公文办理程序"的第一节"公文办理程序概述"
二、考试命题的原则
（一）命题标准
"公文写作与处理"课程是秘书专业（专科）开设的一门专业必考课程。命题标准参照全日制普通高校同专业、同层次、同课程的专科结业水平，并体现自学考试以培养应用型人才为主要目标的特点。在题量上保证中等水平的考生能够在规定的考核时间内完成全部试题的回答，并有适当的时间对答案进行检查。
（二）考试依据和范围
以全国高等教育自学考试指导委员会2003年11月颁布的《公文写作与处理课程自学考试大纲》（以下简称大纲）为依据，以《公文写作与处理（2004年版）》（饶士奇主编，辽宁教育出版社2004年9月出版）教材为命题范围。试题的参考答案按所指定教材中的有关提法来编制。
（三）知识与能力的关系
本课程的应用性很强，学习与掌握公文写作与处理的基本理论与基本知识在于指导机关公文写作与处理的实践。试题中既体现对考生基本知识、基本理论的测试，又强调理论联系实际，考核考生将所学知识转化为较强的动手能力，即运用所学知识较好地完成机关的公文写作、公文处理与整理（立卷）归档等实际工作能力。
（四）重点与覆盖面的关系
试卷覆盖到章，重点章节的权重比例大一些，次重点章节的权重比例小一些。单章考核分数一般不超过25%。
三、考试形式与试卷结构
（一）考试形式
"公文写作与处理"课程考试形式为闭卷笔试方式，考试时间为150分钟。评分采用百分制，60分为及格线。
（二）试卷内容结构
各章节的内容均按大纲的要求进行考核。其重点章节的考核内容占分比例不低于60%，次重点章节的内容占30%左右，一般章节的内容约占10%。
（三）试卷能力结构
能力考核分为"识记"、"理解"、"简单应用"和"综合应用"四个层次，考核不同能力层次的试题在试卷中的分数比例为："识记"占20%左右、"理解"占25%左右；"简单应用"占30%左右、"综合应用"占25%左右。
（四）试卷的难度结构
试题难度分为"容易"、"中等偏易"、"中等偏难"和"难"四个层次，不同难度的试题在试卷中的分数比例为："容易"占20％左右，"中等偏易"占30％左右，"中等偏难"占30％左右，"难"占20％左右。
（五）试卷的题型结构
本课程的试卷题型包含："单项选择题"、"多项选择题"、"判断说明题"、"简答题"、"论述题"和"综合应用题"等六种题型。
第一章 公 文
第一节 公文概述
一、什么是公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。
其含义：1）公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 2）公文形成的条是行使职权和实施管理
3）公文是具有法定效力和规范体式的文书 4）公文是进行公务活动的重要工具
二、公文的产生与发展
1、公文，或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。公文是随着阶级、国家、文字的产生而产生的，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。
2、公文的发展阶段：
① 恩格斯把文字应用文献记录，即文书工作的出现当作人类文明的重要标志
②原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书—是我国迄今发现的最早的文书档案；西周：设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏；《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本；秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期， 秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行文；汉代及稍后，又出现了章、表、疏、议、启等上行文，官府之间移书、关、刺、咨等平行文，另令、谕、制、教等下行文；1912年元月，临时政府规定公文分为：令、咨、呈、示、状五种。
③汉代以前，我国文书的载体材料一般为：金石、青铜、竹木、谦帛等 直至 东晋末年，太尉恒玄下令公文统一用纸。
三、文书、文件和公文
1、文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。—最早出现于西汉。
2、文件：—出现于清末。广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。
狭义上说：文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。
3、公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。—出现于东汉末年和三国时期。
4、在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件 材料，即公务文书。
第二节 公文的特点与作用
一、公文的特点：1）有法定的作者 2）有法定的权威 3）有特定的效用 4）有规范的体式 5）有规定睥处理程序
法定作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。
行文单位：能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。
公文的制发：经过起草、核稿、签发等程序。 公文的签收：签收登记、分办、批办、承办、催办等。
二、公文的作用：在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。
公文作用：1）领导与指导作用 2）行为规范作用 3）传递信息作用 4）公务联系作用 5）凭据记载作用
第三节 公文的分类与名称
一、公文的分类：
1、公文的分类 按公文来源划分：
1）对外文件，是指本机关拟制的向外单位发出的文件，是作为传达本机关的意图发往需。要与之联系的针对机关的文件。
2）收来文件，指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。
3）内部文件，指制发和使用都限于机关内部的文件
2、按公文的行文关系划分：
1）上行文，指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务部门所发出的公文（报告、请示）
2）平行文，指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文 （ 函）
3）下行文，指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文（指示、决定、通知、批复）
3、按公文秘密程度和阅读范围来划分：
1）秘密文件，指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件（分为绝密、机密、秘密三种）
2）普通文件，指非无密可保，可供任何人阅看的文件
3）公布文件，是向人民群众和国内外公开发布的文件，如公告、通告、公报、法律、法令，中央领导同志的讲话、报告
4、按公文的制发机关性质划分：
1）法律、法规文件，指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章
（分为三种：法律文件、法令文件、行政法规与规章文件）
2）行政文件，指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件，如请示、报告、通知、意见等。
3）党的文件，指中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、工作和建设等活动。
5、按公文内容性质与作用来划分：
1）指挥性公文件，指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导与指导工作的公文，
如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。
2）规范性公文，指由机关、组织、社会团体依据法律、行政法规和及组织章程制定的，要求其成员在工作活动等方面严格遵守的行为规范，如各种条例、规定、办法、细则、章程、规则等
3）报请性公文，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题所使的陈述性、请求性公文，主要是报告、请示
4）知照性公文，指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文，
如公报、公告、知照性通知、通报、函等。
5）记录性公文，指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文，
如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。
6、按文件的缓急程度划分：1）急件 （两种：特急件、急件） 2）平件；
按文件的使用范围划分：1）通用文件 2）专用文件 3）技术文件；
按文件的发送目的划分：1）主送件、抄送件 2）批转件、转发件；
按文件的处理要求划分：1）需办文件（办件） 2）参阅文件（阅件）；
二、公文的名称：统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。
公文文种的确定：1）公文机关的权限 2）发文机关和收文机关间的关系 3）发文的具体目的和要求
1、1993年11月21日 国务院办公厅 《国家行政机关公文处理办法》 12类13种命令（令）、议案 、决议 、指示、公告、通告、通知、通报、报请、请示、批复、函 、会议纪要
2、1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文文种有14种：①决议 ②决定 ③指示 ④意见 ⑤通知 ⑥通报 ⑦公报 ⑧报告 ⑨请示 ⑩批复 ⑾条例 ⑿规定 ⒀函 ⒁会议纪要
3、2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》现行公文文种13种：1）命令（令） 2）决定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通报 7）议案 8）报告 9请示 10）批复 11）意见 12）函 13）会议纪要
第二章 公文写作
第一节 公文写作概述
一、公文写作是代机关立言
公文写作，指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。
公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。
起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。
讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。
★公文的起草的组织可分为：1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。 2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式） 3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文
二、★公文质量主要体现在两方面：
1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强
（1） 政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。
（2）针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。
（3）科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。
2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。
结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。
语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。
行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。
2、公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。
公文效用所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。
三、机关领导要亲自动手撰写重要公文
领导干部亲自动手起草起草重要公文是领导工作中的原则性问题。
第二节 公文写作的特点和要求
一、★公文写作特点：
1）被动写作遵命性强 2）对象明确针对性强 3）集思广益群体性强
4）决策之作政策性强 5）急迫之作时限性强 6）讲究格式规范性强
二、★公文写作基本要求（写好公文中正文应注意的问题）：
1）要保证公文内容在政治上的正确性 2）要实事求是，在业务上符合客观规律
3）在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑 4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。
5）要注意选用书写的载体与字迹材料
体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。 程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出
尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。
第三节 公文写作步骤与方法
一、公文写作的步骤：
1）明确发文主旨
①公文的中心内容是什么子②根据公文内容，准备采用什么文种③要明确公文发送范围和阅读对象④明确发文的具体要求
2）收集有关材料
①收集、阅读和研究有关的文件材料②深入下去，收集有关的实际材料a 收集有关材料要求：真实、典型、适用、时效
3）拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思
4）认真起草正文（导语、主体、结束语）
5）反复检查修改
二、正文起草步骤：
1）把握公文主题，选好用好材料； 2）观点正确情况确实
3）内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见； 4）文字表述要简练，交代问题要清楚
三、公文的修改有以下几方面：
1）关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。
2）关于观点的修改 ：观点是否正确，表达有无问题。
3）关于材料的修改 ：材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。
4）关于结构的修改：包括：1、公文总体结构的修正 2、起承转合的调整 3、层次位置的改变 4、详略的更动
公文结构是为表现公文主旨，表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整，其目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。
5）关于语言的修改：准确、鲜明、精练、生动
四、★公文写作人员修养重要性与体现和途径：
1）公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作；
2）公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具与手段。
体现：1）政治素质好：明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。 严守纪律，严守保密制度；2）有一定政策理论水平公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。政治水平的高低直接决定公文写作的成败；3）熟悉业务和机关工作情况；4）有较宽的知识面； 5）有较好的文字功底 .
途径：1）与时俱进勇于创新 不断学习、不断实践、不断提高、不断创新；2）博览群书增长知识勤于、勇于、善于向书本学习；
3）深入实践勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒
第三章 公文的体式与搞本
第一节 公文的体式
一、公文体式概述
公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。
公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。
二、公文的文体
公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。
公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。
1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。 主要有：叙述、议论、说明
1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要以叙事为基础。★（公文叙事与一般记叙文的不同：1、公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙术来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。2、主要是顺叙 3、在叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法）
2）说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解说清楚。说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。 （说明的主要方法有：1、定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。 2、注释说明，指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。 3、比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。 4、数字说明，指用确切的数字来说明事物。 5、举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说有的方法。 6、图表说明 7、引用说明 8、分析说明）
3）议论，是义事说明把道理说清楚。（议论的要素：1、论点，又叫论题或观点，是议论的核心。2、论据，是证明论点真实性的根据。3、论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。论点、论据、论证三者间的关系：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题—是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；而论证是沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。）
三、公文的语言特点：1）准确（是公文语言的主要特征和基本要求） 2）简明 ：用最少的文字表达尽可能多的内容。 3）庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。 4）得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求： 是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸； 是要多运用公文的专用语。
四、公文中的常见词语：
1）特定用语——它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。包括：
1、端用语—用于表示行文目的、休养所与原因的。
如为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。
2、引叙用语—在引叙来文（电）时使用，如现接、近接、胶接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。
3、经办用语—表示工作办理的时间及过程，如业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。
4、称谓用语—用以表示不同人称的，如我局、你局、贵局、该局（公司、厂、处）等。
5、期请用语—用来表示请求与期望，如拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。
6、表态用语—用来对来文表明态度，如同意、照办、可行、拟同意、不同意、不要、不妥、请核查等。
7、综合用语—对所叙述的情况进行综合时使用，如，如上所述、综上所述、上述、总之等。 8、过渡用语，如为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。
8、过渡用语—在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。（为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等）
9、谦敬用语，如恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣胜、不胜感激等。
10、结尾用语，如此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、请遵照办 理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。）
2）惯用语，指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫子”、“吃大锅饭”。
3）缩略语，是较长词语缩短省略而成，如“一国两制”、“三个代表”
4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。
5）引用语，指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题。
①引用名人名言；②引用古书上现成语句；③引用党和国家领导机关重要文件中的语句。
第二节 公文的构成要素与书面格式
一、公文的构成要素（公文的组成部分）：发文机关标识、发文字号、公文公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等—是由党和国家在关部门颁布的规范性文件所规定的。
二、公文的书面格式
公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。——是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。
★公文的眉首部分包括：
1）公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）——规定带有密级公文要编制份数序号位置：位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成。其位置在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐
2）密等级和保密期限：是指公文秘密程度的一种标志。分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。
标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。
位置：位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。
保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。
绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。
机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。
秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。
3）急程度 ：是对公文送达和办理的时间限度。 （包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。）
4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。
位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。—使用这种套文头的文件，通常称之为“红头文件”。、党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。
5）发文字号：指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代字、年份（加六角括号[ ]）和序号组成）
★发文字号作用：1）统计发文的数量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。
编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。
6）签发人：在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使 用。位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行
★公文主体部分包括：
1）公文标题，：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：1、省略公文机关名称 2、省略事由的 3、机关名称和事由同时省略的）
2）主送机关，：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。（一般有三种情况：1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。 2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。 3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。
3）正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。可分为：
①导语（导语写作有：1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）
②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。
正文主体一般要求：1）内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切 实可行；3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4）文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5）公文中的数字年份均不能回行。
③结束语，正文的结尾
4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，——应在正文下一行加以标识
形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。 位置应于正文左下方，公文生效标识上。注明附件材料名称及件
5）成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全-用汉字）
位置应标注在发文机关署名下方。不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。
注意事项：
（1） 一般情况下，以领导人签发日期为准。（2） 经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的 正下方。 （3） 法规、规章类文件以批准日期为准。 （4） 两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日 期为准。 （5） 一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。
6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。
（1） 单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识）
（2） 联合行文印章（3） 关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明—用调整行距和字距的方法处理
7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。
★公文的版记部分：
1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。
★主题词作用：1）可以准确简要地概括文件的主要内容；2）提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率
（主要表现在：一快，二准，三全）；3）有利于文书档案管理的规范化系统化科学化1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。
注意事项： （1） 必须在公文主题词表中选用主题词。 （2）公文主题词表中的类别标题不作主题词。 （3）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。（4）一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。（5）在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。⑹“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。
2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。（抄送机关要掌握的原则：①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。）
位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。
3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。 印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。 印制份数：是该份文件所印的数量。
注：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分—双称“文尾”置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。
三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）会议纪要格式
第三节 公文的排版形式与装订要求
一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。
包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：
公文排版的有关问题：
1）公文用纸尺寸与规格： 国际A4：长297mm、宽210mm
2）公文的书写形式：一律采用从上至下、自左向右横写横排。（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。多层次结构的标识方法： 第一级用：一、二、三…第二级用：（一）、（二）、（三）……第三级用：1 、 2、3、……第四级用：（1）、（2）、（3）
3）字体字号的选用：一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。
发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。
4）排版规格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。
5）制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。
6）印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。
二、公文的装订要求 ：公文一律左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。采用线装、钉装或胶粘等的办法。
第四节 公文的稿本
一、公文的稿本1、公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。 草稿是指内容和和文字表述都还未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。草稿的特点：尚未定型、非 正式、无效力。公文文稿按修改次数 可分为：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。
2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅、，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿， 是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。
定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。
二、公文的文本同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。
公文文本按不同用途可分为：
1）正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。（特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力）
2）副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。（作用：代替正本供传阅、参考和备查使用）
3）存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。（特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。
4）修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。5）试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。6）各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。
第四章 公文的行文规范
公文的行文规范的意义：为了充分发挥这些公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文，以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行，从而维护机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。
公文的行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。
第一节 公文的行文关系
公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。
公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。
一、确定行文关系原则：1）国家行政机关的隶属关系和职权范围 ；2）党的各级机关的隶属关系和职权范围
二、 机关之间行文关系的划分
★党政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可分为：
1、同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。
—使用“上行文”“下行文”
2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。—使用“上行文”“下行文”
3、非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。—使用“平行文”
4、 同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。—使用“平行文”
第二节 公文的行文方向与方式
★行文方式根据机关工作的需要分为：
1）下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。
（根据发文不同上的和要求分为：1、逐级下行文 ：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。 2、多级下行文：是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。 3、直达基层组织和群众的下行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。）
2）上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。（根据发文机关的实际工作需要分为：1、逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。是上行文最基本最常用的一种方式 2、多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。 3、越级上行文：是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。 ）
3）平行文：是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。
第三节 公文的行文规则
行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。
★公文行文规则：
1）注意隶属关系尊重机关职权； 2）大力精减文件严格控制发文数量和范围； 3）一般情况党政机关不得越级行文
4）牵涉几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文； 5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关
6）主送机关与公文文种要相互呼应； 7）关于联合行文的问题； 8）关于请示的行文问题
9）关于各级党政机关办公厅室的行文问题； 10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行
第五章 机关法定公文的写作（上）
第一节 命令（令）
一、命令（令）概述
1、命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。
2、适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。（《办法》）
3、哪些领导机关有权发布命令？
（1）中华人民共和国主席；（2）国务院；（3）国务院所属各部、各委员会；（4）县级以上各级人民政府；（5）乡、民族乡、镇的人民政府。
二、★命令的特点：1）权威性（1）主体：乡以上级别的国家权力机关的执行机关。⑵ 内容：具有不可更改性。
2）指挥性 3）强制性
三、最常用的命令类型：1）公布令：也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。 2）行政令 ：是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。 3）嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。 还有任免令、动员令 、戒严令、通辑令、特赦令
四、★命令（令）的写作 要求：1）必须根据宪法法律规定的权限范围发布命令；2）要注意各类型命令的共同点不不同点；
3）语言要准确、凝炼、庄重、有力。
命令的内容：单一、一文一事，篇幅较短。命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。
标题一般可以：1、发文机关加事由+文种 2、发文机关（领导人职务）+文种 ；
编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）
Q各类命令（令）的写法：
① 公布令写法：要说明公布什么法规，什么机关什么时候通过，什么时间开始施行。必须把法规全文放在命令之后同时公布。
② 行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。
③嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。
★行政令正文的写法：1）由命令原由、命令事项、执行要求组成
2）命令原由放在正文开头，用一两句话说明发布此命令的必要和重要性
3）命令事项是行政令的主要部分，应把要做什么不能做什么交待清楚，常用分条列举，使行文清晰。
4）执行要求放在正文最后，说明执行命令过程中的特殊要求，有时还说明奖惩措施。可单独成段也可作为命令事项的最后一项例出。
★嘉奖令正文的写法：1）由先进事迹、嘉奖内容、号召组成
2）先进事迹放在正文最前面，扼要清楚地说明受嘉奖人的功绩
3）嘉奖内容说明给予受嘉奖人怎样的奖励
4）号召表达发布命令者对于有关人员的期望，向受嘉奖人学习什么。
第二节 议 案
一、议案概述
1、议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。
2、适用范围：是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。
二、议案的特点：1）行文关系及办理程序的法定性 2）行文内容的单一性和可行性
①议案内容必须单一，一个议案提请审议一个事项。 ②提交会议审议的事项，必须是成熟的，可以实施的。
三、议案的类型： 1）由职能机构提出的议案（职能机构：主要指国家权力机构的办事或执行机构。如全国人大主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院） 2）由人民代表提出的议案
四、议案写作注意事项：1）提出的问题重要且已具备解决的条件 2）要注意提出的权限和时限 3）要注意行文格式和办理程序
标题：由提议案人、议案内容、文种三部分组成；正文：要说明提出议案的理由及具体内容。
议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。
议案审议表格：一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。
第三节 决定 决议
一、决定
1、决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。
2、决定的特点：1）内容重要 2）政策性强 3）有约束力
3、决定的类型：1）指挥型：对重要事项和重大行动作出决策或部署，其特点是影响大，指挥和导向作用明显。 2）个案型 ：对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出决定，目的是引起注意或警惕，扩大正面影响，缩小消极影响。 3）知照型：有些事情比较重要，需要让大家知道，用决定的形式公布只是“广而告之”的意思，并不需要大家都去实施
4、★决定的写作方法：1）决定的标题，由决定机构、事由、文种构成，在标题下面用括号标出决定日期，有的还标明由什么会议通过 2）决定的正文，三种类型的决定写法不同：①指挥性，由决定理由、决定事项、执行要求组成，事项清楚、执行要求明确，具体行文，理由要简明扼要，事项和执行要求，可分开或一起写，视情况定。②个案性，由决定理由（个案事实分析）、决定事项、期望要求组成，事实分析要清楚，期望要求要具体。③知照性，正文写作较简单，把需要“广而告之”的决定事项例出就行，决定根据或理由，可不说，有的需说明一下。 3）决定的文字要准确、鲜明、简洁以便领会执行。
二、决议：是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指挥性公文。
1、★决议的特点：1）表达群体意志 2）权威性和约束力。适用：用于经会议讨论通过的重要决策事项。
2、★决议的类型：1）决策部署型，是重要问题经过会议充分研究讨论后作出的决议，内容多半是分析问题的性质，提出解决问题的办法，部署今后的行动。 2）结果公布型，是重要会议往往通过一系列决议，有些决议需要公布于众，这些决议有的简单，只要说明会议通过了什么，有的详细，还要说明会议对事项的看法等。
3、★决定和决议的异同：
共同点：1）都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策；
2）在文字表达方面都要求准确、鲜明、简洁。
不同点：1）形成的程序不完全一样 （决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。） 2）内容的范围不尽相同 （决议多半针对全局性问题作出决策；决定既可解决全局性问题，也用以解决具体问题。）3）发布形式略有不同（决议以会议名称发布；决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。）
第四节 指示 意见
一、指示：是上级机关对下级机关指工作的公文。
★指示的特点：1）针对性 2）原则性
★指示的类型：按照指示内容涉及的范围，可分：1）涉及全局问题，带普遍性的指示 2）涉及局部问题，带有特殊性的指示
★指示的写作：1）指示标题由发文单位、事由、文种三部分组成。（如工作特别紧急，则可用“紧急指示”）
2）指示 正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。根据包括理论根据、政策根据、现实根据等文字要精练扼要，突出主要根据。指示事项和执行要求要写得具体明白，使下级能正确领会、执行。总得说要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰
二、意见 ：是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件
1、意见的类型：意见都是对重要事项发表见解，但由于发表见解机构的地们不同，因而意见的类型也有二种。
1）直接指导性 2）批转执行型
2、意见的写作： 注意内的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰。
1）意见标题：一般也是发文单位加事由加文种。但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面。
2）意见正文：一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。意见的内容，要原则而不空洞，具体而不琐细，要让下级知道怎么做，但又不致束缚下级的创造性。
第六章 机关法定公文的写作（中）
第五节 公告 通告 公报
一、公告 通告
1、公告、通告概述
公告，是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。 通告，是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。
2、★公告通告的特点和差异：1）发布的公开性，内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。差异在发布的范围不相同，公告涉及范围广通常通过新闻媒体向全世界发布，通告的范围小，可通过新闻媒体发布，也可只在一定范围内张贴公布 2）事项的重要性，公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式发布。一般公告公布的，都是比较重大的事情；通告公布的，则次于公告。
3）操作的严肃性，公告由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会准备，一般机关团体不得随意发布公告。公告和通告均内容重要而涉及面广，因而操作时必须严肃，要严格按章办事。
3、公告和通告的类型，按其内容的性质，都可以分为：
1）涉及法定事项的公告、通告—有关人员必须遵守2）知照性公告、通告—“广而告之”不需要遵守或执行
4、公告、通告的写作：
1）符合权限，一事一告；2）内容明确，语气庄重；3）注意格式：① 公告、通告标题的四种形式：发文单位加事由加文种、发文单位加文种、事由加文种、只有文种名称②正文：只要把公布事情扼要写出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果标题部分已显示，则最后可以不再另署。
二、公报：是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件
1、公报的特点：1）具有内容的公开性和重要性 2）发布机关的权威性
2、公报和公告的区别：1）从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告；2）从内容来主，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。
3、★公报的类型：1）会议公报，用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定；2）统计公报，发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字；3）外交公报，涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方面的观点及取得的共识
4、★公报的写作：不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同：1）会议公报因发布目的不同而有不同的写法 ，如目的是公布会议结果，只要简明扼要说明最后结果就行了；如目的是传达会议精神，就要根据会议内容，作详细的分析阐述。2）统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性统计数字。统计公报以发布各种数据为主，其内容一定要科学、准确。 3） 外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。其内容涉及各方的观点和承诺，行文要十分准确和庄重。
第六节 通知
一、 通知：是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。
1、通知是一促使用面积广，以下行文为主也可以是平行的公文种。 通知是机关使用最频繁的公文文种。
2、通知的用途：1）上级机关对下级机关通知应该知道或办理的一般事项；2）发布某些行政法规或对下级机关工作指示，不适宜于命令或指示发布；3）国务院和各部各委员会及地方各级委员会的秘书工作部门转达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示；4）平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项
二、★通知的类型：
1）发布性通知，用于发布行政规章制度及党内规章制度；2）批转性通知，用于上级机关转转下级机关的公文（如请示、报告等）给所属有关人员，让他们周知或执行；3）转发性通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行；4）指示性通知，用于上级机关指示下级机关如何开展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事务性通知，用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。
三、★通知的写作：
1）标题，多采用发文单位+事由+文种、事由+文种两种形式。简单的事务性通知，标题也可只写“通知”二字。
2）正文，不同类型写法不同：①发布性通知只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可。②批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行，多数情况下发文单位要对原文件发表一下意见，最好另起一段，内容是对原文件的评价、对贯彻执行提出的要求和希望。③请示性通知：写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。指示性通知正文框架：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。④任免性通知，一般只要写明什么权力机关任合或免去什么人担任什么职务就行。⑤事务性通知，只要把需要周知或执行的事写清楚就行。事务性工作较琐细，写作时要十分仔细。
3）其他事项：1、一般在正文前左上角写受文机关，在正文后右下角写发文机关和发文日期。2、少数通报情况的通知，或受文面极广的通知，可不写受文单位名称。3、紧急通知一般要在标题标明事由和“紧急通”字样，并在正文中说明发出的原因。
第七节 通报
一、通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。表彰先进、批评错误是通报的主要功能也是特有功能。
二、通报的特点：1）周知性 ：在发文范围内所有人都知道。 2）指导性：通报对读者的思想、行为有指导、导向作用。
三、★通报的类型：1）表彰先进型：用于表彰个体或集体 的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。 2）批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应该吸取的教训。 3）传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。
四、通报的写作（通报的格式与通知差不多）
1、标题：“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。 2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角
3、受文者名称：放在正文之前的左上角。 4、正文：不同类型有不同写法。
（1）表彰先进型：一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。
（2）批评错误型：应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。
（3）传达事项型：一般由两部分组成，一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者要多少，视实际需要决定。
第七章 机关法定公文的写作（下）
第八节 报告
一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告主要作用是上下沟通。
二、★报告的特点：1）重陈述 2）有主见
三、★报告的类型：
1、按内容涉及的范围可分为：
1）综合报告：多属例行报告；2）专题报告：就某件事或某个问题专门定的报告，多半是不定期的，根据实际情况的需而撰写。
2、按行文的目的不同可分为：1）呈报性报告：行文目的单纯，就是将有关情况报告上级，让上级知道。（一般汇报工作、反映情况、答复询问的报告多属此类） 2）呈转性报告：行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。
四、★报告写作要求：1）陈述事实要清楚扼要 2）表达观点要精练清晰 3）语言要简洁朴实
请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文
五、报告的格式（较简单）
1、标题多由“事由加文种”形式。 2、正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。
第九节 请示
一、请示的概述 请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。
二、★请示的特点：
①超前性：请示必须是在办事之前。②说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。③单一性：必须“一文一事”。
三、请示的类型：1）请求批准类 2）请求帮助类 3）请求批转类
四、 ★请示写作要求：—请示内容单一，目的较单纯
1、★要遵守行文规则：1）请示应当一文一事；2）请示一般写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但
不得同时抄送下级机关；3）一般不得越级请示，因特殊情况应抄送被越过的上级机关；4）受双重领导的机关应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
2、理由要充分、要求要合理。
3、格式要正确，语言要得体。①标题：一般用“事由加文种”形式。（不能只写“请示”二字）；② 正文：多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。（请示理由应自成段落）；③ 正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。（语言要得体）
第十节 批复
一、批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文。
二、★批复的特点：1）针对性 ：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。 2）指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。
三、★批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类：
1）表态性批复，主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。
2）指示性批复，针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。
四、★批复写作要求：1）要先回应后批复 2）态度要鲜明，措辞要明确 3）要及时批复
第十一节 函
一、函：是机关之间办理日常公务的交往性公文。一般用于平行机关和不相隶属的机关，但有时也可用于上下级之间的交往。
二、★函的特点：1）形式灵活，适应性强 ； 2）务实性强。
三、★函的类型：1、商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。—用于平行机关和不相隶属的机关。
2、问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。
3、请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。—用于平行机关和不相隶属的机关。
4、知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。
四、★函的写作要求—格式与写法，与一般书信基本相同：1）一事一函，直陈其事；2）语言要平实、亲切、自然。
五、函的格式： 函的正文，一般由缘由、事故、结语（表达发函者的愿望）三部分组成。
第十二节 会议纪要
一、会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。会议纪要要出现于民国末年。
二、★会议纪要的特点：
1、纪要性：把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项。
2、约束性：反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。
3、知照型：公开发表或内部交流的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议情况。
三、会议纪要的类型：1）决议性会议纪要；2）协议性会议纪要；3）研讨性会议纪要。
根据会议的性质和拟写会议纪要的目的，可分三大类：
1、决议性会议纪要：多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和决议事项，可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作的指导意义。—是最为常见的纪要。
2、协议性会议纪要：由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议，纪要主要记载各方取得的一致辞意见，对各方今后的工作有约束力。 这种会议纪要具有协议书、意见书性质。
3、研讨性会议纪要：研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒已见，不需要统一意见，不需要作决议，经要只要把各方的主要观点、意见或情况记下就可以。
四、会议纪要的写作：
1、会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。
2、会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。
3、会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。
4、 会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关，不另外署名。
第3点的★会议纪要的正文写法：1）正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分；2）会议概况介结开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等，其详略视实际需要决定，应尽可能简要，一般放在正文开头，有时可移至正文最后； 3）会议内容是主要部分，介结会议讨论和决定的主要事项，要写得观点鲜明、主题突出、内容充实、不可出现漏缺，常见有综合归纳和分项例举两种写法；4）结束语是小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。
第十三节 条列 规定
一、条例，是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作活动、行为等的法规性公文。
条例的类型：1）党的中央机关制定的条例 ：知用于规范全党的工作、活动和党员行为。 2）国家行政机关制定的条例 ：适用于规范全国性的某一方面的工作。3）地方权力机关制定的条例：适用于规范地方某一方面的工作。
二、规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。
规定的类型：1）党内规定 ：由党的中央机关制定，适用于对党内某一方面的工作作出的规定。 2）法规性规定：由有条件制
定法规的机构制定，适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。 3）一般性规定：机关团体对某些工作作出的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内的规范作用。
三、条例和规定的写作：条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种
1、★草拟条例和规定的原则：1）坚持四项基本原则，为改革开放，搞活社会主义现代建设服务 2）符合宪法和法律，符合党和国家的路线方针政策 3）从实际出发，实事求是 4）贯彻民主集中制，充分发扬民主
2、起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，如果现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以予废止。3、条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。 章条式“适用于内容比较复杂的：”条款式“适用于内容比较简单的。4、语言要准确、严密。
第八章 机关其他常用文书的写作（上）
第一节 规章类文书
一、规章类文书：是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。
1、规章类文书包括：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。
2、★规章文书的特点：1）具有内容的规范性；2）执行的强制性；3）制定的程序性：①内容的规范性：是指规章类文书是为了规范特定范围、特定方面的工作、活动、行为而制定的，它是办事的准则、活动的依据、行为的规范。 ②执行的强制性：是指规章制度一经确定并公布实施，有关人员就必须遵守、不能有特殊例外者，不能任意解释或变通 . ③制定的程序性：是指规章类文书从草拟、确定到公布实施，应按一定的程序进行。
二、规章类文书的写作四种类型
1、办法：对某一项行政工作作出比较具体的规定。—办法和条例、规定一样，同属行政法规。（属行政法规）
办法的内容应：具体、周全、便于操作。多条款形式。
2、实施细则：是实施法律、法规的细小规则，它多半是主管总门针对实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则。目的：是加强法律、法规的可操作性，保证法律、法规的顺利实施。写法：一般也是“章条式”或“条款式”，但每一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。
实施细则与法律、法规的联系和区别： ①区别为：法律、法规必须概括；实施细则必须具体，便于操作。②联系为：实施细则的内容必须和法律、法规的有关条款相对应。
3、章程：是一定组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。
章程的种类： ① 组织章程：系统阐明一个组织的性质、宗旨、任务、成员、机构、活动方式、经费来源等。
② 办事章程：是为了办理某项工作而制定的规章制度。
章程的形式：“章条式”—政党、较大的社会团体的章程多采用； “条款式”—机构较小、涉及事务不很多的章程采用。
4、守则：是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。 写作要求：简短、精练、易记。
第二节 计划类文书
一、计划类文书，是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。
计划类文书包括规划、纲要、计划、安排等文种
★计划类文书的作用：1）下情上达 ：下级机关通过上报工作计划，可以得到上级机关的指导和帮助，减少完成计划过程中的困难。有些工作超出本身权限的，更需要上级机关批准后才能实施。 2）上情下达：上级机关把自己的工作计划告诉下级机关，可以起宏观调控的作用，使下级机关能根据全局的计划，安排好自己那部分工作。 3）统一自身步调：机关单位通过对本单位工作计划的讨论和制定，可以使全体成员思想统一、步调一致，共同为完成计划贡献自己的力量。
二、★计划类文书的特点：1）目标的前瞻性：任何工作计划都有一个需要完成的预期目标，这目标不是任意确定的，它必须服从更长远的奋斗目标。 2）操作的预想性：工作计划必须有实现目标的步骤和措施，这些步骤和措施，是根据主观和客观条件，借鉴自己和别人以往的工作经验，设计出来的，它应当具有可操作性，同时又具有尚未经实践检验的预想性质。
三、★计划类文书的类型：根据完成期限、内容侧重、具体作用的不同，分三大类
1、规划类：实现目标的期限较长，往往是五年以上。内容侧重在工作的指导方针、努力方向，工作的实施步骤和重要措施等。作用主要是针对全局工作作略性、方向性的规定，以指导局部的、短期的各项工作。
文种名称常用：规划、发展规划、远景规划、纲要、发展纲要等。
2、计划类：实现目标的期限较规划短，以年度计划和一年以内的短期计划为多。 计划类文种一般都叫“计划”
3、安排类：指较短时间段内对工作的具体安排。它的内容具体、细致、执行和检查均极方便。
计划类文书的格式以“条款式”和“表格式”最为多见，以也条款式和表格式结合使用的
四、★计划类文书写作要求：1）分析情况要认真细致一定要吃透三方面情况： ①大环境的形势及要求，包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求； ② 主观条件，指本身人力、物力、财力情况及可挖掘潜力； ③客观条件，指上级和其他部门可能给予的的帮助。 2）确定目标要实事求是 3）措施步骤要切实可行 4）条目要分明，语言要简洁① 标题 ：由机关名称、适用时间、内容类别、文种名称四部分组成。②正文格式：多用“条款式”或“表格式”。
五、完整的计划包括：1）现状分析；2）目标和任务；3）主要措施；4）实施步骤；5）执行要求计划正文的格式以“条款式”或“表
格式“最为多见，也有条款式和表格式结合使用的，条款式分条分点，眉目清晰；表格式一般用于说明任务分配，时间安排等内容，其好处是一目了然。 计划的文字尽量简洁，但表达要明确。
第三节 总结
一、总结，是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。
总结与计划关系：总结和计划是相对应的：计划是工作之前拟定，用以指导工作；总结是工作之后进行，用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今后的工作。总结的作用：下情上达和提高自身。
二、总结的特点：1）回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。 2）经验性：从工作中引出经验教训，为以后的工作提拱借鉴。
三、总结的类型：从内容的涵盖来分，可分两种：1）综合性总结 ：是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作。
2）专题性总结：只就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结，内容比较单一。
四、★总结的写作要求：1）回顾工作情况要实事求是 2）总结经验教训要着眼未来 3）纲目要清晰，文风要平实
标题：常见有单行标题和双行标题两类。
正文：两种写法 1） “分层展开式”：是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。 2） “纲目带动式”：是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。
第四节 调查报告
一、调查报告，是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。
★调查报告作用：主要是提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务
二、★调查报告的特点：1）针对性强：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题定的。 2）纪实性强：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。
★什么情况需写调查报告：1）社会普遍关注或需要引起社会关注的问题的调查，写成后供传媒发表 2）为领导重要决策服务的有关情况和信息的调查，写成后供领导参考 3）为解决较复杂问题服务的专题调查，写成后供有关人员参考
三、调查报告的类型：根据调查报告的性质和作用分：1）新闻性调查报告 2）政务性调查报告 3）个案性调查报告
四、调查报告写作要求：1）深入细致、客观公平的调查是写好调查报告的前提；2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务；3）调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题
调查报告的格式
① 标题：有公文式标题和新闻式标题两种形式。 a.公文式标题：“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”三种形式。 b. 新闻标题：有单行和双行两种。 单行的形式有：直陈式、提问式、结论式等。 双行的一般是正标题点明主题或提出问 题，副标题说明调查对象、内容等。 标题中如果没有“调查报告”或“调查”字样，发表时一般应注明“调查报告”或“新闻调查”。
② 正文：一般分前言、主体、结尾三个部分 . 前言：陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过程，也可阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。 主体：调查报告的主要部分，调查所得的材料和结论都放在这部分。结尾：调查报告全文的总结，或再一次强调结论，或提出建议与希望，或提出进一步思考的问题等。
第九章 机关其他常用文书的写作（下）
第五节 讲话类文书
一、讲话类文书：是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称——是在公众场合经常使用的文书
二、讲话类文书的类型： 根据讲话的场合及主旨的不同，可分为三类：1）讲话稿 ：是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。 2）开幕词：是在大会开始时，由主要领导人向大会会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题、向与会代表提出希望的书面文稿。—具有指导性、方向性和基调性的作用。闭幕词：是在大会结束时由主要领导人向大大会会宣读的概括大会主人精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。—具有总结性、激励性和评估性的作用。 3）欢迎词：是对客人的到来表示热烈的欢迎的一种讲话类文书。欢送词：是是客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话类文书。
三、★讲话类文书的特点：1）口头性 2）直接性 3）针对性
四、讲话类文书的写作 ：都由开头、主体、结尾三部分组成。
五、讲话类文书的写作
1、写作格式
①讲话稿：没有固定的写作格式，往往依讲话的内容、场合和目的而定。 开头：可彩开门见山的单 直入式，也可以采用设置悬念的提问式，或说明讲话目的和原因的交代式。主体：主要是阐明形势、任务、方法对策等内容。 结尾：一般总结全文，自然收束，并提出希望。展望未来，使人回味无穷。
②开幕词：开头：宣告会议开幕，常用称呼开头，接着说明会议的组织组织情况。 主体：一般先总结以信成败得失，然后说明大会议题（大会任务）；指出解决这些议题（任务）的有利条件，进行可行性分析，使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的，条件已经具备；还可交代大会议程（主要活动安排情况）。 结尾：要有鼓动性、号召性和预祝性，提出要求和希望，意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。
闭幕词 ：开头：概括总结大会的主要成效。主体：包括两方面内容。一是分门别类总结大会情况。二是提出贯彻执行的意见。 结尾：一般提出号召或希望，也可以鼓舞人心的口号作为结尾。
③ 欢迎词、欢送词、答谢词：开头：首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象（应用尊称），然后用热情洋溢的语言向客人表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。写作时应充分流露致词者的友好心情。 主体：这部分内容写作比较灵活自由，无固定的写作格式。整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。 结尾：应对主体部分的内容做出总结，同时对有关问题，特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召，提出期望。写作时应使用一些具有激励性、鼓舞性的语言，从而起到振奋人必、激励向上的作用。最后再写一些表示祝愿的话语。
2、★讲话类文书的写作要求：1）主题要鲜明、集中、切勿顾左右而言他，东拉西扯；2）材料要真实、新颖；3）布局要清晰、紧凑、讲究步步推进，环环相扣； 4）语言要明白、生活，表达要简单、明了、生动活泼
第六节 记录类文书
一、记录类文书，是指如实记录有关内容而形成的公务文书。
记录类文书的类型包括：
①会议记录：是指如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。还是制作会议经要、会议简报等公务文书的重要依据。
②电话记录：是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。
③接待记录：是指在接待群众来访时，记载有关接待内容的文书。
④大事记：是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。具有客观、准确、系统、可信的特点。
二、★记录类文书特点：1）内容纪实性 2）材料的直接性 3）语言的实录性
三、 记录类文书的写作
（一）会议记录的写作格式及写作要求：
1、会议记录一般包括以下部分：1）会议组织情况：应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因，主持人和记录人的姓名，会议主要议题等。2）会议议题和议程 3）会议的进程和内容4）必要的手续：每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读，发现成就或遗漏应立即更正或补充，然后由会议主持人和记录人在记录后边签字，并注明本次记录的总页数。
2、会议记录一般要做到：1）记录人必须集中精力，把应该记录的内容迅速记录下来。2）要求记得正确、清楚、完整，重点内容要求准确、详细。3）对特别重要的会议内容，为保证记录的准确，可根据现场录音整理或核对记录稿，可几人同时记录，完毕后核对，整理出一份准确、完整的记录。 4）会议记录一般用汉字书写，字体要规范、清楚，不要用速记符号或其他非规范文字、文体，以保证其作为原始依据的有效性。
（二）电话记录的写作格式及定价写作要求： 一般有发出电话记录和接收电话纪录表格填写。
①★电话记录要注意的情况（接受电话一般应包括的内容）：1）接受时间。 2）来电单位和来电会话人、注明其姓名、职务等身份情况。3）来电话内容。4）处理结果，即将电话记录交有关人员处理的情况，此项内容在受话完毕后才能填写。5）接电话人姓名，必要时写明职务。
②发出电话记录一般应该包括：发电时间；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；发电话事由。
③作电话记录要注意以下要求：
（1）接受汇报或了解情况时，要记明事件情况，必要时还要询问有关情节和细节，每个要素、情况都城要细致准确，整体情况要完整。（2）电话请示时，要记清领导机关或领导人作的指示或答复，并记明发话人（传达人或领导本人）的姓名、职务，以便向本单位领导汇报。（3）接受上级指示或通知时，要分条记明指示或通知事项，对时间限制、工作安排和要求等要记清楚、准确。（4）重要的发话内容，要求对方复述，让对方确认无误才行。向别人传达重要事项时，也应要求受话人复述受内容。（5）一定要记下来电话人或受话人的姓名、职务、以保证内容的可靠、保密，并有据可查。
（三）接等记录的写作要求：
1、接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。
2、接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录。
（四）大事记的写作格式及写作要求
1、大事记的写作一般包括： （1）标题：一般由机关名称及内容加“大事记”构成。（2）开头：用于说明编写目的、意义、体例及时限等。（3）正文：由时间和记事两部分构成。按年月日排序。（4）结尾：用于说明材料的真实性和使用、处理等事项。
2、★大事记的写作要求：1）要记述“大”事。大事不漏，小事不记。2）要客观真实； 3）要言简意赅。
第七节 简报类文书
一、简报：是简明扼要的书面报告。简报类文书：是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。一般在内部运转，是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一。 常见的名称有：“简讯”“快讯”“快报”“动态”“信息”“工作通讯”“情况通报”“情况反映”“内部参考”“摘报”等。
二、简报类文书的类型：1）会议简报：即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。2）工作简报：就是反映本部门、本
系统各方面工作情况的简报。
三、简报类文书特点：1）简，即简报在文字上要简明扼要 2）快，即编发简报要迅速及时 3）新，即立意要新、内容要新
四、简报类文书写作：
1、简报类文书的写作格式： 一般由报头、主题、报尾三部分组成。
① 报头：简报的一个突出特点就是有独特的报头。 ②主体：主体一般由按语、标题和正文组成。
按语：用来说明编发简报的原因或目的，以引起读者的重视。 标题：拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。
③报尾：正文写完之后，用一条黑线将主体部份与报尾部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。
2、简报类文书写作要求：1）内容要真实、确切；2）篇幅要短小；3）针对性、指导性要强
第八节 建议类文书
一、 建议类文书概述
1、★建议类文书，是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。
2、建议类分文书的分类：提案、建议三种。
①提案：是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。 一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。
②建议：是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。
二、★建议类文书的特点：①建议性②说理性：文字表达上力求实实在在，明确具体富于说理性③委婉性：语气要委婉和切中要害
三、 建议类文书的写作
1、提案的写作格式与写作要求
① 提案的写作一般包括： （1）标 题 写明XXX单位XXX会议第X号提案。（2）案 由 此部份简明扼要地写明提案的内容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。 （4）理 由 理由要说明提出建议或意见的原因。（5）办 法 写明解决问题的办法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所写的时间。
②★提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况 2）注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。
2、建议的写作格式及写作要求
①建议的写作格式：由标题、称谓、正文和落款组成。
（1）标题：有三种写法：一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法。（2）称谓：即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。（3）正文：一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等。（4）落款：写建议者个人、集体或单位名称，并注明年月日。
②★建议的写作要求：1）把握分寸要适度 2）所列内容要具体 3）表述语言要精练
第十章 公文处理工作
第一节 公文处理工作概述
一、 什么是公文处理工作 ：常见有广义和狭义二种解释。
1、广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以级立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。
广义可以从以下几个方面来理解： ①从发文阶段来说：从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。 ②从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。 ③从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。 ④从公文的立卷归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。
2、狭义方面来说：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。
我们所说的公文处理工作，是指广义的概念及其理解。
二、★公文处理工作的特点：1）政治性，指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行，还表现在提高机关工作效率的重要环节上，还集中体现在它是整个国哝机器正常运转的重要保证；2）★时限性 （主要表现在：1、凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误。2、有的公文的处理要讲究适时。3、公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。） 3）机要性：是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书工作岗位的重要性；4）规范性：是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵循统一的规范。
★公文处理工作的作用：公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在：
1、助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。
2、纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。
3、查考作用。其中一部分按规定移交档案管，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。
公文处理工作的作有用与公文的作用的区别：
（1） 公文的领导指导作用，行为规范作用、信息传递作用、公务联系作用和凭据记载等作用是通过公文这个载体中的内容来实现的。（2）公文处理工作的作用，主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用。
第二节 公文处理工作的任务与组织
一、★公文处理工作的基本任务
科学地组织机关的文书工作，及时准确在处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。
★公文处理工作的基本任务的主要内容包括以下几个方面：：1）文件的收发、登记和分送；2）文件的拟办、批办、承办和催办；3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4）会议、汇报、电话的记录和整理； 5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；7）处理群众来信；8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。
二、公文处理工作的组织：组织机构、组织领导和组织形式三个方面。
1、公文处理工作的组织机构：
①对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。这些主要担负公文公文处理工作的机构，通常被称为文书文书处理部门，而相对地将机关内期货业务职能机构称之为承办单位或办文部门。公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。通常称为文书处理部门
②对于一些较小的机关，或者基层单位来说。 一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了。
③对于一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。
2、公文处理工作的组织领导
①从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。
②从一个机关来说，它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。★它的主要职责有：1）对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。2）总结本机关及其所属单位公文处理工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法。3）设计文书规格，促进机关公文处理工作的规范化、标准化，组织印制机关公文规范化、标准化所需要的公文表格、公文版头、公文稿纸、公文处理签等，并组织购置公文处理工作所需要的设备。4）指导、帮助机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务工作。 5）制定机关公文处理工作规范的有关规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。
③从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有负责对其所属的机关、单位的文书处理工作进行业务指导。
④从机关主要 业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。其主要职责：1）负责本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处理的工作事项。2）在本部门、本单位负责人的领导下，全面负责本部门、本单位公文处理工作组织，对本部门、本单位的公文处理工作的质量、效率和效益，进行检查、总结，学习先进经验，发现问题，及时纠正。 3）拾遗补缺，负责做好本部门、本单位公文处理工作中他人遗忘、不周到、应当补做的工作。
⑤对机关档案部门来说。机关档案部门所开展的业务工作和公文处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。 其主要职责：1）协助机关办公厅（室）在公文整理归档等业务方面，对机关各部门的文书工作人员进行帮助和指导。2）机关办公厅（室）以及其他公文处理工作部门共同制定本机关的公文处理工作以及归档文件整理工作等方面的规章制度。3）从有利于开展档案工作的角度，对本机关的公文处理工作提出合理的建议。
3、公文处理工作的组织形式：是指一个机关如何和安排公文处理的各个环节。也就是说一个机关到底采取什么样的合理工作形式，对机关内公文处理工作作出科学的、有效的组织安排，这是关系到能否提高公文处理工作效率的重要组织措施和保证。
①★公文处理工作组织形式的类型：1）集中形式：它是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员；2）分工形式：它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。（A按文件内容和职责分工B按公文处理的不同环节分工）
②公文处理工作组织形式的选择：应根据各机关的实际情况而定，以能及时、准确地处理公文，提高机关工作效率和方便工作为原则。公文处理工作组织形式的选择要结合考虑以下情况：A机关的工作性质、任务和职权范围。B机关内部组织机构设置的层次、数量。C机关收发文件数量的多少。D机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。E机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等等。小机关适用：集中形式。中等机关：视情况而定（集中、分工）。大机关采用：分工处理的形式
第三节 公文处理工作的原则与要求
一、★公文处理工作原则：必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实是求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行原则
二、★公文处理工作要求：1）必须准确、周密，确保质量 2）必须及时、迅速，注重时效 3）必须做到安全可靠确保机密 4）必须加强集中统一管理 5）必须坚持实是求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行 6）精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。
第十一章 公文办理程序
第一节 公文办理程序概述
一、什么是公文办理程序公文办理，有它科学的运转程序，主要有收文办理和发文办理。公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。
公文办理程序，在《办法》和《条例》中都有明确的规定。这些具体规定将在本章第二、三节详述。
任何一个机关组织，在拟制对外发文，对内文件或处理收来文件时，都应当按照规定的环节办理。这些环节前后衔接、环环相扣、排列有序，从整体上构成了机关公文运转处理的科学流程。
二、公文办理程序示意图现将《办法》和《条例》所规定的公文办理程序的主要环节之间的衔接，作如下图示：
上图所示，只是在一般情况下机关收发公文所经过的办理程序，并不是说机关的收文和发文都必须经过以上所有的程序。由于各类机关的规模、工作性质不同，公文的种类、数量不同，
各种公文的办理要求和方法也有所不同。因此，不同机关、不同公文的办理程序也是不尽相同的。在公文办理的过程中，我们一方面应当尽可能地完善它们的程序环节，不要人为地颠倒顺序或随意增删环节，
以免影响公文处理的质量；另一方面又不要搞绝对化，一刀切，要允许从实际情况出发，对不同类型的机关所形成的不同性质和内容的公文有着不同的办理程序。
第二节 收文办理程序
收文，指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。
收文办理，指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。★收文办理程序主要有：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。
一、签收、拆封和登记
1、签收：是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。是收文办理的第一个环节，机关的收文主要有三个来源：1）机关交通送来的的机要件；2）邮局送来的挂号函件和电报；3）外机关和部门直接送来的文件材料
★签收不论是从何种渠道送来的文件材料，都要对照公文投递清单或送文登记簿认真清点，做到四查清：1）查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；2）查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；3）查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆情况，应及时追查原因。4）查清文件登记件数与实有件数是否相符
2、拆封—文书人员的职责（写明由本机关或部门收启的封件进行拆封）
对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。密件则应交机要文书或机要室拆封。
3、登记：就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保正文件的收受和处理。
公文登记是收文办理的重要程序，也是公文处理工作的基础。
★公文登记作用：1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2）便于检查和检索文件；3）便于文件的统计和催办工作 4）作为核对与交接文件的凭据
公文登记的具体范围：1）上级机关文件，包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2）下级机关文件，包括请示、报告性文件；3）重要的带有密级的刊物、资料；4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；5）上级机关召开会议印发的会议材料。
公文登记的原则上方便文件的运转和管理。
公文中不登记的文件（公文登记的手续要尽量做到简便有效，减少不必要的工作量）：1）各种公开的和内部不保密的出版物；2）一般性的公开信和不应拆的私人信件；3）已被综合性文件包括的文件材料；4）行政事务性的通知、便函、介绍信用和请请柬等；5）领导“亲收”、“亲启”件这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。
二、审核分发和传阅
1、审核：机关文书部门收到下级机关上报的需要办理的公文，应当进行审核。
审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或 地区职权范围内的事项是否经过协商、会签；使用公文文种、公文格式是否规范等。
2、分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送
给有关领导、有关部门和承办人员阅办。
分发的原则和具体要求是：
①对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件，或重大问题的请示、报告之类的文件，以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导，再根据批办意见分发办理；
②对对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早的批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围直接分送哪个部门阅办；
③对来文机关答复本机关询问的文件，（批复、复函）要按本机关原发文的承办部门或主管人分送，既原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就分送哪个部门阅办；
④在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知。先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送；
⑤公文的分发要建立登记交换制度，无论是分发给本机关领导人或各业务部门的文件，还是转发给外机关的文件，都要履行签收手续；对那些要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及进收回，防止文件散失。
3、传阅：是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。 传阅现已成为机关领导处理事务，互通信息的一种有效的方式。
属于传阅件之列的主要包括：①上级机关的指导性文件或重要会议文件；②需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；③机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。
传阅文件应当注意的事项：1） 传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、负责人和业部门阅读，再送其他有关需要阅知的对象。2）传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件时行检查，如有领导批示，要按批示意见进行处理 4）每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。见P301
三、拟办、批办与承办
1、拟办：是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。
拟办是收文处理中的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。
如何做好拟办工作：① 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。 ②要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。③要熟悉业务。④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期
2、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。
公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。
批办的主要内容包括：①提出处理该份文件所述问题的原则和方法。②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。③凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。④各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。
3、承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。
承办这一环节，是收文的最后一道程序，又是发文程序的开始，是公文处理中的一个关键性的环节，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。
公文承办有两方面的意思： ①从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。 ②从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。
承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点： ①对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文，不得延误推诿②对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。③对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。 ④来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，将有关团料一并附上，以保证领导全面掌握情况，作出正确地判断和决策。
四、催办、查办与注办
1、催办：是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。
催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。
催办工作一般有两种情况： ①对内催办主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行
或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。 ②对外催办：主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。
催办工作应当注意做到的几点：① 要明确催办范围。 ②要明确催办落实。③要建立和加强公文催办工作的组织机构。
催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。
催办的形式其主要方法：应根据不同的怀脱胎换骨，采用口头催办、电话催办和书面催办等形式：①在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。②对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。③如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。
公文催办存在的问题：①一些单位对公文催办工作还不够重视，缺乏健全的制度和相应的措施。②对需要尽快办理的公文，拖长办文时间，给工作造成不必在的损失和影响。③有些办理完毕的文件，承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上，给以后查考文件带来很大的困难。
2、查办：是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。
一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：
①党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；②各种会议的决办事项；③文件、电报的拟办、拟复事项；④对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；⑤领导批示或交办的事项。
查办与催办的异同：①相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。② 区别：（1）查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。（2）查办的问题要进行查办立项，结果要写出汇报材料及时反馈，实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。
查办工作一般按以下程序进行：
①阅读有关材料，搞清查办的问题。②查办立项。—立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。 立项内空包括五要素：（1）确定查办的事由；（2）明确办理要求；（3）指明承办单位或承办人；（4）规定完成时限；（5）提出办结后的反馈要求。③查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。④查办的结果与反馈。结果的几种情况：（1）肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；（2）否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；（3）部分肯定，部分否定。（4）事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。⑤ 立卷归档。
3、注办：是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。
注办一般包括以下内容： ①一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。 ②需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。 ③用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。 ④不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。
第三节 发文办理程序
发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。
发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。
发文办理程序：1）拟稿、审核与签发 2）核发、缮印与校对 3）用印、登记与分发
发文办理的作用：是机关秘书工作的重要组成部门，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式。它对及时有效地实施领导、指导工作，处理问题起到重要的作用。
一、拟稿、审核与签发
1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。
拟稿的注意事项：1）要符合党和国家的方针、政策、法律、法律及有关规定。2）要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅简短；3）文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；4）如要引用某份公文，就先引标题，后引发文字号；5）涉及计量单位时，必须用国家法定的标准计量单位；6）在使用简称时，应先用全称，并加以注明；7）公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修色彩语句中作为词素的数字必须使汉字外，应当使用阿拉伯数字。
2、审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。
审核的重点：1）是否应由本机关办理 ；2）是否符合行文规则；3）内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；4）涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经过协商、会签；5）使用公文文种、公文格式是否规范。
公文审核六查内容：1）查是否需要行文，以什么名义行文；2）查文稿内容与法律法规和政策及上级的有关规定是否一致，
与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾；3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5）查文字表述是否准确简练条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；6）查公文格式是否符合规定。
目前没有切实把好关的主要有几个问题：
（1）涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。
（2） 本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见为一，经致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。
（3） 有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。
公文格式的审核主要包括：（1）查文种的使用是否恰当（2）查公文标题是否能正确体现文件内容 （3）查公文格式安排是否得当
3、签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。
需要注意的几个问题：①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。 ②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。 ③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审 阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的 发文稿 纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。⑤几个相关或部门的联合发文， 一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。
二、核发、缮印与校对
1、核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。
核发的内容和要求：1）文稿是否报请有关领导人审批，手续是否完备，意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等；2）文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确，标点、计量单位、数字的用法及文种，、格式是否符合规定；3）编排发文字号；4）对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注；5）确定分送单位和印制份数。
2、缮印：是指对已签发的公文定稿进行印制。
缮印的注意事项：1）要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落，如须改动须经秘书或办公部门同意才行。2）要做到文字准确，设计美观，页面整洁，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3）不要出现末页无正文现象。 正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。4）要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。 5）要建立登记制度。，
3、校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。—校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。
公文校对的两种方法：
① 由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；② 另一种方法是完全由承办人员负责校对。
校对的注意事项：1）必须以原稿为准。2）校对的方法原则上应当实行双人对制。一般公文应做到“一校一读”，重要公文应坚持“两校一读”。3）校对发现的错、漏字须以醒目色笔和纺一符号标明。在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原 错字上加字或减字。4）校对完毕后应对文件格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查，查对无误后，在校样上签字，然后付印。
三、用印、登记与封发
1、用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。
用印的注意事项：1）须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。4）用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。5）要核实份数，超过份数不能盖印。
2、发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。
发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找。
发文登记采用的形式为簿册式登记，又分为：1）内收发的发文登记簿 2）内收发对外收发的送文登记簿 3）外收发的发文登记簿3、封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。
★封发文件应注意几点：①文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。②收文机关的邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。字迹要清楚、工整。机关的名称要写全称或者通用的简称。 ③发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套加盖密件戳、急件戳、写明亲启。 ④文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。邮寄重要文件应有回执单，通讯员送递的，应有收件人签收。 ⑤会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，燕应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。
第十二章 公文立卷工作
第一节 归档文件整理工作概述
一、什么是归档文件整理工作《办法》第三十八条规定：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。”
这一规定同以前的《办法》相比，是将立卷二字加上了括号，这就是说，对我国沿用多年的公文整理方法“立卷”将进行改革。2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000） （以下简称《规则》） 《规则》指出，归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”《规则》还规定了归档文件整理的原则要求和方法步骤，它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织。
《规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革，同时，也对文书处理部门和承办部门的公文整理（立卷）和归档工作提出了新的要求。各级机关、团体和其他社会组织的文书处理部门和承办部门都应当在《规则》的指导下，按照新的文件整理方法，对其在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料进行整理（立卷）和归档。
从上世纪五十年代开始，我国各级机关、社会组织的文书部门整理与保存文件的重要方法是“立卷”。它是将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。将“案卷”作为文书档案的基本保管单位，这已经形成了我国传统的文书档案的整理方法。而《规则》则以“简化整理、深化检索”为宗旨，对传统的立卷方法进行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件级”整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程，大幅度简化了整理工作中的手工操作，为归档文件整理手段的创新创造了良好的条件。
二、归档文件整理工作的意义机关对应归档的文件按照《规则》提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，进行整理，这对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，主要有以下几个方面：
1.归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。在机关的日常工作中，文件总是一份一份地形成的。应当说，每一份文件既是独立的，有它特定的使命和作用，这是文件的个性方面；同时，我们也要看到，在进行同一项工作，或者处理同一个问题的过程中所形成的许多份文件，它们之间必然具有一定的内在联系，这就是文件的共性方面。比如，建设一项工程、处理一次事故或召开一次会议，都要形成一系列的有密切联系的文件材料。将这些文件以“件”为单位进行装订，分类、排列（按事由结合时间、重要程度等排列）编号、编目与装盒，使之有序化。也就是将具有查考利用价值的全部文件材料按照它们之间的相互联系齐全、完整地加以整理和保存，这样才便于对文件的查找利用。
文件材料如果不经过整理，那必然是一种杂乱无章、乱堆乱放，无规律可循的无序状态，查找起来就非常困难。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了请示，又不见批复；找到了问函，又不见复函；找到了一份会议文件，会议的其他重要文件不知在哪里，等等。这样，就得多花一些研究考证的工夫，有时甚至考证不清。其结果就必然会影响工作的顺利进行，更谈不上提高机关工作效率了。
2.归档文件整理可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。《规则》规定归档文件整理以“件”为单位，这同传统的立卷方法将文件材料按其形成规律和保存价值组成“案卷”相比，其整理过程是大为简化了。但是以“件”为单位，并不是说任其零散堆放的自然状态，而是以“件”为单位进行整理，其整理原则和质量要求同过去立卷一样，是非常严格的。如在质量方面要求归档文件齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制。以“件”为单位进行装订，规定正本与定稿为一件，来文与复文可为一件，这就保持了文件之间的有机联系，然后进行分类、排列、编号、编目、装盒，使每一份文件材料都有一个固定的位置，防止了文件材料的散失。同时，以“件”为单位查阅利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，对归档文件进行整理是维护文件的完整与安全和保管文件的重要措施。
3.归档文件整理为档案工作奠定了基础。机关文书处理部门将已经办理完毕的文件进行整理（立卷）才能最后完成公文处理工作，整理好的文件向机关档案室移交以后，文件就从发挥现行效用转入到备作查考作用。也就是说，从现行的公文运转处理阶段转入到档案管理阶段。
文件的整理（立卷），是机关的公文处理工作与档案工作的交接环节，它既是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。所以人们把它称之为文书工作与档案工作的“结合部”。
文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。通过对文件进行整理（立卷），机关各部门每年都要形成相当数量的归档文件，这些归档文件就是机关档案室档案的来源，其中那些属于永久保存的归档文件，经过若干年为本机关查考利用后，还需要向有关档案馆移交，为社会提供利用。
由此可见，归档文件整理（立卷）的质量如何，对档案工作具有极大的影响，或者说，直接影响到档案室、档案馆的工作质量，如归档的文件是否齐全完整，按“件”装订和分类，排列等是否符合要求，保管期限的划分是否恰当。所以说，文书处理部门做好归档文件的整理（立卷）工作，就是为档案工作打下了良好的基础。
第二节 归档文件整理（立卷）工作的组织
归档文件整理（立卷）工作是一项业务性、技术性较强同时又比较细致的工作，尽管《规则》取消了“案卷”的概念，简化了复杂的立卷过程，也不需要拟写案卷标题和编制案卷目录了，但由于机关的归档文件整理（立卷）工作涉及到机关的各个部门，为了做好这项工作，应当按照《规则》的要求，很好地进行组织。归档文件整理工作的组织主要有建立和健全文书部门整理（立卷）制度，正确选择立卷环节和明确公文整理（立卷）的范围等方面。分述于下：
一、建立和健全文书部门整理（立卷）制度文书部门立卷制度，是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。具体地说，是指由机关的文书部门或者业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行文件材料的整理（立卷）工作。
实行文书部门立卷制度，是与机关档案室整理（立卷）相对而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是机关公文处理工作与档案工作的结合部，这项工作介于公文处理工作与档案工作之间，到底由谁来做更为合理呢？实践证明，由机关的文书部门负责整理（立卷），是公文处理工作与档案工作实行科学分工、相互协作的重要标志，也是一项切实可行、行之有效的合理制度。
1.文书部门立卷制度的确立与推行。新中国成立以来，确立和推行文书部门立卷制度，是经历了一段曲折发展过程的。
建国初期，这项工作在大多数机关，还是由承办人将单份文件随办完随归档，然后由档案室负责立卷。由于档案工作人员不熟悉机关各个部门、单位的业务，以及收文处理过程的具体情况，很难掌握文件之间的来龙去脉与相互之间的联系。因此，立卷的质量很难保证。同时，由于整个机关各个部门、单位的文件，都集中在档案室立卷，文件数量很多，而档案室人手有限，往往造成积压，加上往来借阅频繁，使机关公文处理部门和档案室都感到工作很不方便。
从1953年开始，中央机关逐步开始试行由文书部门负责立卷的制度。1954年12月，中共中央办公厅召开了党的第一次全国档案工作会议，讨论通过了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》。《暂行条例》第十七条规定：“机关内各单位办理（或领导人亲办）完毕的文书材料，均应汇交本单位文书处理工作部门或文书处理工作人员立卷保存。”这就明确指出了公文立卷工作是机关文书部门的一项任务。党中央于1955年1月17日批准了这一《暂行条例》，刘少奇同志在主持讨论时说，这是第一次改革，今后还要继续改革。中央批示，这个条例原则上也适用于军队和政府机关。从此，由文书部门负责立卷就从制度上确定下来。1955年开始，在党的机关和政府系统的中央一级机关试行。但就当时全国大多数机关来看，仍然是采取单份文件“随办随归”。或者是办完之后堆积起来到一定时间将成堆的文件移送档案室清理立卷。于是造成许多机关积存了大量的零散文件，使档案室的工作陷于被动。这种状况，与我国50年代大规模经济建设开始以后，各项工作对档案工作的要求不相适应。有鉴于此，1956年4月16日国务院作出《关于加强国家档案工作的决定》，《决定》指出，应“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”
1957年，《档案工作》杂志曾专门就立卷问题组织过讨论。经过实践检验，大多数同志都认为文书部门立卷是科学的。国家档案局对这次讨论作了总结。随着文书部门立卷制度的全面推行，通过实际工作的体会，认识基本得到统一，逐步形成了一个统一的、固定的工作制度。从此，这项制度在党的机关和政府机关全面实行，促进了文书工作与档案工作的密切协作与健康发展。
但是，这样一项好的工作制度，以及由于实行这一制度而出现的文书工作和档案工作的正常秩序，被林彪、“四人帮”制造的十年动乱所破坏。许多机关比较普遍地重新形成大量的积存零散文件，甚至已经整理立卷的档案也遭到了严重破坏，使许多档案文件损坏散失，给档案工作造成了一场空前的灾难。
粉碎“四人帮”以后，各地大力进行整顿、恢复与健全文书部门立卷制度。在1979年8月召开的全国档案工作会议上以及同年12月召开的中央机关文书立卷归档工作和档案室工作经验交流会上，中央办公厅主管档案工作的负责人和国家档案局的负责同志，在讲话中都强调要坚决把文书部门立卷归档制度尽快恢复和健全起来，要求尚未恢复这一制度的单位，在1980年尽可能恢复起来。1981年2月27日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》规定：“公文办理完毕后，承办人员应当根据公文立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，送交文书部门或者主管人员清理立卷。”1993年11月11日国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》又明确规定：“公文办完后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。”同时指出：“案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交，个人不得保存应归档的公文。”2000年8月24日国务院发布的《办法》又重申了这一规定，指出：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档”。
以上，从文书部门立卷制度的形成和发展过程，以及党和国家的有关规定，都说明公文立卷归档工作是文书部门或业务部门的任务，它对满足机关工作查考的需要，对改善档案工作的条件，提高档案工作的水平，更好地为机关工作服务都具有重要的作用，也符合公文处理工作和档案工作的客观规律。因此，我们要加强对文书部门立卷意义的认识，在实际工作中，坚持、巩固并不断完善文书部门立卷的工作制度。
2.实行文书部门整理（立卷）制度的优越性。
实践证明，文书部门整理（立卷）制度的优越性主要表现在以下方面：
（1）由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理（立卷）工作的效率。
（2）由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。
（3）由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员平时查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。
（4）由文书部门整理（立卷），按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。
二、公文整理（立卷）环节的选择公文整理（立卷）环节的选择，亦即选择立卷地点，是指机关的公文整理（立卷）工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责整理（立卷）的问题。
实行文书部门整理（立卷），并不是说机关内每一个承办文书的部门、单位或者承办人都必须参与整理（立卷）的工作。机关大小不同，机关内部文书部门的设置也不一样。如何正确选择立卷环节，必须认真进行调查研究，根据各机关的不同情况来确定，总的原则是把整理（立卷）的环节设在最能掌握文件形成和处理情况的地方，以便于平时文件的整理，提高整理工作质量和机关工作效率。
1.选择机关公文整理（立卷）环节应考虑的相关因素是：
（1） 被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理。比如，文件的收发、分办、催办、承办等。这样才能保证对公文形成过程的了解，才能掌握文件之间的历史联系，整理（立卷）的质量才有保证。
（2）对整理（立卷）环节所经手处理文件的数量有一定的要求。公文数量过大，势必影响对公文形成情况的了解，就可以考虑向下把立卷环节分开，由下一级文书部门去分头立卷。文件数量过少，这就要考虑向上集中。
（3） 确定整理（立卷）环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。机关各部门集中办公的，立卷的环节可以适当集中。办公地点分散的，立卷的环节也要适当分散。
（4） 还要考虑文书工作人员的数量和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。
2.各类机关单位对公文立卷环节的选择一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应。可采集中式、分散式或集中与分散相结合的形式。
（1）对一些比较小的机关或基层单位来说，由于它们内部的组织机构比较简单，工作人员也不多，而且办公地点也比较集中，每年形成的文件数量也不多。在这种情况下，可以考虑采用集中式，即由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行整理（立卷）的工作。
（2）对一些中等机关或者大机关来说，他们一般都有两层以上的组织机构，可以根据机关驻地的远近、业务分工、文件数量和文书工作组织等方面的情况，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具体地说，如果驻地比较分散，文件数量又比较多，而且业务分工又比较明确，就可以考虑各自确定立卷环节；如果机关中有一部分机构驻地比较集中，文件数量也不算很多，就可以考虑集中在秘书部门进行整理（立卷）。
（3）对财会、人事、信访、保卫等业务性质具有特殊性的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行整理（立卷），以方便这些单位工作的进行。
（4）要恰当地选择和确定立卷人员。在一个组织机构里，具体负责整理（立卷）的人员，最好是考虑选择担任内收发、运转、催办等工作的文书工作人员为好。因为这些人员熟悉公文的来龙去脉，了解文件之间的历史联系，掌握公文在机关内部的运转处理过程。由他们负责管理（立卷），就可以充分发挥这些长处，提高归档文件整理的效率与质量。
三、明确公文整理（立卷）的范围明确公文整理（立卷）的范围，就是要弄清楚机关工作活动中形成并处理完毕的文件材料，哪些应该整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有这样，才能保证在公文整理（立卷）工作中将那些具有一定查考利用价值的文件材料，齐全完整地保存下来，便于以后的查找利用。
公文整理（立卷）范围的确定，应以国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档的范围》等文件的基本思想为指导，即按照辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，从本机关形成档案的实际情况出发，实事求是地研究解决归档文件材料的质量问题，并减少档案中庞杂臃肿的现象，科学地进行档案鉴定工作，使保存的档案既精练又完整，以维护党和国家历史的真实面貌，便于本机关和国家各项工作的利用。
1.应该整理（立卷）的文件材料的范围。
文书立卷的范围，也就是文件材料归档的范围。是指凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行整理归档，都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。
掌握公文整理（立卷）的范围要抓住反映本机关工作活动和具有查考利用价值这两个主要条件。按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，应该整理归档的文件材料的范围，一般说来，可以归纳为以下方面：
（1）上级机关的文件材料：
①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
②上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料，如决议、决定、指示、命令、重要通知、通报、条例、规定等；
③上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；
④上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本；
（2）本机关的文件材料；
①本机关召开重要会议（包括代表会议、工作会议、专业会议）的文件材料，如参加会议的名单、会议通知、报告、决议，领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要、录音带、照片等；
②本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；
③本机关重要的往来公文，如请示与批复，来函与复函等；
④本机关及其内部职能部门活动形成的重要文件材料，如工作计划、总结、报告、财务报表、会计凭证、审计报告以及本机关汇总的统计报表、统计分析资料（包括计算机盘片）等；
⑤本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；
⑥本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；
⑦本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文件材料；
⑧本机关财产、物资、档案等的交接凭证以及与有关机关签订的合同、协议书等文件材料；
⑨本机关党、团、工会和内部组织机构在工作活动中形成的文件材料；
⑩本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料①同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的规范性文件，如条例，规定、通知等；
②有关业务机关对本机关工作检查形成的文件。
（4）下级机关的文件材料①下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；
②下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。
此外，机关工作活动中形成的电报，应根据其保存价值与文件统一立卷，实行“文电合一”制度。
2.不需要立卷归档的文件材料的范围。
（1）重份文件；
（2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；
（3）一些事务性的、临时性的没有查考利用价值的文件材料；
（4）与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；
（5）无特殊保存价值的信封；
（6）本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。
各机关单位应根据《机关文件材料归档和不归档的范围》的精神，结合本机关单位的实际情况来制定本机关、本单位、本系统文件材料归档和不归档的具体范围。
3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一级的文件由哪个机关或部门整理（立卷），其作用主要是为了避免各党政机关或部门之间在整理（立卷）时发生不必要的重复或遗漏。
一般说来，那些应该整理（立卷）的文件材料，应以本机关、本部门为主。因此，整理（立卷）有个分工，归档范围有个界线。原则上以什么名义发的文件就放在哪里整理（立卷），是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：
（1）上级党政领导机关的来文。综合性、全面性的，由机关办公秘书部门整理归档。如中共中央文件，由省、自治区、直辖市、地（市、州）、县（市）委秘书部门整理归档；国务院文件，由省、自治区、直辖市、地区行署（市）、自治州、县（市）、人民政府秘书部门整理归档；专业性、业务性的由业务部门整理归档；上级业务主管部门的来文，由业务对口部门整理归档。
（2）本机关的文件。由机关秘书部门起草或承办的，由机关秘书部门整理归档；有关业务部门起草或承办的，由有关业务部门整理归档；两个以上机关联合发文，正本和定稿由主办机关整理归档，其他机关只保存印制件。其他机关针对本机关的文件，可视同本机关文件，如上级机关的批复、下级机关的请示等。
（3）下级机关的来文。哪个部门办理的，由哪个部门整理归档。
（4）会议文件。以机关名义召开的会议所形成的文件材料，由机关秘书部门整理归档；由业务主管部门召开的专业性会议所形成的文件材料，应由召开会议的业务主管部门整理归档。
此外，本机关领导人兼任两个以上机关的职务时所形成的文件，应按其不同身份和业务内容分别在有关机关整理归档；本机关各职能部门互发的文件，由形成文件的部门整理归档；同级机关之间互发的文件，凡经本机关制发、办理的，应由本机关整理归档，有关政策性规定，虽未经本机关承办，如本机关需要日后查找利用，也可存留一份；本机关临时机构形成的文件，由临时机构整理归档，临时机构撤销时，应将全部档案移交机关档案室，或经协商直接移交档案馆保存。
第三节 归档文件整理的原则与要求
一、归档文件整理的几个基本概念《规则》对归档文件整理的基本概念（归档文件、归档文件管理、件）作出如下定义。
1.归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
这一含义可从以下方面来理解：
（1）指出了归档文件的来源和范围。归档文件是立档单位在其职能活动中形成的。立档单位是档案专业术语，它是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也就是说，这些机构、组织或个人在其职能活动中，除了本机关形成的文件材料外，上级机关、下级机关、同级机关和不相隶属机关发来的与其职能活动有关的文件材料，都属于归档文件。
（2）应予归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。这里说的“办理完毕”并不是说文件内所说的事情已经办理完毕，而是指在公文处理程序上已经办理完毕。机关公文处理部门在确定各类不同文件的整理（立卷）时间上，应掌握以下几点：
①领导指导性文件，是从普遍意义上阐述问题的。因此，不要求某一方面的机关马上回答。如规范性文件以及重要的决议、决定，还有如年度计划、长期规划等。从发文机关来说，在这些文件发出之后就可以将定稿和存本及时整理（立卷）；从收文机关来说，则须经有关领导人或部门阅知，向下传达或采取了措施之后，才算告一段落，然后再将来文整理（立卷）。
②不必办复的收文，如上级领导机关发来的任免令、通知、通报等，经机关领导人阅知以及有关部门传阅，也就算办理完毕了，即可将来文整理（立卷）。
③问复性公文，一来一往公文，如请示与批复，问函与复函，在复文机关发出或对方机关收到后，就可以各自整理（立卷）。
④重大问题，可能要处理较长一段时间才能结束，但大问题是由许多小问题构成的，只要其中某项具体问题已经解决，有关这项具体问题的文件，在公文办理程序上就算办理完毕了，因此，也可以整理（立卷），不必等整个工作结束再整理（立卷）。
总之，正在办理的，仍然处于公文运转办理过程中的文件，还不能马上整理（立卷），只有等到它们办理完毕，也就是完成了公文办理程序的文件，才能够整理（立卷）。
（3）应予归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这里就明确了三点：一是能作为文书档案保存的必需是有保存价值或者说是有查考利用价值的文件；二是只适用于文书档案，至于科技、会计、声像及其他专门档案则按国家有关规定执行。因为《规则》的颁布实施，实质上是对文书档案整理方法的改革，核心是简化文书立卷程序，所以它只适用于实体整理的文书档案；三是只适用于各种纸质文件材料。非纸质载体材料的文件（如电子文件等）无法按《规则》规定的要求和方法进行整理
2.归档文件整理归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。
这一含义可以从以下两个方面来理解：
（1）归档文件的整理单位是“件”。以“件”为单位进行文件整理，是文书工作和档案工作的一项重大改革，是对传统文件整理（立卷）工作的否定。比之于传统的立卷方法，新的立卷方法不需要考虑文件材料的“六个特征”，不必进行组卷、拟写案卷标题。编制案卷目录及案卷装订等项工作，也无须顾及案卷的厚薄，节省了诸如对归档文件的具体内容进行综合、分析的技术劳动，适应了计算机管理的需要。由于“案卷”概念的消失，简化了归档文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合经济、高效的原则。
（2）将归档文件的整理分六个步骤来进行。这六个步骤比起传统的文书立卷的工作步骤是大为简化了，具体如何进行将在本章第四节的整理方法中详细介绍。
3.件：“件”，是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为—件。
以上对“件”的概念进行界定，说得明白具体，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作为归挡文件整理的基本单位，是从检索的实际需要及减轻立卷工作量出发的。只有理解和掌握了“件”的概念，在实际进行文件整理时，就可以将文件按“件”装订，然后再进行后续程序的工作。
二、归档文件的整理的基本原则归档文件的整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
《规则》对归档文件整理原则的这一表述，同1984年《档案工作》杂志发表的《关于立卷问题讨论的综述》中指出的公文立卷的原则“保持文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用”是一致的。也就是说，归档文件整理的这一重要原则，是我国文书档案工作者经过长期的工作实践探索总结出来的，是比较准确、完整、科学的。它是我国公文立卷以及现在提的归档文件整理工作所必须遵循的基本原则。这一原则的基本点是：
1.遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。文件在形成过程中总有其自身的规律，每一个机关，在工作活动中形成的文件材料，记述和反映了这个机关的全部活动和全部历史。同时任何一个机关的工作活动都不可能是孤立地进行的，必须同自己的领导机关、下级机关以及其他有关机关发生上下左右、四面八方、多种多样、错综复杂的联系。在一个机关内部的各个部门之间，各项工作之间，以及每项工作各个发展阶段之间，也都有着密切的联系。机关工作活动的客观规律，决定了文件材料的形成规律，文件材料是反映机关工作活动的历史记录。机关工作活动的相互联系，也赋予了这些文件材料之间的密切联系。这种联系是客观地、历史地、自然地形成的，是必然的历史联系。
例如：进行某项工作，一般要有工作计划、工作计划决定下来之后还要上报、下达，在了解工作进展情况过程中遇到的问题需要研究解决，或向上级请示，或提出解决意见，直到工作的最后完成。这些工作的进行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作计划、报告、通知、请示、批复、工作总结等；召开一次会议，要有会议通知、日程安排、名单、报告、总结、会议简报、会议记录、会议纪要或决议等；它们如实地记述和反映了开展一项工作，召开—次会议的全过程，在进行文件整理时，不能将它们打乱。必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照《规则》的有关规定将文件按“件”进行装订。装订时应注意其排列顺序的科学性（如正本与定稿，正本在前，定稿在后；来文与复文，复文在前、来文在后）。在进行分类时，应遵循文件的形成规律，将归档文件按不同年度、不同保管期限、不同机构（或问题）分开。在进行排列时，应根据“事由原则”结合时间、重要程度进行，即将同一事由形成的文件排列在一起。会议文件、统计报表等成套性文件则集中排列，使文件材料之间的有机联系得以充分体现。
为了更好地保持文件之间的历史联系，进行归档文件整理的人员要熟悉本机关的工作性质、职能、组织机构、文件来源以及处理情况。在整理时，要认真分析文件之间的内在的、有机的联系，只有这样，才能使归档的文件正确地反映机关工作活动的基本面貌，反映各项方针、政策在本机关的贯彻执行情况和各项工作的发展过程，才能使归档文件成为本机关本系统的历史记录。
2.区分文件的不同保存价值。
文件的保存价值是由文件本身固有的内在的各种因素决定的，文件内容的重要程度不同，所起的作用不同，保存价值也就不同。
一般说来，凡是反映社会历史发展和记录机关主要职能活动、反映机关基本历史面貌的重要文件，例如，本机关发出的指导性文件，会议通过的决议性文件，重要的请示或报告文件，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，下级机关报送的有关方针政策性和重要问题的请示、报告等，所起的作用和保存价值就必然要大一些；而机关工作活动中所形成的一般性文件，通知、便函、机关之间一般往来公文等，所起的作用和保存价值相对而言要小一些，有的根本就没有保存的价值。此外，文件制发机关（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活动和表达的思想、意图的文件保存价值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成过程和不同作用，标志着不同的可靠程度，其保存价值往往也不同。以上这些不同保存价值的文件材料在整理（立卷）时必须严格加以区分。
区分文件的保存价值，应依照《机关档案归档与不归档的范围》和《文书档案保管期限表》等有关规定进行。
在进行归档文件整理时，将不同保存价值的文件材料区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，对不同保存价值的文件进行整理后按其保存价值相对集中，使其玉石分明，也为日后档案馆的整理工作打下了基础。
3.便于保管和利用。
便于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。归档的文件是否便于保管和利用，不仅关系到机关各项工作的开展，而且关系到机关档案室、各级档案馆工作有无可靠的基础和保证。《规则》推行文件级管理，正是从便于保管和利用这一原则出发的。过去，在手工模式下实现档案管理和查找作用，“立卷”也是一种很好的方式，它按照一定的逻辑关系，将归档文件组合成一个个案卷，并通过层层目录来提供检索途径，从而限定了检索范围，增强了手工检索的效率。但立卷过程比较复杂，组合案卷和拟定案卷标题等环节立卷人员很难掌握。而《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，取消“案卷”，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作，同时也为档案的保管和利用提供了有利条件。归档文件以“件”为单位进行整理、分类、排列和编目，在计算机的参与和操纵下，加快了检索速度，方便了利用者，大大提高了档案利用率，利用的深度、广度、查全、查准以及利用效果也将得到极大提高。
三、归档文件整理的质量要求归档文件整理的质量要求是：
1.归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
（1）归档的文件应当齐全完整，这是归档文件的基本要求。如果归档的文件有复文没有来文，有正本没有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，这就使归档文件的质量得不到保证，也给今后档案的查找利用带来困难。因此，凡是本机关在职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料都应当按照《规则》的要求收集完整，进行整理归档。这就要求，承担归档文件整理工作的部门和人员，在平时应当随时掌握文件的收发运转情况，做好文件的平时积累工作，及时收集、严格登记、严格检查、随办随归、妥善管理。在第二年上半年进行归档文件整理时，应充分发挥其熟悉文件形成、运转的来龙去脉的长处，将应归档的文件材料齐全完整地收集起来进行整理归档。
（2）对破损的文件进行修复，以延长文件的寿命。主要是针对一些有孔洞，残缺或折叠处已被磨损的文件，应按照档案保护的要求加以修补和托裱。
（3）复制字迹模糊或易褪变的文件。比如传真件，字迹耐久性差，有些用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔等字迹材料制成的文件材料极易褪变，须复制后才能归档。目前一般采用复印的方式进行复制，复印时，墨粉浓度不宜过大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（1）书写材料，指的是笔和墨水的使用，即应使用钢笔、毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁，不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。
（2）纸张，是指应选用国际标准A4型60—80克的胶版印刷纸或复印纸。档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。
（3）装订材料，是指以“件”为单位装订时使用的装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等，应选用优质材料制成，以防断线、年久生锈及断裂等情况发生。
第四节 归档文件整理方法与归档
一、归档文件整理方法的改革归档文件整理以“件”为单位进行，这是《规则》提出新的公文整理（立卷）方法，是我国文书档案工作的一项重大改革，也是对传统的文书档案整理方法的否定，以“件”为单位的整理方法同传统的整理方法“立卷”比较，主要有以下不同：
1.取消案卷，实现文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；
2.界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；
3.分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；
4.装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；
5.文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用；
6.归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目；
7.取消案卷卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录；
8.无需编页号，目录改设“页数”项；
9.归档文件直接装盒保管；
10.无需撰写案卷名和填写案卷封面，只需填写盒脊；
11.档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量，全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消了“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项目，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”。
从以上改革的具体内容可以看出。新的归档文件整理方法，同传统的“立卷”比较，简化了文书档案整理的环节，减轻了文件归档人员及档案整理的工作量，同时又提高了档案行政管理部门进行业务指导和培养的工作效率，是一项应予积极推行的好方法。
二、归档文件整理方法的推行推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应当做好以下几个方面的工作：
1.更新观念，增强改革意识。
2.提高人员素质。
3.加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。
4.注意新旧整理方法的衔接。以“件”为单位对归档文件进行整理，要做好与原有的立卷方法的衔接，要注意以下两点：
（1）《规则》是国家档案局于2000年12月6日发布，从2001年1月1日正式实施的。由于《规则》属于行业推荐标准，只能调整、规范2001年以后的文件整理行为，对2001年以前的文件整理行为不具有约束力。因此，对2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及规则符合当时的标准，有规可循，有目可查，就应保持原有的整理体系，不必拆卷重新整理。如果对已经整理好的案卷轻易地推倒重来，既不利于档案保护，又浪费了人力、物力资源，违背了经济、高效的管理原则。这种做法，在实际工作中是应当尽力避免的。
（2）归档文件的整理方法由卷改为件，不只是整理形式上的变化，它需要一系列的业务标准、规范、制度、措施与之相配合，如文件材料归档制度的修订与更新、计算机软硬件设施的配备，全宗内分类方案的调整以及编号方法的变革等。各机关单位在实施新的整理方法时应事先做好以上工作。此外，还要注意加强与当地档案主管部门以及档案馆的联系，争取多给予业务上的指导。少走弯路，并随时研究工作中出现的新情况、新问题，使各项制度与措施逐步完善起来。
三、归档文件整理的工作步骤按照《规则》的规定，归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。分述如下：
1.装订。装订是归档文件整理的第一步骤，通过这一环节可以从实体上将归档文件的基本单位——“件”确立下来。以“件”为单位进行装订时应做好以下工作：
（1）首先应对“件”内文件进行排列。“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。
（2）对用纸规格大于A4型的报表、图样等文字材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠。但应注意尽量减少折叠层次，折痕应处于文件、图表字迹之外，取齐右边和下沿。应折叠的文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。
（3）装订前，应对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：对破损文件进行修复；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去掉原装订文件用的易锈蚀的金属物。
（4）装订前，应将“件”内的各项按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。不要随意裁切文件，尽量保持文件的原貌。
（5）装订用品必须符合档案保护要求。装订的方式视文件页数多少及保存期限长短可采用以下几种方式：
①对页数较多的文件可用细线装订；
②使用变形材料如钢夹、塑料夹等，使用这种装订方法简单，但对材料必须有较高要求。钢夹必须采用优质不锈钢制品，而且必须同时考虑所在地区气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；塑料制品则必须有足够的强度，以免年久断裂。
③对页数不多的单份文件可使用缝纫机扎边进行装订，但针脚不能过密。
④对那些永久或长期保存的归档文件，可使用无酸纸封套。即使用60—80克的无酸纸制成的右上侧开口的封套，将归档文件以“件”为单位夹装其中。封套上可以印制归档章，以方便整理和检索。无酸纸，是指PH值呈中性的纸，由化学处理的木纸浆制成的纸通常为中性，可以在良好条件下长时间保存。因此，使用这种无酸纸制成的文件封套可以起到保护档案的作用。
2.分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程，分类是归档文件整理的重要环节，归档文件经过科学合理的分类，不但能够揭示出文件之间的内在联系，使档案成为一个有序化的整体，而且便于排列上架，编目等后续工作的顺利开展。
《规则》指出，归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限—一年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
归档文件的分类，可按以下的方法及步骤进行：
（1）按年度分类。年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。在具体操作时，应注意处理好以下几种情况：
①一份文件往往有多个时间特征，如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般说来应以文件签发日期（或成文日期）为准，据以判定文件所属年度。计划、规则、总结、预算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，应统一按签发日期（或成文日期）判定文件所属年度。
②跨年度的会议和案件等形成的文件材料，分类时，会议文件材料归入闭幕年，案件等文件材料归入结案年。
几份文件作为一“件”时，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期为准，如跨年度的请示与批复，按批复在前。请示在后的装订顺序，以批复的所在年度为准。
③没有标明落款日期的文件材料，应对文件内容及特征进行考证，以推断文件材料的形成日期并据以划分年度。
④专门年度中形成的文件材料，应按照专门年度进行分类。
（2）按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同—年度的归档文件按永久（50年以上）、长期（15—50年）、短期（15年以下）三种保管期限分类，这种分类方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时，为库房排架管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。
对归档文件按保管期限分类，应按照国家档案局颁发的《文书档案保管期表》的规定执行。
（3）按机构（问题）分类。机构（问题）分类法是指将文件按其形成或承办机构（问题）进行分类。这种分类法的实质就是根据本单位内部机构的职能性质或文件内容所说明的问题来设置类别。又可分为机构分类法和问题分类法两种。
①机构分类法。机构分类法是按文件形成和处理的承办单位进行分类。原则上是一个机构设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是将领导机构、综合性机构排在前，再依次排列各业务部门。
归档文件采用机构分类法进行分类能够体现出全宗内文件在来源方面的客观联系，从而反映出立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都有其特定的职能与任务，按机构将归档文件分类可在一定程度上集中反映某一方面的工作内容，便于档案的查找和利用。
采用机构分类法时不能同时采用问题分类法。
②问题分类法。问题分类法是按文件内容所说明的问题将归档文件分类。按问题分类要求各类特点明确，不能互相包容。问题分类法的类别与类名，原则上设置为“党群工 作”、“行政工作”、“业务工作”等类。
归档文件采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。但问题分类法在实际操作时，受人为因素的影响较大，不便划分。因此，一般基层单位较少采用。
采用问题分类法时，不能同时采用机构分类法。
（4）几种分类方法的结合运用。在实际工作中，当归档文件较多时，分类工作需要分层进行。单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，一般是将几种方法结合起来使用。《规则》提供的年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，不同类型、不同层次的单位可按实际需要组合成多种复式分类法。采用复式分类法时，其中的年度、保管期限是必选项，机构（问题）一般为选择项。具体地说，那些内部机构较多，职能分工明确、形成文件数量较多的单位可采用“年度——组织机构——保管期限”或“机构——年度——保管期限”三重分类法；那些内部机构设置简单，归档文件数量较少的单位则采用“年度——保管期限”二重分类法就可以了。
分类方案是进行归档文件分类的依据，分类方案确定之后，同一全宗应保持分类方案的稳定。
3.排列。归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
《规则》指出：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。
这里说的“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低层次的一级类目。例如按照“年度——机构——保管期限”分类的，“保管期限”就是最低一级类目。
这里说的“事由”是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、—次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一份请示，当针对该请示的批复收到后，即可视为事由办理完毕。
对归档文件按事由进行排列，遵循了文件形成的客观规律，能够保持文件之间的有机联系，使归档文件进一步系统化，充分体现了文件的价值，便于检索和利用。
归档文件按事由结合时间，重要程度排列的具体方法有：
（1）对同一事由的归档文件，即一个作者，一个问题的文件，可按文件形成时间的先后排列或者按文件的重要程度排列。
（2）对不同事由的归档文件，可采用以下方法排列：
①按不同事由形成时间的先后排列，所谓事由的形成时间，即事由的办结时间，这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列就可以了，而不考虑其他因素。这种方法比较容易掌握，一般适用于“随办随归”的机关。
②按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作的文件排在前面，具体业务工作的文件排在后面。会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词，工作报告、代表提案，大会决定等重要文件排在前面，其他文件排在后面。综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面，其他材料排在后面。
（3）对具有保存价值，但因故没有及时归档的零散文件，其排列方法是：可将零散文件排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某件归档文件装成一件，然后在归档文件目录备注栏或备考表中加以说明。不过这种情况在实际整理工作中应当尽力避免。
4.编号。归档文件的编号，是指将归档文件在全宗中的位置符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。其目的是记录和反映分类排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置固定下来，为后续的编目工作以及日常管理和查找利用工作提供便利。
《规则》指出：“归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章应设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可以设置机构（问题）等选择项”。
（1）归档章的式样如下：
（2）归档章：全宗号、年度、保管期限、件号、机构（承办机关）、问题
（3）★简述加盖归档章的具体要求：1）归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置，加盖归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。2）填写归档章项目应使用用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写，有条件的单位，还可将本单位的全宗号、保管期限刻在归档章上。
5、编目—指编制归档文件目录，是归档文件整理工作的重要内容之一。
（一个装订成一本，目录一般打印3份，1份随文件装盒、1份移交、1份备考）
编制归档文件目录的内容：①归档文件目录封面的内容应包括：全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项（全宗号应用全称或是规范性简称）②归档文件整理说明的内容应包括：本年度归档单位概况，内设机构以及党、政主要领导人变化情况，本年度文书档案整理归档情况等；③归档文件目录的内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
编制归档文件目录的填写要求：① 件号：填写室编件号；②责任者：制发文件的组织或个人，就是发文机关或署名者；③文号：发文字号；④题目：文件标题；⑤日期：文件的形成时间；⑥页数：以件为单位填写总页数，用于统计和核对；⑦备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。
6、装盒—指将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等工作内容。
①档案盒封面：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号
②盒脊：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号
③备考表：盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期（随文件装盒）
装盒要求：应按分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中。不同形成年度、不同保管期限、不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一个档案盒中。
四、公文归档机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。文件材料整理归档，能保证本机关档案齐全完整，便于查找利用，又可为党和国家积累档案财富。
1、公文归档制度
①归档范围—机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。 ②归档时限—文件材料整理好后归档时限在第二年的上半年。
③★文件归档要求：（1）应归档的文件材料齐全、完整；（2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；（3）归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。
2、归档文件的交接手续完成后，机关文书部门就完成了上一年的文书工作，归档文件被机关档案部门接收后凡进入了档案管理阶段。
件内文件排列方法：1）正本在前，定稿在后；2）正文在前，附件在后；3）原件在前，复制件在后；4）转发文在前，被转发文在后；5）回复性文件在前，报请性文件在后；6）结论性材料在前，依据性材料在后；7）不同文字文件无特殊规定的，汉文本在前，少数民族文本在后，中文在前外文在后。
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本课程的考试内容与考核目标以课程考试大纲为标准，教材共分12章，第1至第4章为总论部分，第5至第9章为公文写作部分，第10到第12章为公文处理部分。总论部分对公文、公文写作、公文体式与行文规范作了系统阐述，是全书的总纲；公文写作部分对机关法定公文和机关其他常用公文文种的写作特点、要求并结合相关例文进行了详细讲解；公文处理部分则对机关的公文处理的原则、方法、办理程序以及整理（立卷）归档等作了深入阐述，理论性、操作性强。各章节之间既有联系又有区别，考生应在全面系统学习各章的基础上注意掌握重点章节。次重点章节和一般章节的内容，注意各章节之间的逻辑关系，循序渐进地学习。
课程的重点章节为：
第一章，第一节"公文概述"，第二节"公文的特点与作用"，第三节"公文的分类与文种"
第二章，第二节"公文写作的特点与要求"
第三章，第一节"公文的体式"，第二节"公文的构成要素与文面格式"
第四章，第二节"公文的行文方向与方式"，第三节"公文的行文规则"
第五章，第四节"指示、意见"
第六章，第五节"公告、通告、公报"，第六节"通知"，第七节"通报"
第七章，第八节"报告"，第九节"请示"，第十节"批复"，第十一节"函"，第十二节"会议纪要"
第八章，第四节"调查报告"
第九章，第七节"简报类文书"
第十章，第三节"公文处理工作的原则与要求"
第十一章，第二节"收文办理程序"，第三节"发文办理程序"
第十二章，第一节"归档文件整理工作概述"，第三节"归档文件整理的原则与要求"，第四节"归档文件整理方法与归档"
课程的次重点章节为：
第二章，第一节"公文写作概述"，第三节"公文写作的步骤与方法"
第三章，第三节"公文的排版形式与装订要求"
第四章，第一节"公文的行文关系"
第五章，第一节"命令（令）"，第二节"议案"，第三节"决定、决议"
第七章，第十三节"条例、规定"
第八章，第一节"规章类文书"，第二节"计划类文书"，第三节"总结
第九章，第五节"讲话类文书"，第六节"记录类文书"，第八节"建议类文书"
第十章，第一节"公文处理工作概述"
第十二章，第二节"归档文件整理（立卷）工作的组织"
课程的一般章节为：
第二章，第四节"公文写作人员的修养"
第三章"公文的体式与稿本"的第四节"公文的稿本"
第十章，第二节"公文处理工作的任务与组织"
第十一章"公文办理程序"的第一节"公文办理程序概述"
二、考试命题的原则
（一）命题标准
"公文写作与处理"课程是秘书专业（专科）开设的一门专业必考课程。命题标准参照全日制普通高校同专业、同层次、同课程的专科结业水平，并体现自学考试以培养应用型人才为主要目标的特点。在题量上保证中等水平的考生能够在规定的考核时间内完成全部试题的回答，并有适当的时间对答案进行检查。
（二）考试依据和范围
以全国高等教育自学考试指导委员会2003年11月颁布的《公文写作与处理课程自学考试大纲》（以下简称大纲）为依据，以《公文写作与处理（2004年版）》（饶士奇主编，辽宁教育出版社2004年9月出版）教材为命题范围。试题的参考答案按所指定教材中的有关提法来编制。
（三）知识与能力的关系
本课程的应用性很强，学习与掌握公文写作与处理的基本理论与基本知识在于指导机关公文写作与处理的实践。试题中既体现对考生基本知识、基本理论的测试，又强调理论联系实际，考核考生将所学知识转化为较强的动手能力，即运用所学知识较好地完成机关的公文写作、公文处理与整理（立卷）归档等实际工作能力。
（四）重点与覆盖面的关系
试卷覆盖到章，重点章节的权重比例大一些，次重点章节的权重比例小一些。单章考核分数一般不超过25%。
三、考试形式与试卷结构
（一）考试形式
"公文写作与处理"课程考试形式为闭卷笔试方式，考试时间为150分钟。评分采用百分制，60分为及格线。
（二）试卷内容结构
各章节的内容均按大纲的要求进行考核。其重点章节的考核内容占分比例不低于60%，次重点章节的内容占30%左右，一般章节的内容约占10%。
（三）试卷能力结构
能力考核分为"识记"、"理解"、"简单应用"和"综合应用"四个层次，考核不同能力层次的试题在试卷中的分数比例为："识记"占20%左右、"理解"占25%左右；"简单应用"占30%左右、"综合应用"占25%左右。
（四）试卷的难度结构
试题难度分为"容易"、"中等偏易"、"中等偏难"和"难"四个层次，不同难度的试题在试卷中的分数比例为："容易"占20％左右，"中等偏易"占30％左右，"中等偏难"占30％左右，"难"占20％左右。
（五）试卷的题型结构
本课程的试卷题型包含："单项选择题"、"多项选择题"、"判断说明题"、"简答题"、"论述题"和"综合应用题"等六种题型。
第一章 公 文
第一节 公文概述
一、什么是公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。
其含义：1）公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 2）公文形成的条是行使职权和实施管理
3）公文是具有法定效力和规范体式的文书 4）公文是进行公务活动的重要工具
二、公文的产生与发展
1、公文，或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。公文是随着阶级、国家、文字的产生而产生的，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。
2、公文的发展阶段：
① 恩格斯把文字应用文献记录，即文书工作的出现当作人类文明的重要标志
②原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书—是我国迄今发现的最早的文书档案；西周：设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏；《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本；秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期， 秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行文；汉代及稍后，又出现了章、表、疏、议、启等上行文，官府之间移书、关、刺、咨等平行文，另令、谕、制、教等下行文；1912年元月，临时政府规定公文分为：令、咨、呈、示、状五种。
③汉代以前，我国文书的载体材料一般为：金石、青铜、竹木、谦帛等 直至 东晋末年，太尉恒玄下令公文统一用纸。
三、文书、文件和公文
1、文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。—最早出现于西汉。
2、文件：—出现于清末。广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。
狭义上说：文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。
3、公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。—出现于东汉末年和三国时期。
4、在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件 材料，即公务文书。
第二节 公文的特点与作用
一、公文的特点：1）有法定的作者 2）有法定的权威 3）有特定的效用 4）有规范的体式 5）有规定睥处理程序
法定作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。
行文单位：能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。
公文的制发：经过起草、核稿、签发等程序。 公文的签收：签收登记、分办、批办、承办、催办等。
二、公文的作用：在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。
公文作用：1）领导与指导作用 2）行为规范作用 3）传递信息作用 4）公务联系作用 5）凭据记载作用
第三节 公文的分类与名称
一、公文的分类：
1、公文的分类 按公文来源划分：
1）对外文件，是指本机关拟制的向外单位发出的文件，是作为传达本机关的意图发往需。要与之联系的针对机关的文件。
2）收来文件，指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。
3）内部文件，指制发和使用都限于机关内部的文件
2、按公文的行文关系划分：
1）上行文，指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务部门所发出的公文（报告、请示）
2）平行文，指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文 （ 函）
3）下行文，指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文（指示、决定、通知、批复）
3、按公文秘密程度和阅读范围来划分：
1）秘密文件，指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件（分为绝密、机密、秘密三种）
2）普通文件，指非无密可保，可供任何人阅看的文件
3）公布文件，是向人民群众和国内外公开发布的文件，如公告、通告、公报、法律、法令，中央领导同志的讲话、报告
4、按公文的制发机关性质划分：
1）法律、法规文件，指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章
（分为三种：法律文件、法令文件、行政法规与规章文件）
2）行政文件，指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件，如请示、报告、通知、意见等。
3）党的文件，指中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、工作和建设等活动。
5、按公文内容性质与作用来划分：
1）指挥性公文件，指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导与指导工作的公文，
如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。
2）规范性公文，指由机关、组织、社会团体依据法律、行政法规和及组织章程制定的，要求其成员在工作活动等方面严格遵守的行为规范，如各种条例、规定、办法、细则、章程、规则等
3）报请性公文，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题所使的陈述性、请求性公文，主要是报告、请示
4）知照性公文，指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文，
如公报、公告、知照性通知、通报、函等。
5）记录性公文，指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文，
如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。
6、按文件的缓急程度划分：1）急件 （两种：特急件、急件） 2）平件；
按文件的使用范围划分：1）通用文件 2）专用文件 3）技术文件；
按文件的发送目的划分：1）主送件、抄送件 2）批转件、转发件；
按文件的处理要求划分：1）需办文件（办件） 2）参阅文件（阅件）；
二、公文的名称：统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。
公文文种的确定：1）公文机关的权限 2）发文机关和收文机关间的关系 3）发文的具体目的和要求
1、1993年11月21日 国务院办公厅 《国家行政机关公文处理办法》 12类13种命令（令）、议案 、决议 、指示、公告、通告、通知、通报、报请、请示、批复、函 、会议纪要
2、1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文文种有14种：①决议 ②决定 ③指示 ④意见 ⑤通知 ⑥通报 ⑦公报 ⑧报告 ⑨请示 ⑩批复 ⑾条例 ⑿规定 ⒀函 ⒁会议纪要
3、2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》现行公文文种13种：1）命令（令） 2）决定 3）公告 4）通告 5）通知 6）通报 7）议案 8）报告 9请示 10）批复 11）意见 12）函 13）会议纪要
第二章 公文写作
第一节 公文写作概述
一、公文写作是代机关立言
公文写作，指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。
公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。
起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。
讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。
★公文的起草的组织可分为：1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。 2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式） 3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文
二、★公文质量主要体现在两方面：
1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强
（1） 政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。
（2）针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。
（3）科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。
2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。
结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。
语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。
行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。
2、公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。
公文效用所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。
三、机关领导要亲自动手撰写重要公文
领导干部亲自动手起草起草重要公文是领导工作中的原则性问题。
第二节 公文写作的特点和要求
一、★公文写作特点：
1）被动写作遵命性强 2）对象明确针对性强 3）集思广益群体性强
4）决策之作政策性强 5）急迫之作时限性强 6）讲究格式规范性强
二、★公文写作基本要求（写好公文中正文应注意的问题）：
1）要保证公文内容在政治上的正确性 2）要实事求是，在业务上符合客观规律
3）在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑 4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。
5）要注意选用书写的载体与字迹材料
体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。 程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出
尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。
第三节 公文写作步骤与方法
一、公文写作的步骤：
1）明确发文主旨
①公文的中心内容是什么子②根据公文内容，准备采用什么文种③要明确公文发送范围和阅读对象④明确发文的具体要求
2）收集有关材料
①收集、阅读和研究有关的文件材料②深入下去，收集有关的实际材料a 收集有关材料要求：真实、典型、适用、时效
3）拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思
4）认真起草正文（导语、主体、结束语）
5）反复检查修改
二、正文起草步骤：
1）把握公文主题，选好用好材料； 2）观点正确情况确实
3）内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见； 4）文字表述要简练，交代问题要清楚
三、公文的修改有以下几方面：
1）关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。
2）关于观点的修改 ：观点是否正确，表达有无问题。
3）关于材料的修改 ：材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。
4）关于结构的修改：包括：1、公文总体结构的修正 2、起承转合的调整 3、层次位置的改变 4、详略的更动
公文结构是为表现公文主旨，表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整，其目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。
5）关于语言的修改：准确、鲜明、精练、生动
四、★公文写作人员修养重要性与体现和途径：
1）公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作；
2）公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具与手段。
体现：1）政治素质好：明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。 严守纪律，严守保密制度；2）有一定政策理论水平公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。政治水平的高低直接决定公文写作的成败；3）熟悉业务和机关工作情况；4）有较宽的知识面； 5）有较好的文字功底 .
途径：1）与时俱进勇于创新 不断学习、不断实践、不断提高、不断创新；2）博览群书增长知识勤于、勇于、善于向书本学习；
3）深入实践勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒
第三章 公文的体式与搞本
第一节 公文的体式
一、公文体式概述
公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。
公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。
二、公文的文体
公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。
公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。
1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。 主要有：叙述、议论、说明
1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要以叙事为基础。★（公文叙事与一般记叙文的不同：1、公文的叙事是通过对基本情况或个别事实的叙术来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。2、主要是顺叙 3、在叙述的同时，可恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法）
2）说明，是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观真实地解说清楚。说明是公文写作中最常见、最主要的表达方式。 （说明的主要方法有：1、定义说明，指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。 2、注释说明，指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。 3、比较说明，指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。 4、数字说明，指用确切的数字来说明事物。 5、举例说明，指根据事物在形状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说有的方法。 6、图表说明 7、引用说明 8、分析说明）
3）议论，是义事说明把道理说清楚。（议论的要素：1、论点，又叫论题或观点，是议论的核心。2、论据，是证明论点真实性的根据。3、论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。论点、论据、论证三者间的关系：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题—是议论的核心；论据是基础，回答“用什么证明”的问题。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规；而论证是沟通二者间内在联系的桥梁；回答“如何证明”的问题。）
三、公文的语言特点：1）准确（是公文语言的主要特征和基本要求） 2）简明 ：用最少的文字表达尽可能多的内容。 3）庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。 4）得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。得体的基本要求： 是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸； 是要多运用公文的专用语。
四、公文中的常见词语：
1）特定用语——它言简意赅、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的。包括：
1、端用语—用于表示行文目的、休养所与原因的。
如为、为了、关于、由于、遵照、依照、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。
2、引叙用语—在引叙来文（电）时使用，如现接、近接、胶接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。
3、经办用语—表示工作办理的时间及过程，如业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。
4、称谓用语—用以表示不同人称的，如我局、你局、贵局、该局（公司、厂、处）等。
5、期请用语—用来表示请求与期望，如拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。
6、表态用语—用来对来文表明态度，如同意、照办、可行、拟同意、不同意、不要、不妥、请核查等。
7、综合用语—对所叙述的情况进行综合时使用，如，如上所述、综上所述、上述、总之等。 8、过渡用语，如为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等。
8、过渡用语—在公文的段落之间使用、承上启下，起过渡作用。（为此、据此、因此、现函复如下、现通告如下等）
9、谦敬用语，如恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣胜、不胜感激等。
10、结尾用语，如此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、请遵照办 理、请认真贯彻执行、以上意见如无不妥，请批转各地区执行等。）
2）惯用语，指一定民族语言中长期形成的习惯用语，如“抓辫子”、“吃大锅饭”。
3）缩略语，是较长词语缩短省略而成，如“一国两制”、“三个代表”
4）成语，一种相沿习用具有书面语言色彩的定型词组或短语。
5）引用语，指在写作中引用前人的现成语句来论证或说明文章中所要论述的问题。
①引用名人名言；②引用古书上现成语句；③引用党和国家领导机关重要文件中的语句。
第二节 公文的构成要素与书面格式
一、公文的构成要素（公文的组成部分）：发文机关标识、发文字号、公文公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等—是由党和国家在关部门颁布的规范性文件所规定的。
二、公文的书面格式
公文的书面格式：指公文的各要素在公文文面上所处的位置和书写样式。——是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。
★公文的眉首部分包括：
1）公文份数序号：将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号（不是所有都需要）——规定带有密级公文要编制份数序号位置：位于版心左上角成本顶格第一行；一般由六位阿拉伯数字（不得少于2位）组成。其位置在版心左上角顶格第1行，数字不足规定数时，前面用“0”（零）补齐
2）密等级和保密期限：是指公文秘密程度的一种标志。分为绝密、机密、秘密三级；涉及党和国家秘密的公文应标明密级。
标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。
位置：位于文件首面公文版头右上角第一行3号黑体，凡传递秘密公文应在文件封皮上加盖戳记注明。
保密时限：一般分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。
绝密：是最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。
机密：是重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。
秘密：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损失。
3）急程度 ：是对公文送达和办理的时间限度。 （包括：特急和急件，电报分为：特提、特急、加急、平急，位置在文件首页文头右上角，需要与密极同时使用，紧急程度置于密级之下，上下对齐。时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。）
4）发文机关标识（文头），是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。
位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。—使用这种套文头的文件，通常称之为“红头文件”。、党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。
5）发文字号：指由发文机关编排的文件代号。（由发文机关代字、年份（加六角括号[ ]）和序号组成）
★发文字号作用：1）统计发文的数量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。
编排发文字号要力求准确、稳固、系统。位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列：“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第X号”。
6）签发人：在上报的公文中才出现的，目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。一般供上行文使 用。位置应平行排列于公文字号右侧，与发文字号同处在一行
★公文主体部分包括：
1）公文标题，：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。位置应于红色横线下分1行或多行居中排列（省略情况：1、省略公文机关名称 2、省略事由的 3、机关名称和事由同时省略的）
2）主送机关，：指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。（一般有三种情况：1、上级机关对下级发出的公文，下级机关单位负有贯彻执行的责任，除批复外，有两个以上主送机关。 2、下级机关向上级领导机关报发出的请示报告等上行文，一般只有一个主送机关。 3、直接向社会公众发布的公文，主送机关就没有必要再写了）位置应在正文之上公文标题左下方，无论一行或多行，应靠左顶格书写。
3）正文：是公文的主体部份，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。可分为：
①导语（导语写作有：1、依据式，简要说明发文的根据，常用语有根据、按照、遵照等。2、目的式，开宗说明发文的目的，常用语有为、为了等。3、原因式，简要说明发文的原因，常用简洁语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头）
②正文主体，是公文最主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。
正文主体一般要求：1）内容要符合党路线方针政策和有关规定，符合国家的法律法规，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已公布的文件相衔接；2）所反映的情况问题数据等必须真实可靠，提出的措施和办法要切合工作实际，切 实可行；3）内容涉及的有关部门要经过协调会商，取得一致意见；4）文字表达概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实是求是，合乎语法规范，正确使用标点符号；5）公文中的数字年份均不能回行。
③结束语，正文的结尾
4）附件，附件说明位于正文的左下方，公文生效标识之上，注明所附文件材料名称及件数，——应在正文下一行加以标识
形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。 位置应于正文左下方，公文生效标识上。注明附件材料名称及件
5）成文时间，指公文形成的时间是一项重要内容，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。（年、月、日要写全-用汉字）
位置应标注在发文机关署名下方。不论其文字多少，都要注意二者的距离相称。
注意事项：
（1） 一般情况下，以领导人签发日期为准。（2） 经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准，并加括号写在公文标题的 正下方。 （3） 法规、规章类文件以批准日期为准。 （4） 两个以上机关的联合行文，以最后一个签发机关的领导人的签发日 期为准。 （5） 一般的日常事务性公文，如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。
6）公文生效标识，指在正文或附件之后加盖发文机关印章或签署人姓名，是证明公文效力的表现形式。
（1） 单一发文机关（落款不署发文机关名称，只标成文时间，在成文时间上加盖机关印章即为公文生效标识）
（2） 联合行文印章（3） 关于在公文中不再标识“此页无正文”的说明—用调整行距和字距的方法处理
7）附注，是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明。应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间下一行。
★公文的版记部分：
1）主题词，指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。位置：位于注释或特殊要求说明左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。
★主题词作用：1）可以准确简要地概括文件的主要内容；2）提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率
（主要表现在：一快，二准，三全）；3）有利于文书档案管理的规范化系统化科学化1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。
注意事项： （1） 必须在公文主题词表中选用主题词。 （2）公文主题词表中的类别标题不作主题词。 （3）主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。（4）一公文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。（5）在公文上标注主题词，要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。⑹“主题词三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，”主题词“后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。
2）抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。（抄送机关要掌握的原则：①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。）
位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。
3）印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。印制单位：一般是各级机关的办公厅（室），使用全称或规范化简称。 印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。 印制份数：是该份文件所印的数量。
注：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分—双称“文尾”置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。
三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）会议纪要格式
第三节 公文的排版形式与装订要求
一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。
包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：
公文排版的有关问题：
1）公文用纸尺寸与规格： 国际A4：长297mm、宽210mm
2）公文的书写形式：一律采用从上至下、自左向右横写横排。（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。多层次结构的标识方法： 第一级用：一、二、三…第二级用：（一）、（二）、（三）……第三级用：1 、 2、3、……第四级用：（1）、（2）、（3）
3）字体字号的选用：一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。
发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。
4）排版规格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。
5）制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。
6）印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。
二、公文的装订要求 ：公文一律左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。采用线装、钉装或胶粘等的办法。
第四节 公文的稿本
一、公文的稿本1、公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。 草稿是指内容和和文字表述都还未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。草稿的特点：尚未定型、非 正式、无效力。公文文稿按修改次数 可分为：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。
2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅、，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿， 是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。
定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。
二、公文的文本同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。
公文文本按不同用途可分为：
1）正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。（特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力）
2）副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。（作用：代替正本供传阅、参考和备查使用）
3）存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。（特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。
4）修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。5）试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。6）各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。
第四章 公文的行文规范
公文的行文规范的意义：为了充分发挥这些公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行文，以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行，从而维护机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。
公文的行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。
第一节 公文的行文关系
公文行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。
公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。
一、确定行文关系原则：1）国家行政机关的隶属关系和职权范围 ；2）党的各级机关的隶属关系和职权范围
二、 机关之间行文关系的划分
★党政机关的行文关系从隶属关系和职权范围可分为：
1、同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。
—使用“上行文”“下行文”
2、上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。—使用“上行文”“下行文”
3、非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。—使用“平行文”
4、 同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。—使用“平行文”
第二节 公文的行文方向与方式
★行文方式根据机关工作的需要分为：
1）下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。
（根据发文不同上的和要求分为：1、逐级下行文 ：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。 2、多级下行文：是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。 3、直达基层组织和群众的下行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。）
2）上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。（根据发文机关的实际工作需要分为：1、逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。是上行文最基本最常用的一种方式 2、多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。 3、越级上行文：是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。 ）
3）平行文：是指同级机关、或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。
第三节 公文的行文规则
行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。
★公文行文规则：
1）注意隶属关系尊重机关职权； 2）大力精减文件严格控制发文数量和范围； 3）一般情况党政机关不得越级行文
4）牵涉几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文； 5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关
6）主送机关与公文文种要相互呼应； 7）关于联合行文的问题； 8）关于请示的行文问题
9）关于各级党政机关办公厅室的行文问题； 10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行
第五章 机关法定公文的写作（上）
第一节 命令（令）
一、命令（令）概述
1、命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。
2、适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。（《办法》）
3、哪些领导机关有权发布命令？
（1）中华人民共和国主席；（2）国务院；（3）国务院所属各部、各委员会；（4）县级以上各级人民政府；（5）乡、民族乡、镇的人民政府。
二、★命令的特点：1）权威性（1）主体：乡以上级别的国家权力机关的执行机关。⑵ 内容：具有不可更改性。
2）指挥性 3）强制性
三、最常用的命令类型：1）公布令：也可称发布令或颁布令，适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。 2）行政令 ：是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。 3）嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。 还有任免令、动员令 、戒严令、通辑令、特赦令
四、★命令（令）的写作 要求：1）必须根据宪法法律规定的权限范围发布命令；2）要注意各类型命令的共同点不不同点；
3）语言要准确、凝炼、庄重、有力。
命令的内容：单一、一文一事，篇幅较短。命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。
标题一般可以：1、发文机关加事由+文种 2、发文机关（领导人职务）+文种 ；
编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）
Q各类命令（令）的写法：
① 公布令写法：要说明公布什么法规，什么机关什么时候通过，什么时间开始施行。必须把法规全文放在命令之后同时公布。
② 行政令写法：正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。
③嘉奖令写法：正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。
★行政令正文的写法：1）由命令原由、命令事项、执行要求组成
2）命令原由放在正文开头，用一两句话说明发布此命令的必要和重要性
3）命令事项是行政令的主要部分，应把要做什么不能做什么交待清楚，常用分条列举，使行文清晰。
4）执行要求放在正文最后，说明执行命令过程中的特殊要求，有时还说明奖惩措施。可单独成段也可作为命令事项的最后一项例出。
★嘉奖令正文的写法：1）由先进事迹、嘉奖内容、号召组成
2）先进事迹放在正文最前面，扼要清楚地说明受嘉奖人的功绩
3）嘉奖内容说明给予受嘉奖人怎样的奖励
4）号召表达发布命令者对于有关人员的期望，向受嘉奖人学习什么。
第二节 议 案
一、议案概述
1、议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。
2、适用范围：是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。
二、议案的特点：1）行文关系及办理程序的法定性 2）行文内容的单一性和可行性
①议案内容必须单一，一个议案提请审议一个事项。 ②提交会议审议的事项，必须是成熟的，可以实施的。
三、议案的类型： 1）由职能机构提出的议案（职能机构：主要指国家权力机构的办事或执行机构。如全国人大主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院） 2）由人民代表提出的议案
四、议案写作注意事项：1）提出的问题重要且已具备解决的条件 2）要注意提出的权限和时限 3）要注意行文格式和办理程序
标题：由提议案人、议案内容、文种三部分组成；正文：要说明提出议案的理由及具体内容。
议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。
议案审议表格：一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。
第三节 决定 决议
一、决定
1、决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。适用：对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。
2、决定的特点：1）内容重要 2）政策性强 3）有约束力
3、决定的类型：1）指挥型：对重要事项和重大行动作出决策或部署，其特点是影响大，指挥和导向作用明显。 2）个案型 ：对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出决定，目的是引起注意或警惕，扩大正面影响，缩小消极影响。 3）知照型：有些事情比较重要，需要让大家知道，用决定的形式公布只是“广而告之”的意思，并不需要大家都去实施
4、★决定的写作方法：1）决定的标题，由决定机构、事由、文种构成，在标题下面用括号标出决定日期，有的还标明由什么会议通过 2）决定的正文，三种类型的决定写法不同：①指挥性，由决定理由、决定事项、执行要求组成，事项清楚、执行要求明确，具体行文，理由要简明扼要，事项和执行要求，可分开或一起写，视情况定。②个案性，由决定理由（个案事实分析）、决定事项、期望要求组成，事实分析要清楚，期望要求要具体。③知照性，正文写作较简单，把需要“广而告之”的决定事项例出就行，决定根据或理由，可不说，有的需说明一下。 3）决定的文字要准确、鲜明、简洁以便领会执行。
二、决议：是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指挥性公文。
1、★决议的特点：1）表达群体意志 2）权威性和约束力。适用：用于经会议讨论通过的重要决策事项。
2、★决议的类型：1）决策部署型，是重要问题经过会议充分研究讨论后作出的决议，内容多半是分析问题的性质，提出解决问题的办法，部署今后的行动。 2）结果公布型，是重要会议往往通过一系列决议，有些决议需要公布于众，这些决议有的简单，只要说明会议通过了什么，有的详细，还要说明会议对事项的看法等。
3、★决定和决议的异同：
共同点：1）都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策；
2）在文字表达方面都要求准确、鲜明、简洁。
不同点：1）形成的程序不完全一样 （决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。） 2）内容的范围不尽相同 （决议多半针对全局性问题作出决策；决定既可解决全局性问题，也用以解决具体问题。）3）发布形式略有不同（决议以会议名称发布；决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。）
第四节 指示 意见
一、指示：是上级机关对下级机关指工作的公文。
★指示的特点：1）针对性 2）原则性
★指示的类型：按照指示内容涉及的范围，可分：1）涉及全局问题，带普遍性的指示 2）涉及局部问题，带有特殊性的指示
★指示的写作：1）指示标题由发文单位、事由、文种三部分组成。（如工作特别紧急，则可用“紧急指示”）
2）指示 正文一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。根据包括理论根据、政策根据、现实根据等文字要精练扼要，突出主要根据。指示事项和执行要求要写得具体明白，使下级能正确领会、执行。总得说要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰
二、意见 ：是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件
1、意见的类型：意见都是对重要事项发表见解，但由于发表见解机构的地们不同，因而意见的类型也有二种。
1）直接指导性 2）批转执行型
2、意见的写作： 注意内的政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰。
1）意见标题：一般也是发文单位加事由加文种。但如经上级机构批转或转发，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面。
2）意见正文：一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。意见的内容，要原则而不空洞，具体而不琐细，要让下级知道怎么做，但又不致束缚下级的创造性。
第六章 机关法定公文的写作（中）
第五节 公告 通告 公报
一、公告 通告
1、公告、通告概述
公告，是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。 通告，是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。
2、★公告通告的特点和差异：1）发布的公开性，内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。差异在发布的范围不相同，公告涉及范围广通常通过新闻媒体向全世界发布，通告的范围小，可通过新闻媒体发布，也可只在一定范围内张贴公布 2）事项的重要性，公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式发布。一般公告公布的，都是比较重大的事情；通告公布的，则次于公告。
3）操作的严肃性，公告由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会准备，一般机关团体不得随意发布公告。公告和通告均内容重要而涉及面广，因而操作时必须严肃，要严格按章办事。
3、公告和通告的类型，按其内容的性质，都可以分为：
1）涉及法定事项的公告、通告—有关人员必须遵守2）知照性公告、通告—“广而告之”不需要遵守或执行
4、公告、通告的写作：
1）符合权限，一事一告；2）内容明确，语气庄重；3）注意格式：① 公告、通告标题的四种形式：发文单位加事由加文种、发文单位加文种、事由加文种、只有文种名称②正文：只要把公布事情扼要写出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果标题部分已显示，则最后可以不再另署。
二、公报：是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件
1、公报的特点：1）具有内容的公开性和重要性 2）发布机关的权威性
2、公报和公告的区别：1）从发布机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告；2）从内容来主，宣布单独事件多用公告，发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。宣布要有关人员遵守的法定事项，用公告而不用公报。
3、★公报的类型：1）会议公报，用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定；2）统计公报，发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字；3）外交公报，涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方面的观点及取得的共识
4、★公报的写作：不同类型的公报，写作时要注意的侧重点有所不同：1）会议公报因发布目的不同而有不同的写法 ，如目的是公布会议结果，只要简明扼要说明最后结果就行了；如目的是传达会议精神，就要根据会议内容，作详细的分析阐述。2）统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性统计数字。统计公报以发布各种数据为主，其内容一定要科学、准确。 3） 外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。其内容涉及各方的观点和承诺，行文要十分准确和庄重。
第六节 通知
一、 通知：是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。
1、通知是一促使用面积广，以下行文为主也可以是平行的公文种。 通知是机关使用最频繁的公文文种。
2、通知的用途：1）上级机关对下级机关通知应该知道或办理的一般事项；2）发布某些行政法规或对下级机关工作指示，不适宜于命令或指示发布；3）国务院和各部各委员会及地方各级委员会的秘书工作部门转达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示；4）平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项
二、★通知的类型：
1）发布性通知，用于发布行政规章制度及党内规章制度；2）批转性通知，用于上级机关转转下级机关的公文（如请示、报告等）给所属有关人员，让他们周知或执行；3）转发性通知，用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行；4）指示性通知，用于上级机关指示下级机关如何开展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事务性通知，用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。
三、★通知的写作：
1）标题，多采用发文单位+事由+文种、事由+文种两种形式。简单的事务性通知，标题也可只写“通知”二字。
2）正文，不同类型写法不同：①发布性通知只要写明发布什么规章，请贯彻执行就可。②批转性、转发性通知，简单的只要写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行，多数情况下发文单位要对原文件发表一下意见，最好另起一段，内容是对原文件的评价、对贯彻执行提出的要求和希望。③请示性通知：写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。指示性通知正文框架：先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。④任免性通知，一般只要写明什么权力机关任合或免去什么人担任什么职务就行。⑤事务性通知，只要把需要周知或执行的事写清楚就行。事务性工作较琐细，写作时要十分仔细。
3）其他事项：1、一般在正文前左上角写受文机关，在正文后右下角写发文机关和发文日期。2、少数通报情况的通知，或受文面极广的通知，可不写受文单位名称。3、紧急通知一般要在标题标明事由和“紧急通”字样，并在正文中说明发出的原因。
第七节 通报
一、通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。表彰先进、批评错误是通报的主要功能也是特有功能。
二、通报的特点：1）周知性 ：在发文范围内所有人都知道。 2）指导性：通报对读者的思想、行为有指导、导向作用。
三、★通报的类型：1）表彰先进型：用于表彰个体或集体 的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。 2）批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应该吸取的教训。 3）传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。
四、通报的写作（通报的格式与通知差不多）
1、标题：“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。 2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角
3、受文者名称：放在正文之前的左上角。 4、正文：不同类型有不同写法。
（1）表彰先进型：一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。
（2）批评错误型：应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。
（3）传达事项型：一般由两部分组成，一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者要多少，视实际需要决定。
第七章 机关法定公文的写作（下）
第八节 报告
一、报告，是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告主要作用是上下沟通。
二、★报告的特点：1）重陈述 2）有主见
三、★报告的类型：
1、按内容涉及的范围可分为：
1）综合报告：多属例行报告；2）专题报告：就某件事或某个问题专门定的报告，多半是不定期的，根据实际情况的需而撰写。
2、按行文的目的不同可分为：1）呈报性报告：行文目的单纯，就是将有关情况报告上级，让上级知道。（一般汇报工作、反映情况、答复询问的报告多属此类） 2）呈转性报告：行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。
四、★报告写作要求：1）陈述事实要清楚扼要 2）表达观点要精练清晰 3）语言要简洁朴实
请示，是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文
五、报告的格式（较简单）
1、标题多由“事由加文种”形式。 2、正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。
第九节 请示
一、请示的概述 请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。
二、★请示的特点：
①超前性：请示必须是在办事之前。②说明性：请示的目的在向上级说明情况，请求帮助。③单一性：必须“一文一事”。
三、请示的类型：1）请求批准类 2）请求帮助类 3）请求批转类
四、 ★请示写作要求：—请示内容单一，目的较单纯
1、★要遵守行文规则：1）请示应当一文一事；2）请示一般写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但
不得同时抄送下级机关；3）一般不得越级请示，因特殊情况应抄送被越过的上级机关；4）受双重领导的机关应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
2、理由要充分、要求要合理。
3、格式要正确，语言要得体。①标题：一般用“事由加文种”形式。（不能只写“请示”二字）；② 正文：多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。（请示理由应自成段落）；③ 正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。（语言要得体）
第十节 批复
一、批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文。
二、★批复的特点：1）针对性 ：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。 2）指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用，下级不能违背上级的批复。
三、★批复的类型：针对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类：
1）表态性批复，主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。同意的不必说理由，不同意的一般略说理由。
2）指示性批复，针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。
四、★批复写作要求：1）要先回应后批复 2）态度要鲜明，措辞要明确 3）要及时批复
第十一节 函
一、函：是机关之间办理日常公务的交往性公文。一般用于平行机关和不相隶属的机关，但有时也可用于上下级之间的交往。
二、★函的特点：1）形式灵活，适应性强 ； 2）务实性强。
三、★函的类型：1、商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题。—用于平行机关和不相隶属的机关。
2、问复函：用于机关之间提出询问和答复询问。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。
3、请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。—用于平行机关和不相隶属的机关。
4、知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。—用于平行机关和不相隶属的机关，也可用于上下级之间的交往。
四、★函的写作要求—格式与写法，与一般书信基本相同：1）一事一函，直陈其事；2）语言要平实、亲切、自然。
五、函的格式： 函的正文，一般由缘由、事故、结语（表达发函者的愿望）三部分组成。
第十二节 会议纪要
一、会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。会议纪要要出现于民国末年。
二、★会议纪要的特点：
1、纪要性：把会议的主要精神和议定事项，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一般过程，议而未决的事项。
2、约束性：反映统一精神和议定事项的会议纪要，对与会者和有关人员，具有约束力。
3、知照型：公开发表或内部交流的会议纪要，可以让群众或有关人员了解会议情况。
三、会议纪要的类型：1）决议性会议纪要；2）协议性会议纪要；3）研讨性会议纪要。
根据会议的性质和拟写会议纪要的目的，可分三大类：
1、决议性会议纪要：多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，纪要记载会议的主要精神和决议事项，可以作为传达和部署工作的依据，对今后工作的指导意义。—是最为常见的纪要。
2、协议性会议纪要：由代表不同方面的不同机构联合召开的商讨共同关心问题的会议，纪要主要记载各方取得的一致辞意见，对各方今后的工作有约束力。 这种会议纪要具有协议书、意见书性质。
3、研讨性会议纪要：研讨问题或交流情况、经验的会议，各抒已见，不需要统一意见，不需要作决议，经要只要把各方的主要观点、意见或情况记下就可以。
四、会议纪要的写作：
1、会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。
2、会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。
3、会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。
4、 会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关，不另外署名。
第3点的★会议纪要的正文写法：1）正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分；2）会议概况介结开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等，其详略视实际需要决定，应尽可能简要，一般放在正文开头，有时可移至正文最后； 3）会议内容是主要部分，介结会议讨论和决定的主要事项，要写得观点鲜明、主题突出、内容充实、不可出现漏缺，常见有综合归纳和分项例举两种写法；4）结束语是小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。
第十三节 条列 规定
一、条例，是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作活动、行为等的法规性公文。
条例的类型：1）党的中央机关制定的条例 ：知用于规范全党的工作、活动和党员行为。 2）国家行政机关制定的条例 ：适用于规范全国性的某一方面的工作。3）地方权力机关制定的条例：适用于规范地方某一方面的工作。
二、规定，是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。
规定的类型：1）党内规定 ：由党的中央机关制定，适用于对党内某一方面的工作作出的规定。 2）法规性规定：由有条件制
定法规的机构制定，适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。 3）一般性规定：机关团体对某些工作作出的具体规定，不属法规性质，但在一定范围内的规范作用。
三、条例和规定的写作：条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种
1、★草拟条例和规定的原则：1）坚持四项基本原则，为改革开放，搞活社会主义现代建设服务 2）符合宪法和法律，符合党和国家的路线方针政策 3）从实际出发，实事求是 4）贯彻民主集中制，充分发扬民主
2、起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，如果现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以予废止。3、条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。 章条式“适用于内容比较复杂的：”条款式“适用于内容比较简单的。4、语言要准确、严密。
第八章 机关其他常用文书的写作（上）
第一节 规章类文书
一、规章类文书：是规范工作、活动、行为等的规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。
1、规章类文书包括：条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。
2、★规章文书的特点：1）具有内容的规范性；2）执行的强制性；3）制定的程序性：①内容的规范性：是指规章类文书是为了规范特定范围、特定方面的工作、活动、行为而制定的，它是办事的准则、活动的依据、行为的规范。 ②执行的强制性：是指规章制度一经确定并公布实施，有关人员就必须遵守、不能有特殊例外者，不能任意解释或变通 . ③制定的程序性：是指规章类文书从草拟、确定到公布实施，应按一定的程序进行。
二、规章类文书的写作四种类型
1、办法：对某一项行政工作作出比较具体的规定。—办法和条例、规定一样，同属行政法规。（属行政法规）
办法的内容应：具体、周全、便于操作。多条款形式。
2、实施细则：是实施法律、法规的细小规则，它多半是主管总门针对实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则。目的：是加强法律、法规的可操作性，保证法律、法规的顺利实施。写法：一般也是“章条式”或“条款式”，但每一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。
实施细则与法律、法规的联系和区别： ①区别为：法律、法规必须概括；实施细则必须具体，便于操作。②联系为：实施细则的内容必须和法律、法规的有关条款相对应。
3、章程：是一定组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。
章程的种类： ① 组织章程：系统阐明一个组织的性质、宗旨、任务、成员、机构、活动方式、经费来源等。
② 办事章程：是为了办理某项工作而制定的规章制度。
章程的形式：“章条式”—政党、较大的社会团体的章程多采用； “条款式”—机构较小、涉及事务不很多的章程采用。
4、守则：是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。 写作要求：简短、精练、易记。
第二节 计划类文书
一、计划类文书，是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。
计划类文书包括规划、纲要、计划、安排等文种
★计划类文书的作用：1）下情上达 ：下级机关通过上报工作计划，可以得到上级机关的指导和帮助，减少完成计划过程中的困难。有些工作超出本身权限的，更需要上级机关批准后才能实施。 2）上情下达：上级机关把自己的工作计划告诉下级机关，可以起宏观调控的作用，使下级机关能根据全局的计划，安排好自己那部分工作。 3）统一自身步调：机关单位通过对本单位工作计划的讨论和制定，可以使全体成员思想统一、步调一致，共同为完成计划贡献自己的力量。
二、★计划类文书的特点：1）目标的前瞻性：任何工作计划都有一个需要完成的预期目标，这目标不是任意确定的，它必须服从更长远的奋斗目标。 2）操作的预想性：工作计划必须有实现目标的步骤和措施，这些步骤和措施，是根据主观和客观条件，借鉴自己和别人以往的工作经验，设计出来的，它应当具有可操作性，同时又具有尚未经实践检验的预想性质。
三、★计划类文书的类型：根据完成期限、内容侧重、具体作用的不同，分三大类
1、规划类：实现目标的期限较长，往往是五年以上。内容侧重在工作的指导方针、努力方向，工作的实施步骤和重要措施等。作用主要是针对全局工作作略性、方向性的规定，以指导局部的、短期的各项工作。
文种名称常用：规划、发展规划、远景规划、纲要、发展纲要等。
2、计划类：实现目标的期限较规划短，以年度计划和一年以内的短期计划为多。 计划类文种一般都叫“计划”
3、安排类：指较短时间段内对工作的具体安排。它的内容具体、细致、执行和检查均极方便。
计划类文书的格式以“条款式”和“表格式”最为多见，以也条款式和表格式结合使用的
四、★计划类文书写作要求：1）分析情况要认真细致一定要吃透三方面情况： ①大环境的形势及要求，包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求； ② 主观条件，指本身人力、物力、财力情况及可挖掘潜力； ③客观条件，指上级和其他部门可能给予的的帮助。 2）确定目标要实事求是 3）措施步骤要切实可行 4）条目要分明，语言要简洁① 标题 ：由机关名称、适用时间、内容类别、文种名称四部分组成。②正文格式：多用“条款式”或“表格式”。
五、完整的计划包括：1）现状分析；2）目标和任务；3）主要措施；4）实施步骤；5）执行要求计划正文的格式以“条款式”或“表
格式“最为多见，也有条款式和表格式结合使用的，条款式分条分点，眉目清晰；表格式一般用于说明任务分配，时间安排等内容，其好处是一目了然。 计划的文字尽量简洁，但表达要明确。
第三节 总结
一、总结，是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。
总结与计划关系：总结和计划是相对应的：计划是工作之前拟定，用以指导工作；总结是工作之后进行，用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今后的工作。总结的作用：下情上达和提高自身。
二、总结的特点：1）回顾性：总结的内容是回顾已经做过的工作。 2）经验性：从工作中引出经验教训，为以后的工作提拱借鉴。
三、总结的类型：从内容的涵盖来分，可分两种：1）综合性总结 ：是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作。
2）专题性总结：只就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结，内容比较单一。
四、★总结的写作要求：1）回顾工作情况要实事求是 2）总结经验教训要着眼未来 3）纲目要清晰，文风要平实
标题：常见有单行标题和双行标题两类。
正文：两种写法 1） “分层展开式”：是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。 2） “纲目带动式”：是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。
第四节 调查报告
一、调查报告，是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。
★调查报告作用：主要是提供真实的社会情况，为制订政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题服务
二、★调查报告的特点：1）针对性强：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题定的。 2）纪实性强：调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。
★什么情况需写调查报告：1）社会普遍关注或需要引起社会关注的问题的调查，写成后供传媒发表 2）为领导重要决策服务的有关情况和信息的调查，写成后供领导参考 3）为解决较复杂问题服务的专题调查，写成后供有关人员参考
三、调查报告的类型：根据调查报告的性质和作用分：1）新闻性调查报告 2）政务性调查报告 3）个案性调查报告
四、调查报告写作要求：1）深入细致、客观公平的调查是写好调查报告的前提；2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务；3）调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题
调查报告的格式
① 标题：有公文式标题和新闻式标题两种形式。 a.公文式标题：“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”三种形式。 b. 新闻标题：有单行和双行两种。 单行的形式有：直陈式、提问式、结论式等。 双行的一般是正标题点明主题或提出问 题，副标题说明调查对象、内容等。 标题中如果没有“调查报告”或“调查”字样，发表时一般应注明“调查报告”或“新闻调查”。
② 正文：一般分前言、主体、结尾三个部分 . 前言：陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过程，也可阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。 主体：调查报告的主要部分，调查所得的材料和结论都放在这部分。结尾：调查报告全文的总结，或再一次强调结论，或提出建议与希望，或提出进一步思考的问题等。
第九章 机关其他常用文书的写作（下）
第五节 讲话类文书
一、讲话类文书：是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称——是在公众场合经常使用的文书
二、讲话类文书的类型： 根据讲话的场合及主旨的不同，可分为三类：1）讲话稿 ：是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。 2）开幕词：是在大会开始时，由主要领导人向大会会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题、向与会代表提出希望的书面文稿。—具有指导性、方向性和基调性的作用。闭幕词：是在大会结束时由主要领导人向大大会会宣读的概括大会主人精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。—具有总结性、激励性和评估性的作用。 3）欢迎词：是对客人的到来表示热烈的欢迎的一种讲话类文书。欢送词：是是客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话类文书。
三、★讲话类文书的特点：1）口头性 2）直接性 3）针对性
四、讲话类文书的写作 ：都由开头、主体、结尾三部分组成。
五、讲话类文书的写作
1、写作格式
①讲话稿：没有固定的写作格式，往往依讲话的内容、场合和目的而定。 开头：可彩开门见山的单 直入式，也可以采用设置悬念的提问式，或说明讲话目的和原因的交代式。主体：主要是阐明形势、任务、方法对策等内容。 结尾：一般总结全文，自然收束，并提出希望。展望未来，使人回味无穷。
②开幕词：开头：宣告会议开幕，常用称呼开头，接着说明会议的组织组织情况。 主体：一般先总结以信成败得失，然后说明大会议题（大会任务）；指出解决这些议题（任务）的有利条件，进行可行性分析，使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的，条件已经具备；还可交代大会议程（主要活动安排情况）。 结尾：要有鼓动性、号召性和预祝性，提出要求和希望，意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。
闭幕词 ：开头：概括总结大会的主要成效。主体：包括两方面内容。一是分门别类总结大会情况。二是提出贯彻执行的意见。 结尾：一般提出号召或希望，也可以鼓舞人心的口号作为结尾。
③ 欢迎词、欢送词、答谢词：开头：首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象（应用尊称），然后用热情洋溢的语言向客人表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。写作时应充分流露致词者的友好心情。 主体：这部分内容写作比较灵活自由，无固定的写作格式。整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。 结尾：应对主体部分的内容做出总结，同时对有关问题，特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召，提出期望。写作时应使用一些具有激励性、鼓舞性的语言，从而起到振奋人必、激励向上的作用。最后再写一些表示祝愿的话语。
2、★讲话类文书的写作要求：1）主题要鲜明、集中、切勿顾左右而言他，东拉西扯；2）材料要真实、新颖；3）布局要清晰、紧凑、讲究步步推进，环环相扣； 4）语言要明白、生活，表达要简单、明了、生动活泼
第六节 记录类文书
一、记录类文书，是指如实记录有关内容而形成的公务文书。
记录类文书的类型包括：
①会议记录：是指如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。还是制作会议经要、会议简报等公务文书的重要依据。
②电话记录：是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。
③接待记录：是指在接待群众来访时，记载有关接待内容的文书。
④大事记：是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。具有客观、准确、系统、可信的特点。
二、★记录类文书特点：1）内容纪实性 2）材料的直接性 3）语言的实录性
三、 记录类文书的写作
（一）会议记录的写作格式及写作要求：
1、会议记录一般包括以下部分：1）会议组织情况：应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因，主持人和记录人的姓名，会议主要议题等。2）会议议题和议程 3）会议的进程和内容4）必要的手续：每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读，发现成就或遗漏应立即更正或补充，然后由会议主持人和记录人在记录后边签字，并注明本次记录的总页数。
2、会议记录一般要做到：1）记录人必须集中精力，把应该记录的内容迅速记录下来。2）要求记得正确、清楚、完整，重点内容要求准确、详细。3）对特别重要的会议内容，为保证记录的准确，可根据现场录音整理或核对记录稿，可几人同时记录，完毕后核对，整理出一份准确、完整的记录。 4）会议记录一般用汉字书写，字体要规范、清楚，不要用速记符号或其他非规范文字、文体，以保证其作为原始依据的有效性。
（二）电话记录的写作格式及定价写作要求： 一般有发出电话记录和接收电话纪录表格填写。
①★电话记录要注意的情况（接受电话一般应包括的内容）：1）接受时间。 2）来电单位和来电会话人、注明其姓名、职务等身份情况。3）来电话内容。4）处理结果，即将电话记录交有关人员处理的情况，此项内容在受话完毕后才能填写。5）接电话人姓名，必要时写明职务。
②发出电话记录一般应该包括：发电时间；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；发电话事由。
③作电话记录要注意以下要求：
（1）接受汇报或了解情况时，要记明事件情况，必要时还要询问有关情节和细节，每个要素、情况都城要细致准确，整体情况要完整。（2）电话请示时，要记清领导机关或领导人作的指示或答复，并记明发话人（传达人或领导本人）的姓名、职务，以便向本单位领导汇报。（3）接受上级指示或通知时，要分条记明指示或通知事项，对时间限制、工作安排和要求等要记清楚、准确。（4）重要的发话内容，要求对方复述，让对方确认无误才行。向别人传达重要事项时，也应要求受话人复述受内容。（5）一定要记下来电话人或受话人的姓名、职务、以保证内容的可靠、保密，并有据可查。
（三）接等记录的写作要求：
1、接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。
2、接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录。
（四）大事记的写作格式及写作要求
1、大事记的写作一般包括： （1）标题：一般由机关名称及内容加“大事记”构成。（2）开头：用于说明编写目的、意义、体例及时限等。（3）正文：由时间和记事两部分构成。按年月日排序。（4）结尾：用于说明材料的真实性和使用、处理等事项。
2、★大事记的写作要求：1）要记述“大”事。大事不漏，小事不记。2）要客观真实； 3）要言简意赅。
第七节 简报类文书
一、简报：是简明扼要的书面报告。简报类文书：是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。一般在内部运转，是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一。 常见的名称有：“简讯”“快讯”“快报”“动态”“信息”“工作通讯”“情况通报”“情况反映”“内部参考”“摘报”等。
二、简报类文书的类型：1）会议简报：即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。2）工作简报：就是反映本部门、本
系统各方面工作情况的简报。
三、简报类文书特点：1）简，即简报在文字上要简明扼要 2）快，即编发简报要迅速及时 3）新，即立意要新、内容要新
四、简报类文书写作：
1、简报类文书的写作格式： 一般由报头、主题、报尾三部分组成。
① 报头：简报的一个突出特点就是有独特的报头。 ②主体：主体一般由按语、标题和正文组成。
按语：用来说明编发简报的原因或目的，以引起读者的重视。 标题：拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。
③报尾：正文写完之后，用一条黑线将主体部份与报尾部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。
2、简报类文书写作要求：1）内容要真实、确切；2）篇幅要短小；3）针对性、指导性要强
第八节 建议类文书
一、 建议类文书概述
1、★建议类文书，是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。
2、建议类分文书的分类：提案、建议三种。
①提案：是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。 一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。
②建议：是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。
二、★建议类文书的特点：①建议性②说理性：文字表达上力求实实在在，明确具体富于说理性③委婉性：语气要委婉和切中要害
三、 建议类文书的写作
1、提案的写作格式与写作要求
① 提案的写作一般包括： （1）标 题 写明XXX单位XXX会议第X号提案。（2）案 由 此部份简明扼要地写明提案的内容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。 （4）理 由 理由要说明提出建议或意见的原因。（5）办 法 写明解决问题的办法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所写的时间。
②★提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况 2）注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。
2、建议的写作格式及写作要求
①建议的写作格式：由标题、称谓、正文和落款组成。
（1）标题：有三种写法：一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法。（2）称谓：即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。（3）正文：一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等。（4）落款：写建议者个人、集体或单位名称，并注明年月日。
②★建议的写作要求：1）把握分寸要适度 2）所列内容要具体 3）表述语言要精练
第十章 公文处理工作
第一节 公文处理工作概述
一、 什么是公文处理工作 ：常见有广义和狭义二种解释。
1、广义上说，公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以级立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。
广义可以从以下几个方面来理解： ①从发文阶段来说：从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。 ②从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。 ③从公文的管理来说，机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既要充分发挥公文的效用，又要有利于公文的保密，还必须建立一系列管理环节。 ④从公文的立卷归档阶段来说，公文在处理完毕以后，人们还要将其中对今后的机关的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。
2、狭义方面来说：主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。
我们所说的公文处理工作，是指广义的概念及其理解。
二、★公文处理工作的特点：1）政治性，指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行，还表现在提高机关工作效率的重要环节上，还集中体现在它是整个国哝机器正常运转的重要保证；2）★时限性 （主要表现在：1、凡进入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理，不能延误。2、有的公文的处理要讲究适时。3、公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接。） 3）机要性：是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书工作岗位的重要性；4）规范性：是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵循统一的规范。
★公文处理工作的作用：公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在：
1、助手作用。在机关内部，公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。
2、纽带作用。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。
3、查考作用。其中一部分按规定移交档案管，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。
公文处理工作的作有用与公文的作用的区别：
（1） 公文的领导指导作用，行为规范作用、信息传递作用、公务联系作用和凭据记载等作用是通过公文这个载体中的内容来实现的。（2）公文处理工作的作用，主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用。
第二节 公文处理工作的任务与组织
一、★公文处理工作的基本任务
科学地组织机关的文书工作，及时准确在处理机关的往来公文，有条理地、安全地运转公文，完整地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。
★公文处理工作的基本任务的主要内容包括以下几个方面：：1）文件的收发、登记和分送；2）文件的拟办、批办、承办和催办；3）文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；4）会议、汇报、电话的记录和整理； 5）文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；6）归档文件材料的系统整理、编目和归档工作；7）处理群众来信；8）为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。
二、公文处理工作的组织：组织机构、组织领导和组织形式三个方面。
1、公文处理工作的组织机构：
①对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。这些主要担负公文公文处理工作的机构，通常被称为文书文书处理部门，而相对地将机关内期货业务职能机构称之为承办单位或办文部门。公文处理工作的主要部分由机关的办公厅（室）负责，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。通常称为文书处理部门
②对于一些较小的机关，或者基层单位来说。 一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了。
③对于一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。
2、公文处理工作的组织领导
①从全国来说，由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。
②从一个机关来说，它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。★它的主要职责有：1）对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。2）总结本机关及其所属单位公文处理工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法。3）设计文书规格，促进机关公文处理工作的规范化、标准化，组织印制机关公文规范化、标准化所需要的公文表格、公文版头、公文稿纸、公文处理签等，并组织购置公文处理工作所需要的设备。4）指导、帮助机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务工作。 5）制定机关公文处理工作规范的有关规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。
③从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有负责对其所属的机关、单位的文书处理工作进行业务指导。
④从机关主要 业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。其主要职责：1）负责本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处理的工作事项。2）在本部门、本单位负责人的领导下，全面负责本部门、本单位公文处理工作组织，对本部门、本单位的公文处理工作的质量、效率和效益，进行检查、总结，学习先进经验，发现问题，及时纠正。 3）拾遗补缺，负责做好本部门、本单位公文处理工作中他人遗忘、不周到、应当补做的工作。
⑤对机关档案部门来说。机关档案部门所开展的业务工作和公文处理工作具有密切的关系，它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。 其主要职责：1）协助机关办公厅（室）在公文整理归档等业务方面，对机关各部门的文书工作人员进行帮助和指导。2）机关办公厅（室）以及其他公文处理工作部门共同制定本机关的公文处理工作以及归档文件整理工作等方面的规章制度。3）从有利于开展档案工作的角度，对本机关的公文处理工作提出合理的建议。
3、公文处理工作的组织形式：是指一个机关如何和安排公文处理的各个环节。也就是说一个机关到底采取什么样的合理工作形式，对机关内公文处理工作作出科学的、有效的组织安排，这是关系到能否提高公文处理工作效率的重要组织措施和保证。
①★公文处理工作组织形式的类型：1）集中形式：它是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员；2）分工形式：它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。（A按文件内容和职责分工B按公文处理的不同环节分工）
②公文处理工作组织形式的选择：应根据各机关的实际情况而定，以能及时、准确地处理公文，提高机关工作效率和方便工作为原则。公文处理工作组织形式的选择要结合考虑以下情况：A机关的工作性质、任务和职权范围。B机关内部组织机构设置的层次、数量。C机关收发文件数量的多少。D机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。E机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等等。小机关适用：集中形式。中等机关：视情况而定（集中、分工）。大机关采用：分工处理的形式
第三节 公文处理工作的原则与要求
一、★公文处理工作原则：必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实是求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行原则
二、★公文处理工作要求：1）必须准确、周密，确保质量 2）必须及时、迅速，注重时效 3）必须做到安全可靠确保机密 4）必须加强集中统一管理 5）必须坚持实是求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行 6）精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。
第十一章 公文办理程序
第一节 公文办理程序概述
一、什么是公文办理程序公文办理，有它科学的运转程序，主要有收文办理和发文办理。公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。
公文办理程序，在《办法》和《条例》中都有明确的规定。这些具体规定将在本章第二、三节详述。
任何一个机关组织，在拟制对外发文，对内文件或处理收来文件时，都应当按照规定的环节办理。这些环节前后衔接、环环相扣、排列有序，从整体上构成了机关公文运转处理的科学流程。
二、公文办理程序示意图现将《办法》和《条例》所规定的公文办理程序的主要环节之间的衔接，作如下图示：
上图所示，只是在一般情况下机关收发公文所经过的办理程序，并不是说机关的收文和发文都必须经过以上所有的程序。由于各类机关的规模、工作性质不同，公文的种类、数量不同，
各种公文的办理要求和方法也有所不同。因此，不同机关、不同公文的办理程序也是不尽相同的。在公文办理的过程中，我们一方面应当尽可能地完善它们的程序环节，不要人为地颠倒顺序或随意增删环节，
以免影响公文处理的质量；另一方面又不要搞绝对化，一刀切，要允许从实际情况出发，对不同类型的机关所形成的不同性质和内容的公文有着不同的办理程序。
第二节 收文办理程序
收文，指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。
收文办理，指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。★收文办理程序主要有：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。
一、签收、拆封和登记
1、签收：是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。是收文办理的第一个环节，机关的收文主要有三个来源：1）机关交通送来的的机要件；2）邮局送来的挂号函件和电报；3）外机关和部门直接送来的文件材料
★签收不论是从何种渠道送来的文件材料，都要对照公文投递清单或送文登记簿认真清点，做到四查清：1）查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；2）查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；3）查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆情况，应及时追查原因。4）查清文件登记件数与实有件数是否相符
2、拆封—文书人员的职责（写明由本机关或部门收启的封件进行拆封）
对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。密件则应交机要文书或机要室拆封。
3、登记：就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保正文件的收受和处理。
公文登记是收文办理的重要程序，也是公文处理工作的基础。
★公文登记作用：1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失；2）便于检查和检索文件；3）便于文件的统计和催办工作 4）作为核对与交接文件的凭据
公文登记的具体范围：1）上级机关文件，包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2）下级机关文件，包括请示、报告性文件；3）重要的带有密级的刊物、资料；4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；5）上级机关召开会议印发的会议材料。
公文登记的原则上方便文件的运转和管理。
公文中不登记的文件（公文登记的手续要尽量做到简便有效，减少不必要的工作量）：1）各种公开的和内部不保密的出版物；2）一般性的公开信和不应拆的私人信件；3）已被综合性文件包括的文件材料；4）行政事务性的通知、便函、介绍信用和请请柬等；5）领导“亲收”、“亲启”件这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。
二、审核分发和传阅
1、审核：机关文书部门收到下级机关上报的需要办理的公文，应当进行审核。
审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或 地区职权范围内的事项是否经过协商、会签；使用公文文种、公文格式是否规范等。
2、分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送
给有关领导、有关部门和承办人员阅办。
分发的原则和具体要求是：
①对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件，或重大问题的请示、报告之类的文件，以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导，再根据批办意见分发办理；
②对对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早的批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围直接分送哪个部门阅办；
③对来文机关答复本机关询问的文件，（批复、复函）要按本机关原发文的承办部门或主管人分送，既原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就分送哪个部门阅办；
④在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知。先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送；
⑤公文的分发要建立登记交换制度，无论是分发给本机关领导人或各业务部门的文件，还是转发给外机关的文件，都要履行签收手续；对那些要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及进收回，防止文件散失。
3、传阅：是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。 传阅现已成为机关领导处理事务，互通信息的一种有效的方式。
属于传阅件之列的主要包括：①上级机关的指导性文件或重要会议文件；②需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；③机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。
传阅文件应当注意的事项：1） 传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、负责人和业部门阅读，再送其他有关需要阅知的对象。2）传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；3）在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件时行检查，如有领导批示，要按批示意见进行处理 4）每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。见P301
三、拟办、批办与承办
1、拟办：是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。
拟办是收文处理中的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。
如何做好拟办工作：① 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。 ②要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。③要熟悉业务。④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期
2、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。
公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。
批办的主要内容包括：①提出处理该份文件所述问题的原则和方法。②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。③凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。④各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。
3、承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。
承办这一环节，是收文的最后一道程序，又是发文程序的开始，是公文处理中的一个关键性的环节，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。
公文承办有两方面的意思： ①从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。 ②从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）。
承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点： ①对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文，不得延误推诿②对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。③对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。 ④来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，将有关团料一并附上，以保证领导全面掌握情况，作出正确地判断和决策。
四、催办、查办与注办
1、催办：是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。
催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。
催办工作一般有两种情况： ①对内催办主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行
或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。 ②对外催办：主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。
催办工作应当注意做到的几点：① 要明确催办范围。 ②要明确催办落实。③要建立和加强公文催办工作的组织机构。
催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。
催办的形式其主要方法：应根据不同的怀脱胎换骨，采用口头催办、电话催办和书面催办等形式：①在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。②对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。③如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。
公文催办存在的问题：①一些单位对公文催办工作还不够重视，缺乏健全的制度和相应的措施。②对需要尽快办理的公文，拖长办文时间，给工作造成不必在的损失和影响。③有些办理完毕的文件，承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上，给以后查考文件带来很大的困难。
2、查办：是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。
一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：
①党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；②各种会议的决办事项；③文件、电报的拟办、拟复事项；④对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；⑤领导批示或交办的事项。
查办与催办的异同：①相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。② 区别：（1）查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。（2）查办的问题要进行查办立项，结果要写出汇报材料及时反馈，实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。
查办工作一般按以下程序进行：
①阅读有关材料，搞清查办的问题。②查办立项。—立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。 立项内空包括五要素：（1）确定查办的事由；（2）明确办理要求；（3）指明承办单位或承办人；（4）规定完成时限；（5）提出办结后的反馈要求。③查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。④查办的结果与反馈。结果的几种情况：（1）肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；（2）否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；（3）部分肯定，部分否定。（4）事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。⑤ 立卷归档。
3、注办：是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。
注办一般包括以下内容： ①一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。 ②需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。 ③用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。 ④不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。
第三节 发文办理程序
发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。
发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。
发文办理程序：1）拟稿、审核与签发 2）核发、缮印与校对 3）用印、登记与分发
发文办理的作用：是机关秘书工作的重要组成部门，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式。它对及时有效地实施领导、指导工作，处理问题起到重要的作用。
一、拟稿、审核与签发
1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。
拟稿的注意事项：1）要符合党和国家的方针、政策、法律、法律及有关规定。2）要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅简短；3）文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；4）如要引用某份公文，就先引标题，后引发文字号；5）涉及计量单位时，必须用国家法定的标准计量单位；6）在使用简称时，应先用全称，并加以注明；7）公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修色彩语句中作为词素的数字必须使汉字外，应当使用阿拉伯数字。
2、审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。
审核的重点：1）是否应由本机关办理 ；2）是否符合行文规则；3）内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；4）涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经过协商、会签；5）使用公文文种、公文格式是否规范。
公文审核六查内容：1）查是否需要行文，以什么名义行文；2）查文稿内容与法律法规和政策及上级的有关规定是否一致，
与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾；3）查要求和措施是否明确具体，切实可行；4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5）查文字表述是否准确简练条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；6）查公文格式是否符合规定。
目前没有切实把好关的主要有几个问题：
（1）涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。
（2） 本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见为一，经致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。
（3） 有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。
公文格式的审核主要包括：（1）查文种的使用是否恰当（2）查公文标题是否能正确体现文件内容 （3）查公文格式安排是否得当
3、签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。
需要注意的几个问题：①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。 ②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。 ③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审 阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的 发文稿 纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。⑤几个相关或部门的联合发文， 一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。
二、核发、缮印与校对
1、核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。
核发的内容和要求：1）文稿是否报请有关领导人审批，手续是否完备，意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等；2）文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确，标点、计量单位、数字的用法及文种，、格式是否符合规定；3）编排发文字号；4）对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注；5）确定分送单位和印制份数。
2、缮印：是指对已签发的公文定稿进行印制。
缮印的注意事项：1）要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落，如须改动须经秘书或办公部门同意才行。2）要做到文字准确，设计美观，页面整洁，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3）不要出现末页无正文现象。 正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。4）要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。 5）要建立登记制度。，
3、校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。—校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。
公文校对的两种方法：
① 由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；② 另一种方法是完全由承办人员负责校对。
校对的注意事项：1）必须以原稿为准。2）校对的方法原则上应当实行双人对制。一般公文应做到“一校一读”，重要公文应坚持“两校一读”。3）校对发现的错、漏字须以醒目色笔和纺一符号标明。在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原 错字上加字或减字。4）校对完毕后应对文件格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查，查对无误后，在校样上签字，然后付印。
三、用印、登记与封发
1、用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。
用印的注意事项：1）须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3）联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。4）用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。5）要核实份数，超过份数不能盖印。
2、发文登记：一切发出的文件，均应进行登记。
发文登记的作用：便于对文件进行管理和查找。
发文登记采用的形式为簿册式登记，又分为：1）内收发的发文登记簿 2）内收发对外收发的送文登记簿 3）外收发的发文登记簿3、封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。
★封发文件应注意几点：①文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。②收文机关的邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。字迹要清楚、工整。机关的名称要写全称或者通用的简称。 ③发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套加盖密件戳、急件戳、写明亲启。 ④文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。邮寄重要文件应有回执单，通讯员送递的，应有收件人签收。 ⑤会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，燕应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。
第十二章 公文立卷工作
第一节 归档文件整理工作概述
一、什么是归档文件整理工作《办法》第三十八条规定：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。”
这一规定同以前的《办法》相比，是将立卷二字加上了括号，这就是说，对我国沿用多年的公文整理方法“立卷”将进行改革。2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000） （以下简称《规则》） 《规则》指出，归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”《规则》还规定了归档文件整理的原则要求和方法步骤，它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织。
《规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准化文件，是对传统档案工作的一项重要改革，同时，也对文书处理部门和承办部门的公文整理（立卷）和归档工作提出了新的要求。各级机关、团体和其他社会组织的文书处理部门和承办部门都应当在《规则》的指导下，按照新的文件整理方法，对其在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料进行整理（立卷）和归档。
从上世纪五十年代开始，我国各级机关、社会组织的文书部门整理与保存文件的重要方法是“立卷”。它是将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。将“案卷”作为文书档案的基本保管单位，这已经形成了我国传统的文书档案的整理方法。而《规则》则以“简化整理、深化检索”为宗旨，对传统的立卷方法进行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件级”整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程，大幅度简化了整理工作中的手工操作，为归档文件整理手段的创新创造了良好的条件。
二、归档文件整理工作的意义机关对应归档的文件按照《规则》提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，进行整理，这对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，主要有以下几个方面：
1.归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。在机关的日常工作中，文件总是一份一份地形成的。应当说，每一份文件既是独立的，有它特定的使命和作用，这是文件的个性方面；同时，我们也要看到，在进行同一项工作，或者处理同一个问题的过程中所形成的许多份文件，它们之间必然具有一定的内在联系，这就是文件的共性方面。比如，建设一项工程、处理一次事故或召开一次会议，都要形成一系列的有密切联系的文件材料。将这些文件以“件”为单位进行装订，分类、排列（按事由结合时间、重要程度等排列）编号、编目与装盒，使之有序化。也就是将具有查考利用价值的全部文件材料按照它们之间的相互联系齐全、完整地加以整理和保存，这样才便于对文件的查找利用。
文件材料如果不经过整理，那必然是一种杂乱无章、乱堆乱放，无规律可循的无序状态，查找起来就非常困难。常常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了请示，又不见批复；找到了问函，又不见复函；找到了一份会议文件，会议的其他重要文件不知在哪里，等等。这样，就得多花一些研究考证的工夫，有时甚至考证不清。其结果就必然会影响工作的顺利进行，更谈不上提高机关工作效率了。
2.归档文件整理可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。《规则》规定归档文件整理以“件”为单位，这同传统的立卷方法将文件材料按其形成规律和保存价值组成“案卷”相比，其整理过程是大为简化了。但是以“件”为单位，并不是说任其零散堆放的自然状态，而是以“件”为单位进行整理，其整理原则和质量要求同过去立卷一样，是非常严格的。如在质量方面要求归档文件齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制。以“件”为单位进行装订，规定正本与定稿为一件，来文与复文可为一件，这就保持了文件之间的有机联系，然后进行分类、排列、编号、编目、装盒，使每一份文件材料都有一个固定的位置，防止了文件材料的散失。同时，以“件”为单位查阅利用，可以有效地控制文件，防止文件失密。因此，对归档文件进行整理是维护文件的完整与安全和保管文件的重要措施。
3.归档文件整理为档案工作奠定了基础。机关文书处理部门将已经办理完毕的文件进行整理（立卷）才能最后完成公文处理工作，整理好的文件向机关档案室移交以后，文件就从发挥现行效用转入到备作查考作用。也就是说，从现行的公文运转处理阶段转入到档案管理阶段。
文件的整理（立卷），是机关的公文处理工作与档案工作的交接环节，它既是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。所以人们把它称之为文书工作与档案工作的“结合部”。
文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。通过对文件进行整理（立卷），机关各部门每年都要形成相当数量的归档文件，这些归档文件就是机关档案室档案的来源，其中那些属于永久保存的归档文件，经过若干年为本机关查考利用后，还需要向有关档案馆移交，为社会提供利用。
由此可见，归档文件整理（立卷）的质量如何，对档案工作具有极大的影响，或者说，直接影响到档案室、档案馆的工作质量，如归档的文件是否齐全完整，按“件”装订和分类，排列等是否符合要求，保管期限的划分是否恰当。所以说，文书处理部门做好归档文件的整理（立卷）工作，就是为档案工作打下了良好的基础。
第二节 归档文件整理（立卷）工作的组织
归档文件整理（立卷）工作是一项业务性、技术性较强同时又比较细致的工作，尽管《规则》取消了“案卷”的概念，简化了复杂的立卷过程，也不需要拟写案卷标题和编制案卷目录了，但由于机关的归档文件整理（立卷）工作涉及到机关的各个部门，为了做好这项工作，应当按照《规则》的要求，很好地进行组织。归档文件整理工作的组织主要有建立和健全文书部门整理（立卷）制度，正确选择立卷环节和明确公文整理（立卷）的范围等方面。分述于下：
一、建立和健全文书部门整理（立卷）制度文书部门立卷制度，是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。具体地说，是指由机关的文书部门或者业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行文件材料的整理（立卷）工作。
实行文书部门立卷制度，是与机关档案室整理（立卷）相对而言的。如前所述，公文的整理（立卷）是机关公文处理工作与档案工作的结合部，这项工作介于公文处理工作与档案工作之间，到底由谁来做更为合理呢？实践证明，由机关的文书部门负责整理（立卷），是公文处理工作与档案工作实行科学分工、相互协作的重要标志，也是一项切实可行、行之有效的合理制度。
1.文书部门立卷制度的确立与推行。新中国成立以来，确立和推行文书部门立卷制度，是经历了一段曲折发展过程的。
建国初期，这项工作在大多数机关，还是由承办人将单份文件随办完随归档，然后由档案室负责立卷。由于档案工作人员不熟悉机关各个部门、单位的业务，以及收文处理过程的具体情况，很难掌握文件之间的来龙去脉与相互之间的联系。因此，立卷的质量很难保证。同时，由于整个机关各个部门、单位的文件，都集中在档案室立卷，文件数量很多，而档案室人手有限，往往造成积压，加上往来借阅频繁，使机关公文处理部门和档案室都感到工作很不方便。
从1953年开始，中央机关逐步开始试行由文书部门负责立卷的制度。1954年12月，中共中央办公厅召开了党的第一次全国档案工作会议，讨论通过了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》。《暂行条例》第十七条规定：“机关内各单位办理（或领导人亲办）完毕的文书材料，均应汇交本单位文书处理工作部门或文书处理工作人员立卷保存。”这就明确指出了公文立卷工作是机关文书部门的一项任务。党中央于1955年1月17日批准了这一《暂行条例》，刘少奇同志在主持讨论时说，这是第一次改革，今后还要继续改革。中央批示，这个条例原则上也适用于军队和政府机关。从此，由文书部门负责立卷就从制度上确定下来。1955年开始，在党的机关和政府系统的中央一级机关试行。但就当时全国大多数机关来看，仍然是采取单份文件“随办随归”。或者是办完之后堆积起来到一定时间将成堆的文件移送档案室清理立卷。于是造成许多机关积存了大量的零散文件，使档案室的工作陷于被动。这种状况，与我国50年代大规模经济建设开始以后，各项工作对档案工作的要求不相适应。有鉴于此，1956年4月16日国务院作出《关于加强国家档案工作的决定》，《决定》指出，应“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”
1957年，《档案工作》杂志曾专门就立卷问题组织过讨论。经过实践检验，大多数同志都认为文书部门立卷是科学的。国家档案局对这次讨论作了总结。随着文书部门立卷制度的全面推行，通过实际工作的体会，认识基本得到统一，逐步形成了一个统一的、固定的工作制度。从此，这项制度在党的机关和政府机关全面实行，促进了文书工作与档案工作的密切协作与健康发展。
但是，这样一项好的工作制度，以及由于实行这一制度而出现的文书工作和档案工作的正常秩序，被林彪、“四人帮”制造的十年动乱所破坏。许多机关比较普遍地重新形成大量的积存零散文件，甚至已经整理立卷的档案也遭到了严重破坏，使许多档案文件损坏散失，给档案工作造成了一场空前的灾难。
粉碎“四人帮”以后，各地大力进行整顿、恢复与健全文书部门立卷制度。在1979年8月召开的全国档案工作会议上以及同年12月召开的中央机关文书立卷归档工作和档案室工作经验交流会上，中央办公厅主管档案工作的负责人和国家档案局的负责同志，在讲话中都强调要坚决把文书部门立卷归档制度尽快恢复和健全起来，要求尚未恢复这一制度的单位，在1980年尽可能恢复起来。1981年2月27日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》规定：“公文办理完毕后，承办人员应当根据公文立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，送交文书部门或者主管人员清理立卷。”1993年11月11日国务院办公厅修订发布的《国家行政机关公文处理办法》又明确规定：“公文办完后，应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。”同时指出：“案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交，个人不得保存应归档的公文。”2000年8月24日国务院发布的《办法》又重申了这一规定，指出：“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档”。
以上，从文书部门立卷制度的形成和发展过程，以及党和国家的有关规定，都说明公文立卷归档工作是文书部门或业务部门的任务，它对满足机关工作查考的需要，对改善档案工作的条件，提高档案工作的水平，更好地为机关工作服务都具有重要的作用，也符合公文处理工作和档案工作的客观规律。因此，我们要加强对文书部门立卷意义的认识，在实际工作中，坚持、巩固并不断完善文书部门立卷的工作制度。
2.实行文书部门整理（立卷）制度的优越性。
实践证明，文书部门整理（立卷）制度的优越性主要表现在以下方面：
（1）由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理（立卷）工作的效率。
（2）由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。
（3）由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员平时查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。
（4）由文书部门整理（立卷），按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。
二、公文整理（立卷）环节的选择公文整理（立卷）环节的选择，亦即选择立卷地点，是指机关的公文整理（立卷）工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责整理（立卷）的问题。
实行文书部门整理（立卷），并不是说机关内每一个承办文书的部门、单位或者承办人都必须参与整理（立卷）的工作。机关大小不同，机关内部文书部门的设置也不一样。如何正确选择立卷环节，必须认真进行调查研究，根据各机关的不同情况来确定，总的原则是把整理（立卷）的环节设在最能掌握文件形成和处理情况的地方，以便于平时文件的整理，提高整理工作质量和机关工作效率。
1.选择机关公文整理（立卷）环节应考虑的相关因素是：
（1） 被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理。比如，文件的收发、分办、催办、承办等。这样才能保证对公文形成过程的了解，才能掌握文件之间的历史联系，整理（立卷）的质量才有保证。
（2）对整理（立卷）环节所经手处理文件的数量有一定的要求。公文数量过大，势必影响对公文形成情况的了解，就可以考虑向下把立卷环节分开，由下一级文书部门去分头立卷。文件数量过少，这就要考虑向上集中。
（3） 确定整理（立卷）环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。机关各部门集中办公的，立卷的环节可以适当集中。办公地点分散的，立卷的环节也要适当分散。
（4） 还要考虑文书工作人员的数量和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。
2.各类机关单位对公文立卷环节的选择一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应。可采集中式、分散式或集中与分散相结合的形式。
（1）对一些比较小的机关或基层单位来说，由于它们内部的组织机构比较简单，工作人员也不多，而且办公地点也比较集中，每年形成的文件数量也不多。在这种情况下，可以考虑采用集中式，即由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行整理（立卷）的工作。
（2）对一些中等机关或者大机关来说，他们一般都有两层以上的组织机构，可以根据机关驻地的远近、业务分工、文件数量和文书工作组织等方面的情况，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。具体地说，如果驻地比较分散，文件数量又比较多，而且业务分工又比较明确，就可以考虑各自确定立卷环节；如果机关中有一部分机构驻地比较集中，文件数量也不算很多，就可以考虑集中在秘书部门进行整理（立卷）。
（3）对财会、人事、信访、保卫等业务性质具有特殊性的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行整理（立卷），以方便这些单位工作的进行。
（4）要恰当地选择和确定立卷人员。在一个组织机构里，具体负责整理（立卷）的人员，最好是考虑选择担任内收发、运转、催办等工作的文书工作人员为好。因为这些人员熟悉公文的来龙去脉，了解文件之间的历史联系，掌握公文在机关内部的运转处理过程。由他们负责管理（立卷），就可以充分发挥这些长处，提高归档文件整理的效率与质量。
三、明确公文整理（立卷）的范围明确公文整理（立卷）的范围，就是要弄清楚机关工作活动中形成并处理完毕的文件材料，哪些应该整理（立卷），哪些不需要整理（立卷）。只有这样，才能保证在公文整理（立卷）工作中将那些具有一定查考利用价值的文件材料，齐全完整地保存下来，便于以后的查找利用。
公文整理（立卷）范围的确定，应以国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档的范围》等文件的基本思想为指导，即按照辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法，从本机关形成档案的实际情况出发，实事求是地研究解决归档文件材料的质量问题，并减少档案中庞杂臃肿的现象，科学地进行档案鉴定工作，使保存的档案既精练又完整，以维护党和国家历史的真实面貌，便于本机关和国家各项工作的利用。
1.应该整理（立卷）的文件材料的范围。
文书立卷的范围，也就是文件材料归档的范围。是指凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行整理归档，都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。
掌握公文整理（立卷）的范围要抓住反映本机关工作活动和具有查考利用价值这两个主要条件。按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，应该整理归档的文件材料的范围，一般说来，可以归纳为以下方面：
（1）上级机关的文件材料：
①上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
②上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料，如决议、决定、指示、命令、重要通知、通报、条例、规定等；
③上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；
④上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本；
（2）本机关的文件材料；
①本机关召开重要会议（包括代表会议、工作会议、专业会议）的文件材料，如参加会议的名单、会议通知、报告、决议，领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要、录音带、照片等；
②本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；
③本机关重要的往来公文，如请示与批复，来函与复函等；
④本机关及其内部职能部门活动形成的重要文件材料，如工作计划、总结、报告、财务报表、会计凭证、审计报告以及本机关汇总的统计报表、统计分析资料（包括计算机盘片）等；
⑤本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；
⑥本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；
⑦本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文件材料；
⑧本机关财产、物资、档案等的交接凭证以及与有关机关签订的合同、协议书等文件材料；
⑨本机关党、团、工会和内部组织机构在工作活动中形成的文件材料；
⑩本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料①同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的规范性文件，如条例，规定、通知等；
②有关业务机关对本机关工作检查形成的文件。
（4）下级机关的文件材料①下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；
②下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。
此外，机关工作活动中形成的电报，应根据其保存价值与文件统一立卷，实行“文电合一”制度。
2.不需要立卷归档的文件材料的范围。
（1）重份文件；
（2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；
（3）一些事务性的、临时性的没有查考利用价值的文件材料；
（4）与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；
（5）无特殊保存价值的信封；
（6）本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。
各机关单位应根据《机关文件材料归档和不归档的范围》的精神，结合本机关单位的实际情况来制定本机关、本单位、本系统文件材料归档和不归档的具体范围。
3.公文整理（立卷）的分工公文整理（立卷）的分工，是指哪一级的文件由哪个机关或部门整理（立卷），其作用主要是为了避免各党政机关或部门之间在整理（立卷）时发生不必要的重复或遗漏。
一般说来，那些应该整理（立卷）的文件材料，应以本机关、本部门为主。因此，整理（立卷）有个分工，归档范围有个界线。原则上以什么名义发的文件就放在哪里整理（立卷），是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里整理（立卷）。例如：
（1）上级党政领导机关的来文。综合性、全面性的，由机关办公秘书部门整理归档。如中共中央文件，由省、自治区、直辖市、地（市、州）、县（市）委秘书部门整理归档；国务院文件，由省、自治区、直辖市、地区行署（市）、自治州、县（市）、人民政府秘书部门整理归档；专业性、业务性的由业务部门整理归档；上级业务主管部门的来文，由业务对口部门整理归档。
（2）本机关的文件。由机关秘书部门起草或承办的，由机关秘书部门整理归档；有关业务部门起草或承办的，由有关业务部门整理归档；两个以上机关联合发文，正本和定稿由主办机关整理归档，其他机关只保存印制件。其他机关针对本机关的文件，可视同本机关文件，如上级机关的批复、下级机关的请示等。
（3）下级机关的来文。哪个部门办理的，由哪个部门整理归档。
（4）会议文件。以机关名义召开的会议所形成的文件材料，由机关秘书部门整理归档；由业务主管部门召开的专业性会议所形成的文件材料，应由召开会议的业务主管部门整理归档。
此外，本机关领导人兼任两个以上机关的职务时所形成的文件，应按其不同身份和业务内容分别在有关机关整理归档；本机关各职能部门互发的文件，由形成文件的部门整理归档；同级机关之间互发的文件，凡经本机关制发、办理的，应由本机关整理归档，有关政策性规定，虽未经本机关承办，如本机关需要日后查找利用，也可存留一份；本机关临时机构形成的文件，由临时机构整理归档，临时机构撤销时，应将全部档案移交机关档案室，或经协商直接移交档案馆保存。
第三节 归档文件整理的原则与要求
一、归档文件整理的几个基本概念《规则》对归档文件整理的基本概念（归档文件、归档文件管理、件）作出如下定义。
1.归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
这一含义可从以下方面来理解：
（1）指出了归档文件的来源和范围。归档文件是立档单位在其职能活动中形成的。立档单位是档案专业术语，它是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也就是说，这些机构、组织或个人在其职能活动中，除了本机关形成的文件材料外，上级机关、下级机关、同级机关和不相隶属机关发来的与其职能活动有关的文件材料，都属于归档文件。
（2）应予归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。这里说的“办理完毕”并不是说文件内所说的事情已经办理完毕，而是指在公文处理程序上已经办理完毕。机关公文处理部门在确定各类不同文件的整理（立卷）时间上，应掌握以下几点：
①领导指导性文件，是从普遍意义上阐述问题的。因此，不要求某一方面的机关马上回答。如规范性文件以及重要的决议、决定，还有如年度计划、长期规划等。从发文机关来说，在这些文件发出之后就可以将定稿和存本及时整理（立卷）；从收文机关来说，则须经有关领导人或部门阅知，向下传达或采取了措施之后，才算告一段落，然后再将来文整理（立卷）。
②不必办复的收文，如上级领导机关发来的任免令、通知、通报等，经机关领导人阅知以及有关部门传阅，也就算办理完毕了，即可将来文整理（立卷）。
③问复性公文，一来一往公文，如请示与批复，问函与复函，在复文机关发出或对方机关收到后，就可以各自整理（立卷）。
④重大问题，可能要处理较长一段时间才能结束，但大问题是由许多小问题构成的，只要其中某项具体问题已经解决，有关这项具体问题的文件，在公文办理程序上就算办理完毕了，因此，也可以整理（立卷），不必等整个工作结束再整理（立卷）。
总之，正在办理的，仍然处于公文运转办理过程中的文件，还不能马上整理（立卷），只有等到它们办理完毕，也就是完成了公文办理程序的文件，才能够整理（立卷）。
（3）应予归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这里就明确了三点：一是能作为文书档案保存的必需是有保存价值或者说是有查考利用价值的文件；二是只适用于文书档案，至于科技、会计、声像及其他专门档案则按国家有关规定执行。因为《规则》的颁布实施，实质上是对文书档案整理方法的改革，核心是简化文书立卷程序，所以它只适用于实体整理的文书档案；三是只适用于各种纸质文件材料。非纸质载体材料的文件（如电子文件等）无法按《规则》规定的要求和方法进行整理
2.归档文件整理归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。
这一含义可以从以下两个方面来理解：
（1）归档文件的整理单位是“件”。以“件”为单位进行文件整理，是文书工作和档案工作的一项重大改革，是对传统文件整理（立卷）工作的否定。比之于传统的立卷方法，新的立卷方法不需要考虑文件材料的“六个特征”，不必进行组卷、拟写案卷标题。编制案卷目录及案卷装订等项工作，也无须顾及案卷的厚薄，节省了诸如对归档文件的具体内容进行综合、分析的技术劳动，适应了计算机管理的需要。由于“案卷”概念的消失，简化了归档文件整理工作的程序。大大提高了工作效率，符合经济、高效的原则。
（2）将归档文件的整理分六个步骤来进行。这六个步骤比起传统的文书立卷的工作步骤是大为简化了，具体如何进行将在本章第四节的整理方法中详细介绍。
3.件：“件”，是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为—件。
以上对“件”的概念进行界定，说得明白具体，使人一看就懂，也便于掌握。把“件”作为归挡文件整理的基本单位，是从检索的实际需要及减轻立卷工作量出发的。只有理解和掌握了“件”的概念，在实际进行文件整理时，就可以将文件按“件”装订，然后再进行后续程序的工作。
二、归档文件的整理的基本原则归档文件的整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
《规则》对归档文件整理原则的这一表述，同1984年《档案工作》杂志发表的《关于立卷问题讨论的综述》中指出的公文立卷的原则“保持文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用”是一致的。也就是说，归档文件整理的这一重要原则，是我国文书档案工作者经过长期的工作实践探索总结出来的，是比较准确、完整、科学的。它是我国公文立卷以及现在提的归档文件整理工作所必须遵循的基本原则。这一原则的基本点是：
1.遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。文件在形成过程中总有其自身的规律，每一个机关，在工作活动中形成的文件材料，记述和反映了这个机关的全部活动和全部历史。同时任何一个机关的工作活动都不可能是孤立地进行的，必须同自己的领导机关、下级机关以及其他有关机关发生上下左右、四面八方、多种多样、错综复杂的联系。在一个机关内部的各个部门之间，各项工作之间，以及每项工作各个发展阶段之间，也都有着密切的联系。机关工作活动的客观规律，决定了文件材料的形成规律，文件材料是反映机关工作活动的历史记录。机关工作活动的相互联系，也赋予了这些文件材料之间的密切联系。这种联系是客观地、历史地、自然地形成的，是必然的历史联系。
例如：进行某项工作，一般要有工作计划、工作计划决定下来之后还要上报、下达，在了解工作进展情况过程中遇到的问题需要研究解决，或向上级请示，或提出解决意见，直到工作的最后完成。这些工作的进行直至完成要形成一系列的文件材料，如工作计划、报告、通知、请示、批复、工作总结等；召开一次会议，要有会议通知、日程安排、名单、报告、总结、会议简报、会议记录、会议纪要或决议等；它们如实地记述和反映了开展一项工作，召开—次会议的全过程，在进行文件整理时，不能将它们打乱。必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照《规则》的有关规定将文件按“件”进行装订。装订时应注意其排列顺序的科学性（如正本与定稿，正本在前，定稿在后；来文与复文，复文在前、来文在后）。在进行分类时，应遵循文件的形成规律，将归档文件按不同年度、不同保管期限、不同机构（或问题）分开。在进行排列时，应根据“事由原则”结合时间、重要程度进行，即将同一事由形成的文件排列在一起。会议文件、统计报表等成套性文件则集中排列，使文件材料之间的有机联系得以充分体现。
为了更好地保持文件之间的历史联系，进行归档文件整理的人员要熟悉本机关的工作性质、职能、组织机构、文件来源以及处理情况。在整理时，要认真分析文件之间的内在的、有机的联系，只有这样，才能使归档的文件正确地反映机关工作活动的基本面貌，反映各项方针、政策在本机关的贯彻执行情况和各项工作的发展过程，才能使归档文件成为本机关本系统的历史记录。
2.区分文件的不同保存价值。
文件的保存价值是由文件本身固有的内在的各种因素决定的，文件内容的重要程度不同，所起的作用不同，保存价值也就不同。
一般说来，凡是反映社会历史发展和记录机关主要职能活动、反映机关基本历史面貌的重要文件，例如，本机关发出的指导性文件，会议通过的决议性文件，重要的请示或报告文件，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件，下级机关报送的有关方针政策性和重要问题的请示、报告等，所起的作用和保存价值就必然要大一些；而机关工作活动中所形成的一般性文件，通知、便函、机关之间一般往来公文等，所起的作用和保存价值相对而言要小一些，有的根本就没有保存的价值。此外，文件制发机关（即法定的作者）的地位、作用不同，反映其工作活动和表达的思想、意图的文件保存价值也不同；文件的正本、副本、定稿、草稿等反映了文件的形成过程和不同作用，标志着不同的可靠程度，其保存价值往往也不同。以上这些不同保存价值的文件材料在整理（立卷）时必须严格加以区分。
区分文件的保存价值，应依照《机关档案归档与不归档的范围》和《文书档案保管期限表》等有关规定进行。
在进行归档文件整理时，将不同保存价值的文件材料区别整理，可以合理使用人力、物力、财力和时间，对不同保存价值的文件进行整理后按其保存价值相对集中，使其玉石分明，也为日后档案馆的整理工作打下了基础。
3.便于保管和利用。
便于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。归档的文件是否便于保管和利用，不仅关系到机关各项工作的开展，而且关系到机关档案室、各级档案馆工作有无可靠的基础和保证。《规则》推行文件级管理，正是从便于保管和利用这一原则出发的。过去，在手工模式下实现档案管理和查找作用，“立卷”也是一种很好的方式，它按照一定的逻辑关系，将归档文件组合成一个个案卷，并通过层层目录来提供检索途径，从而限定了检索范围，增强了手工检索的效率。但立卷过程比较复杂，组合案卷和拟定案卷标题等环节立卷人员很难掌握。而《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，取消“案卷”，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作，同时也为档案的保管和利用提供了有利条件。归档文件以“件”为单位进行整理、分类、排列和编目，在计算机的参与和操纵下，加快了检索速度，方便了利用者，大大提高了档案利用率，利用的深度、广度、查全、查准以及利用效果也将得到极大提高。
三、归档文件整理的质量要求归档文件整理的质量要求是：
1.归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
（1）归档的文件应当齐全完整，这是归档文件的基本要求。如果归档的文件有复文没有来文，有正本没有定稿，有附件的文件而附件又不知去向，这就使归档文件的质量得不到保证，也给今后档案的查找利用带来困难。因此，凡是本机关在职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料都应当按照《规则》的要求收集完整，进行整理归档。这就要求，承担归档文件整理工作的部门和人员，在平时应当随时掌握文件的收发运转情况，做好文件的平时积累工作，及时收集、严格登记、严格检查、随办随归、妥善管理。在第二年上半年进行归档文件整理时，应充分发挥其熟悉文件形成、运转的来龙去脉的长处，将应归档的文件材料齐全完整地收集起来进行整理归档。
（2）对破损的文件进行修复，以延长文件的寿命。主要是针对一些有孔洞，残缺或折叠处已被磨损的文件，应按照档案保护的要求加以修补和托裱。
（3）复制字迹模糊或易褪变的文件。比如传真件，字迹耐久性差，有些用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔等字迹材料制成的文件材料极易褪变，须复制后才能归档。目前一般采用复印的方式进行复制，复印时，墨粉浓度不宜过大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（1）书写材料，指的是笔和墨水的使用，即应使用钢笔、毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁，不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。
（2）纸张，是指应选用国际标准A4型60—80克的胶版印刷纸或复印纸。档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。
（3）装订材料，是指以“件”为单位装订时使用的装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等，应选用优质材料制成，以防断线、年久生锈及断裂等情况发生。
第四节 归档文件整理方法与归档
一、归档文件整理方法的改革归档文件整理以“件”为单位进行，这是《规则》提出新的公文整理（立卷）方法，是我国文书档案工作的一项重大改革，也是对传统的文书档案整理方法的否定，以“件”为单位的整理方法同传统的整理方法“立卷”比较，主要有以下不同：
1.取消案卷，实现文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；
2.界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；
3.分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；
4.装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；
5.文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用；
6.归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目；
7.取消案卷卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录；
8.无需编页号，目录改设“页数”项；
9.归档文件直接装盒保管；
10.无需撰写案卷名和填写案卷封面，只需填写盒脊；
11.档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量，全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消了“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项目，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”。
从以上改革的具体内容可以看出。新的归档文件整理方法，同传统的“立卷”比较，简化了文书档案整理的环节，减轻了文件归档人员及档案整理的工作量，同时又提高了档案行政管理部门进行业务指导和培养的工作效率，是一项应予积极推行的好方法。
二、归档文件整理方法的推行推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应当做好以下几个方面的工作：
1.更新观念，增强改革意识。
2.提高人员素质。
3.加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。
4.注意新旧整理方法的衔接。以“件”为单位对归档文件进行整理，要做好与原有的立卷方法的衔接，要注意以下两点：
（1）《规则》是国家档案局于2000年12月6日发布，从2001年1月1日正式实施的。由于《规则》属于行业推荐标准，只能调整、规范2001年以后的文件整理行为，对2001年以前的文件整理行为不具有约束力。因此，对2001年以前整理好的案卷，只要整理方法及规则符合当时的标准，有规可循，有目可查，就应保持原有的整理体系，不必拆卷重新整理。如果对已经整理好的案卷轻易地推倒重来，既不利于档案保护，又浪费了人力、物力资源，违背了经济、高效的管理原则。这种做法，在实际工作中是应当尽力避免的。
（2）归档文件的整理方法由卷改为件，不只是整理形式上的变化，它需要一系列的业务标准、规范、制度、措施与之相配合，如文件材料归档制度的修订与更新、计算机软硬件设施的配备，全宗内分类方案的调整以及编号方法的变革等。各机关单位在实施新的整理方法时应事先做好以上工作。此外，还要注意加强与当地档案主管部门以及档案馆的联系，争取多给予业务上的指导。少走弯路，并随时研究工作中出现的新情况、新问题，使各项制度与措施逐步完善起来。
三、归档文件整理的工作步骤按照《规则》的规定，归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。分述如下：
1.装订。装订是归档文件整理的第一步骤，通过这一环节可以从实体上将归档文件的基本单位——“件”确立下来。以“件”为单位进行装订时应做好以下工作：
（1）首先应对“件”内文件进行排列。“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。
（2）对用纸规格大于A4型的报表、图样等文字材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠。但应注意尽量减少折叠层次，折痕应处于文件、图表字迹之外，取齐右边和下沿。应折叠的文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。
（3）装订前，应对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：对破损文件进行修复；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去掉原装订文件用的易锈蚀的金属物。
（4）装订前，应将“件”内的各项按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。不要随意裁切文件，尽量保持文件的原貌。
（5）装订用品必须符合档案保护要求。装订的方式视文件页数多少及保存期限长短可采用以下几种方式：
①对页数较多的文件可用细线装订；
②使用变形材料如钢夹、塑料夹等，使用这种装订方法简单，但对材料必须有较高要求。钢夹必须采用优质不锈钢制品，而且必须同时考虑所在地区气候条件以及库房保管条件，谨慎使用；塑料制品则必须有足够的强度，以免年久断裂。
③对页数不多的单份文件可使用缝纫机扎边进行装订，但针脚不能过密。
④对那些永久或长期保存的归档文件，可使用无酸纸封套。即使用60—80克的无酸纸制成的右上侧开口的封套，将归档文件以“件”为单位夹装其中。封套上可以印制归档章，以方便整理和检索。无酸纸，是指PH值呈中性的纸，由化学处理的木纸浆制成的纸通常为中性，可以在良好条件下长时间保存。因此，使用这种无酸纸制成的文件封套可以起到保护档案的作用。
2.分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程，分类是归档文件整理的重要环节，归档文件经过科学合理的分类，不但能够揭示出文件之间的内在联系，使档案成为一个有序化的整体，而且便于排列上架，编目等后续工作的顺利开展。
《规则》指出，归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限—一年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
归档文件的分类，可按以下的方法及步骤进行：
（1）按年度分类。年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。在具体操作时，应注意处理好以下几种情况：
①一份文件往往有多个时间特征，如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般说来应以文件签发日期（或成文日期）为准，据以判定文件所属年度。计划、规则、总结、预算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，应统一按签发日期（或成文日期）判定文件所属年度。
②跨年度的会议和案件等形成的文件材料，分类时，会议文件材料归入闭幕年，案件等文件材料归入结案年。
几份文件作为一“件”时，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期为准，如跨年度的请示与批复，按批复在前。请示在后的装订顺序，以批复的所在年度为准。
③没有标明落款日期的文件材料，应对文件内容及特征进行考证，以推断文件材料的形成日期并据以划分年度。
④专门年度中形成的文件材料，应按照专门年度进行分类。
（2）按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同—年度的归档文件按永久（50年以上）、长期（15—50年）、短期（15年以下）三种保管期限分类，这种分类方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时，为库房排架管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。
对归档文件按保管期限分类，应按照国家档案局颁发的《文书档案保管期表》的规定执行。
（3）按机构（问题）分类。机构（问题）分类法是指将文件按其形成或承办机构（问题）进行分类。这种分类法的实质就是根据本单位内部机构的职能性质或文件内容所说明的问题来设置类别。又可分为机构分类法和问题分类法两种。
①机构分类法。机构分类法是按文件形成和处理的承办单位进行分类。原则上是一个机构设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是将领导机构、综合性机构排在前，再依次排列各业务部门。
归档文件采用机构分类法进行分类能够体现出全宗内文件在来源方面的客观联系，从而反映出立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都有其特定的职能与任务，按机构将归档文件分类可在一定程度上集中反映某一方面的工作内容，便于档案的查找和利用。
采用机构分类法时不能同时采用问题分类法。
②问题分类法。问题分类法是按文件内容所说明的问题将归档文件分类。按问题分类要求各类特点明确，不能互相包容。问题分类法的类别与类名，原则上设置为“党群工 作”、“行政工作”、“业务工作”等类。
归档文件采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。但问题分类法在实际操作时，受人为因素的影响较大，不便划分。因此，一般基层单位较少采用。
采用问题分类法时，不能同时采用机构分类法。
（4）几种分类方法的结合运用。在实际工作中，当归档文件较多时，分类工作需要分层进行。单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，一般是将几种方法结合起来使用。《规则》提供的年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，不同类型、不同层次的单位可按实际需要组合成多种复式分类法。采用复式分类法时，其中的年度、保管期限是必选项，机构（问题）一般为选择项。具体地说，那些内部机构较多，职能分工明确、形成文件数量较多的单位可采用“年度——组织机构——保管期限”或“机构——年度——保管期限”三重分类法；那些内部机构设置简单，归档文件数量较少的单位则采用“年度——保管期限”二重分类法就可以了。
分类方案是进行归档文件分类的依据，分类方案确定之后，同一全宗应保持分类方案的稳定。
3.排列。归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
《规则》指出：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。
这里说的“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低层次的一级类目。例如按照“年度——机构——保管期限”分类的，“保管期限”就是最低一级类目。
这里说的“事由”是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、—次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一份请示，当针对该请示的批复收到后，即可视为事由办理完毕。
对归档文件按事由进行排列，遵循了文件形成的客观规律，能够保持文件之间的有机联系，使归档文件进一步系统化，充分体现了文件的价值，便于检索和利用。
归档文件按事由结合时间，重要程度排列的具体方法有：
（1）对同一事由的归档文件，即一个作者，一个问题的文件，可按文件形成时间的先后排列或者按文件的重要程度排列。
（2）对不同事由的归档文件，可采用以下方法排列：
①按不同事由形成时间的先后排列，所谓事由的形成时间，即事由的办结时间，这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列就可以了，而不考虑其他因素。这种方法比较容易掌握，一般适用于“随办随归”的机关。
②按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作的文件排在前面，具体业务工作的文件排在后面。会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词，工作报告、代表提案，大会决定等重要文件排在前面，其他文件排在后面。综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面，其他材料排在后面。
（3）对具有保存价值，但因故没有及时归档的零散文件，其排列方法是：可将零散文件排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某件归档文件装成一件，然后在归档文件目录备注栏或备考表中加以说明。不过这种情况在实际整理工作中应当尽力避免。
4.编号。归档文件的编号，是指将归档文件在全宗中的位置符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。其目的是记录和反映分类排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置固定下来，为后续的编目工作以及日常管理和查找利用工作提供便利。
《规则》指出：“归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章应设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可以设置机构（问题）等选择项”。
（1）归档章的式样如下：
| ×××归 档 章 | |||||
| 全宗号 | 年度 | 机构 （问题） | 保管期限 | 件号 | |
| 室编 | 馆编 | ||||
（3）★简述加盖归档章的具体要求：1）归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置，加盖归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。2）填写归档章项目应使用用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写，有条件的单位，还可将本单位的全宗号、保管期限刻在归档章上。
5、编目—指编制归档文件目录，是归档文件整理工作的重要内容之一。
（一个装订成一本，目录一般打印3份，1份随文件装盒、1份移交、1份备考）
编制归档文件目录的内容：①归档文件目录封面的内容应包括：全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项（全宗号应用全称或是规范性简称）②归档文件整理说明的内容应包括：本年度归档单位概况，内设机构以及党、政主要领导人变化情况，本年度文书档案整理归档情况等；③归档文件目录的内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
编制归档文件目录的填写要求：① 件号：填写室编件号；②责任者：制发文件的组织或个人，就是发文机关或署名者；③文号：发文字号；④题目：文件标题；⑤日期：文件的形成时间；⑥页数：以件为单位填写总页数，用于统计和核对；⑦备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。
6、装盒—指将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等工作内容。
①档案盒封面：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号
②盒脊：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号
③备考表：盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期（随文件装盒）
装盒要求：应按分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中。不同形成年度、不同保管期限、不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一个档案盒中。
四、公文归档机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。文件材料整理归档，能保证本机关档案齐全完整，便于查找利用，又可为党和国家积累档案财富。
1、公文归档制度
①归档范围—机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。 ②归档时限—文件材料整理好后归档时限在第二年的上半年。
③★文件归档要求：（1）应归档的文件材料齐全、完整；（2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；（3）归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。
2、归档文件的交接手续完成后，机关文书部门就完成了上一年的文书工作，归档文件被机关档案部门接收后凡进入了档案管理阶段。
件内文件排列方法：1）正本在前，定稿在后；2）正文在前，附件在后；3）原件在前，复制件在后；4）转发文在前，被转发文在后；5）回复性文件在前，报请性文件在后；6）结论性材料在前，依据性材料在后；7）不同文字文件无特殊规定的，汉文本在前，少数民族文本在后，中文在前外文在后。
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